Angebotsvorlage für Handwerker

Angebot, Kostenvoranschlag, Richtpreis — drei verschiedene Dinge

Bevor es um die Vorlage geht, lohnt eine Unterscheidung, die im Alltag ständig verwischt wird. Die drei Wörter meinen drei verschiedene Verbindlichkeiten, und wer sie vertauscht, verschenkt entweder Geld oder Sicherheit.

Ein Angebot ist ein Antrag auf Abschluss eines Vertrags. Wer einen solchen Antrag stellt, ist daran gebunden, solange er die Gebundenheit nicht ausschließt (§ 145 BGB). Sagt der Kunde unverändert ja, steht der Vertrag — ohne weitere Unterschrift, ohne Auftragsbestätigung. Der Preis ist dann der Preis.

Ein Kostenvoranschlag — im Gesetz „Kostenanschlag“ — ist die fachmännische Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Er steht unter dem Vorbehalt, dass sich der Aufwand anders entwickelt. Dafür trägst du eine Pflicht: Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, musst du sie dem Kunden unverzüglich anzeigen (§ 649 Abs. 2 BGB). Kündigt er deshalb den Vertrag, bleibt dir nur der Anspruch aus § 645 Abs. 1 BGB — also deutlich weniger, als du erwartet hast. Der Kostenvoranschlag ist kein Freibrief, sondern ein Tausch: weniger Bindung gegen mehr Sorgfaltspflicht.

Ein Richtpreis am Telefon ist rechtlich das Wackeligste und psychologisch das Härteste. Der Kunde merkt sich die Zahl, egal wie viele Einschränkungen du hinterhergeschoben hast. Wenn du eine Größenordnung nennen musst, nenne eine Spanne, nenne den Grund für die Spanne und schreib am selben Tag, dass sie unverbindlich war.

Und noch etwas, das viele Betriebe Geld kostet: Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Abs. 3 BGB). Wer für Aufmaß, Planung und Kalkulation bezahlt werden will, muss das vorher vereinbaren. Bei größeren Projekten ist eine Planungspauschale, die bei Auftragserteilung verrechnet wird, der ehrlichere Weg — sie filtert nebenbei die Anfragen heraus, bei denen nie ein Auftrag geplant war.

Was wirklich vorgeschrieben ist (und was nicht)

Hier hält sich ein hartnäckiges Missverständnis: dass es für Angebote einen gesetzlichen Pflichtkatalog gäbe wie für Rechnungen. Den gibt es nicht. Die bekannte Liste der Pflichtangaben — Steuernummer, fortlaufende Nummer, Leistungszeitpunkt, aufgeschlüsseltes Entgelt — steht in § 14 Abs. 4 UStG und gilt für die Rechnung. Ein Angebot ist keine Rechnung.

Vorgeschrieben ist trotzdem einiges, nur an anderer Stelle:

• Der Gesamtpreis gegenüber Verbrauchern. Wer Verbrauchern Leistungen anbietet, hat den Gesamtpreis anzugeben; sind die Preise aufgegliedert, ist der Gesamtpreis hervorzuheben (§ 3 PAngV). Praktisch: die Bruttosumme groß, die Aufteilung darüber.
• Die Widerrufsbelehrung, wenn ein Widerrufsrecht besteht — also im Regelfall dann, wenn der Vertrag beim Kunden zu Hause, auf der Baustelle oder per Mail zustande kommt. Dazu weiter unten ein eigener Abschnitt.
• Die Angaben für Geschäftsbriefe, wenn dein Betrieb im Handelsregister steht. Ein eingetragener Kaufmann muss auf allen Geschäftsbriefen Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer nennen (§ 37a HGB), eine GmbH zusätzlich ihre Geschäftsführer (§ 35a GmbHG). Ein Angebot ist ein Geschäftsbrief. Für einen Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag gelten diese Vorschriften nicht — Name und ladungsfähige Anschrift gehören trotzdem hinein, schon damit der Kunde weiß, mit wem er es zu tun hat.

Alles Übrige steht nicht im Angebot, weil ein Gesetz es verlangt, sondern weil es dich schützt oder weil es verkauft. Genau das ist der Grund, warum eine Vorlage überhaupt etwas taugt: Sie sorgt dafür, dass die Dinge, an die man abends um halb neun nicht mehr denkt, trotzdem dastehen.

Die Bausteine eines Handwerker-Angebots

Siebzehn Teile, von denen keiner viel Arbeit macht, wenn er einmal in der Vorlage steht. Die Spalte rechts sagt, was davon rechtlich verlangt ist und was du aus eigenem Interesse hineinschreibst.

„Je nach Rechtsform“ meint die Angaben für Geschäftsbriefe nach § 37a HGB beziehungsweise § 35a GmbHG. Für einen nicht eingetragenen Einzelbetrieb gelten sie nicht.

Die Vorlage, vollständig

Hier steht das ganze Angebot, so wie es beim Kunden ankommt. Die Zahlen sind ein erfundener Beispielauftrag — ein raumhoher Einbauschrank von drei Metern — und sollen zeigen, wie das Dokument aufgebaut ist, nicht, was ein Schrank kostet. Was du ersetzt, steht in dieser Farbe. Die Positionen sind nach Möbeln gegliedert, nicht nach Kostenarten — warum, steht im Abschnitt Wie du die Positionen schneidest.

Vier Teile darfst du beim Übernehmen nicht überspringen: Bindefrist, Zahlungsbedingungen, die Abgrenzung „nicht enthalten“ und — bei Privatkunden — die Widerrufsbelehrung. Alles andere ist Form; diese vier sind Geld.

Die Vorlage als Word und Excel

Wer nicht abschreiben will: Die Vorlage gibt es auch als Word- und als Excel-Datei, kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Sie hat dieselben Bausteine wie das Muster oben und ist genauso nach Möbeln gegliedert: je Möbel eine Position mit Titel, Nutzen, Ausführung und einem Preis, dazu Lieferung und Montage, die Anfahrt und eine Wahlposition, die nicht in die Summe eingeht. Montage und Anfahrt stehen für den Arbeitskostenanteil schon getrennt.

Beide Dateien ohne Makros. Die Beispielzeilen sind der Einbauschrank aus dem Ratgeber Einbauschrank kalkulieren (2,40 m breit, Stundensatz 80 € als Beispielwert) — sie zeigen, wie eine Position aufgebaut ist, nicht, was dein Schrank kostet. Planung, Material und Werkstattstunden aus dem Ratgeber stecken im Pauschalpreis des Schranks; die Nettosumme ist dieselbe wie dort.

So gehst du vor

1. Briefkopf, Bankverbindung und deine Standardtexte einmal eintragen und die Datei als eigene Vorlage speichern.
2. Für jedes Angebot alles ersetzen, was in eckigen Klammern und in Kupferfarbe (braun-orange) steht: Kunde, Nummer, Datum, Bindefrist, Betreff.
3. Das Beispiel durch deine Möbel ersetzen, je Möbel eine Position. Den Preis rechnest du intern nach Kostenarten (in Excel auf dem Blatt „Kalkulation (intern)“) und trägst nur das Ergebnis ein. In Excel stehen freie Zeilen für weitere Möbel bereit; brauchst du mehr, fügst du Zeilen zwischen den Positionen ein — die Formel in Spalte F aus der Zeile darüber nach unten ziehen.
4. Bei Privatkunden die Widerrufsbelehrung nach dem gesetzlichen Muster einsetzen — die Vorlage hat dafür einen Platzhalter, keinen nachgebauten Text (warum, steht im Abschnitt Widerrufsrecht). Soll vor Ende der Widerrufsfrist begonnen werden, gehört das ausdrückliche Verlangen des Kunden dazu; auch dafür ist ein Platzhalter drin.
5. Die Ausfüllhinweise löschen (in Word die letzte Seite) und das Angebot als PDF verschicken. In Excel nur das Blatt „Angebot“ drucken — die beiden anderen Blätter sind für dich.

Wie du die Positionen schneidest

Der Positionsteil ist der einzige, den der Kunde wirklich liest. Alles davor ist Höflichkeit, alles danach sind Bedingungen. Hier entscheidet sich, ob dein Angebot vergleichbar wirkt oder beliebig.

Nach Möbeln gliedern, nicht nach Kostenarten

Für deine Kalkulation sind Planung, Material, Werkstatt, Oberfläche und Montage getrennte Blöcke — so rechnest du nach dem Auftrag nach, wo die Zeit geblieben ist. Ins Angebot gehört diese Gliederung nicht. Der Kunde kauft einen Schrank, kein Kostenblatt. Steht dort „Material“ und „Werkstattfertigung“ mit eigenem Preis, prüft er Einzelposten: Wäre das Material im Baumarkt billiger? Warum so viele Stunden? Über einen Stundenblock lässt sich leichter verhandeln als über ein Möbel, das man sich mit allen Einzelheiten vorstellen kann.

Im Muster ist deshalb jedes Möbel eine Position mit einem Preis. Aufmaß, Planung, Korpus, Türen und Schubkästen stecken im Pauschalpreis des Schranks: 180,00 € + 2.340,00 € + 990,00 € + 580,00 € = 4.090,00 €. Eigene Zeilen bekommen nur Leistungen, die der Kunde als eigene Leistung versteht: Lieferung und Montage — auch, weil die Arbeitskosten in seinem Haushalt für den Steuerabzug getrennt stehen müssen — und die Anfahrt. Bei mehreren Möbeln: „1 Einbauschrank Schlafzimmer, 2 Sideboard Wohnzimmer“. Deine Kalkulation nach Kostenarten bleibt dabei erhalten, nur eben intern; die Excel-Vorlage hat dafür ein eigenes Blatt.

Erst der Nutzen, dann die Ausführung

„Einbauschrank“ ist kein Leistungstext. „Korpus 19 mm Spanplatte melaminbeschichtet weiß, Kanten ABS 2 mm, Rückwand 8 mm eingenutet“ ist einer — aber für den Schreiner, nicht für den Kunden. Ein guter Positionstext hat drei Teile: einen Titel, der sagt, was der Kunde bekommt („Einbauschrank für Ihr Schlafzimmer, raumhoch, 3 m breit“); ein bis zwei Sätze, was er im Alltag davon hat; und die Ausführung mit Maßen, Material, Oberfläche, Beschlägen und Ausstattung.

Die Ausführung bleibt Pflicht. Sie legt fest, was vereinbart ist, und sie ist dein Beleg, wenn ein halbes Jahr später jemand behauptet, es sei eine andere Kante vereinbart gewesen. Übersetze dabei jedes technische Merkmal in das, was der Kunde merkt: Scharniere mit Dämpfung heißen „die Türen schließen leise“, Vollauszug heißt „Sie erreichen alles bis ganz hinten“, die eingenutete Rückwand heißt „stabil, verzieht sich nicht“. Schreib nur hinein, was du wirklich so baust.

Wie fein aufteilen?

Zu grob — eine einzige Zeile mit einer großen Zahl und ohne Beschreibung — lädt zum Feilschen ein, weil der Preis nirgends festgemacht ist. Zu fein — Material, Stunden und Beschläge je Zeile — öffnet jede einzelne Zeile zur Diskussion. Dazwischen liegt die richtige Tiefe: eine Position je Möbel, mit beschriebener Ausstattung, plus Lieferung und Montage und die Anfahrt.

Der Vorteil zeigt sich im Preisgespräch. Wenn der Kunde sagt, es sei zu teuer, sprichst du über die Ausstattung statt über die Gesamtsumme: Braucht es die vier Schubkästen, oder reichen Einlegeböden? Dann streicht er Leistung — und nicht deine Marge.

Optionen statt Rabatt

Positionen, die der Kunde wählen kann, gehören ins Angebot, aber nicht in die Summe. Kennzeichne sie als Option oder Alternativposition und rechne sie nicht mit. So hast du eine Antwort auf „geht da noch was“, ohne beim Preis nachzugeben: Du zeigst, was dazukommen könnte, statt zu zeigen, was du abziehen würdest. Der Kunde entscheidet dann zwischen zwei Varianten statt über das Ob. Im Muster ist das die Beleuchtung im Schrank; mehr als ein bis drei solcher Positionen machen das Angebot unübersichtlich.

Die Zahl dahinter

Ein gut geschnittenes Angebot mit einem geratenen Preis ist immer noch ein geratener Preis. Die Positionen sind die Darstellung, nicht die Kalkulation. Wie der Stundensatz entsteht, der hinter jeder dieser Zeilen steckt, steht ausführlich im Ratgeber zum Stundensatz — mit durchgerechnetem Beispiel und der Frage, warum ein Betrieb nicht einen Satz hat, sondern für jede Kostenstelle einen eigenen.

Bindefrist: die zwei Zeilen, die am meisten sparen

Wer ein Angebot abgibt, ist daran gebunden (§ 145 BGB). Wie lange, steht im Gesetz nur ungenau: Ohne eigene Frist kann der Kunde annehmen bis zu dem Zeitpunkt, in dem du die Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darfst (§ 147 BGB). Was das im konkreten Fall heißt, weiß niemand vorher — und das ist genau das Problem.

Die Lösung ist eine eigene Frist. Bestimmst du eine, kann die Annahme nur innerhalb dieser Frist erfolgen (§ 148 BGB). Zwei bis vier Wochen sind üblich. Bei stark schwankenden Materialpreisen darf es kürzer sein; dann gehört ein Satz dazu, warum.

Der andere Weg ist der Zusatz „freibleibend“. Er schließt die Gebundenheit aus — dann ist dein Schreiben rechtlich kein bindender Antrag mehr, sondern eine Einladung, einen zu stellen. Das gibt dir Luft, nimmt dem Angebot aber auch die Verbindlichkeit, die ein Kunde spüren soll. Für ein durchkalkuliertes Festpreisangebot ist die datierte Bindefrist in aller Regel das bessere Werkzeug.

Ein praktischer Nebeneffekt: Die Bindefrist ist der natürliche Anlass zum Nachfassen. Drei Tage vor Ablauf anzurufen ist kein Drängen, sondern Service — und der mit Abstand häufigste Grund, warum aus einem liegen gebliebenen Angebot doch noch ein Auftrag wird.

Zahlungsbedingungen, Abschläge, Fälligkeit

Ohne Vereinbarung wird die Vergütung beim Werkvertrag erst bei der Abnahme fällig (§ 641 BGB). Das heißt: Material, Löhne und Maschinenzeit finanzierst du bis zum letzten Tag vor. Bei einem Auftrag über wenige hundert Euro ist das egal, bei einer Küche nicht.

Für bereits erbrachte vertragsgemäße Leistungen kannst du Abschläge verlangen (§ 632a BGB) — vereinbaren musst du sie trotzdem, und das Angebot ist der richtige Ort dafür. Eine übliche Staffelung für ein Möbelprojekt: ein Abschlag bei Anlieferung der gefertigten Teile, der Rest nach Abnahme. Wer bei sehr langen Vorlaufzeiten oder teurem Sondermaterial eine Anzahlung braucht, sollte sie ausdrücklich ansprechen und begründen, statt sie in Kleingedrucktes zu schreiben: Eine vorformulierte Vorkasse-Klausel gegenüber Privatkunden ist rechtlich heikel und im Zweifel weniger wert als eine offen vereinbarte Regelung.

Zum Zahlungsziel: Vierzehn Tage netto sind im Handwerk üblich und reichen jedem Privatkunden. Wer Skonto anbietet, sollte vorher nachrechnen — zwei Prozent auf zehn Tage statt dreißig sind aufs Jahr gerechnet ein sehr teurer Kredit, den du gibst. Wenn du Skonto einsetzt, dann als bewusstes Mittel gegen schlechte Zahlungsmoral, nicht aus Gewohnheit.

Und für den Fall, dass nicht gezahlt wird: Verzug tritt spätestens dreißig Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein — gegenüber einem Verbraucher allerdings nur, wenn du in der Rechnung besonders auf diese Folgen hingewiesen hast (§ 286 Abs. 3 BGB). Dieser Hinweis gehört also in die Rechnung, nicht ins Angebot. Setz ihn einmal in deine Vorlage, dann steht er überall.

Gewährleistung und Abnahme

Im Angebot genügt ein Satz: dass die gesetzlichen Bestimmungen über Mängelansprüche gelten. Damit ist klargestellt, dass nichts Abweichendes vereinbart ist — und du handelst dir keine Formulierung ein, die gegenüber einem Verbraucher ohnehin nicht haltbar wäre.

Dahinter steht § 634a BGB. Mängelansprüche verjähren in zwei Jahren bei einem Werk, dessen Erfolg in der Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache besteht, und in fünf Jahren bei einem Bauwerk. Die Frist beginnt mit der Abnahme. Ob ein fest eingebautes Möbel im konkreten Fall als Arbeit an einem Bauwerk zählt, hängt davon ab, wie fest und wie dauerhaft es mit dem Gebäude verbunden ist — das ist eine Frage des Einzelfalls und nichts, was man pauschal beantworten sollte.

Wichtiger für den Alltag ist die Abnahme selbst, weil an ihr fast alles hängt: Ab da wird die Vergütung fällig (§ 641 BGB), ab da läuft die Verjährung, ab da kehrt sich die Beweislast um. Der Besteller ist zur Abnahme verpflichtet, wenn das Werk vertragsgemäß hergestellt ist (§ 640 Abs. 1 BGB). Nimmt er trotz Fristsetzung nicht ab und benennt dabei keinen Mangel, kann die Abnahme als erfolgt gelten — bei einem Verbraucher allerdings nur, wenn du ihn zusammen mit der Fristsetzung in Textform auf diese Folge hingewiesen hast (§ 640 Abs. 2 BGB).

Praktisch heißt das: Mach die Abnahme zu einem Termin, nicht zu einem Gefühl. Ein kurzes Protokoll mit Datum, den Anwesenden, einer Zeile zum Zustand und der Unterschrift beider Seiten kostet zehn Minuten und ist das wertvollste Blatt Papier im ganzen Auftrag. Kündige es schon im Angebot an, dann wundert sich später niemand.

Widerrufsrecht bei Privatkunden

Das ist der Teil, den kleine Betriebe am häufigsten übersehen — und der am teuersten werden kann.

Verbraucher haben bei Verträgen, die außerhalb von Geschäftsräumen geschlossen werden, und bei Fernabsatzverträgen ein Widerrufsrecht (§ 312g Abs. 1 BGB). Für einen Handwerksbetrieb ist das der Normalfall, nicht die Ausnahme: Du sitzt am Küchentisch, der Kunde unterschreibt das Angebot — außerhalb von Geschäftsräumen. Oder er schreibt „passt so, bitte ausführen“ per Mail — Fernabsatz. Die Frist beträgt vierzehn Tage (§ 355 Abs. 2 BGB), und sie beginnt erst zu laufen, wenn ordnungsgemäß belehrt wurde.

Ein verbreiteter Irrtum ist, dass Maßanfertigungen automatisch ausgenommen seien. Die Ausnahme in § 312g Abs. 2 Nr. 1 BGB betrifft Verträge zur Lieferung von Waren, die nicht vorgefertigt sind und für deren Herstellung eine individuelle Auswahl oder Bestimmung durch den Verbraucher maßgeblich ist. Ob dein Auftrag ein solcher Liefervertrag ist oder ein Werkvertrag, bei dem die Herstellung eines Werks im Vordergrund steht, entscheidet sich am Einzelfall — und in der Rechtsprechung wird der Ausschluss bei Werkverträgen zurückhaltend gehandhabt. Verlass dich also nicht darauf. Belehren kostet nichts; nicht belehren kann sehr viel kosten.

Für die Belehrung gibt es ein gesetzliches Muster: Anlage 1 zu Artikel 246a § 1 Absatz 2 Satz 2 EGBGB. Dazu gehört das Muster-Widerrufsformular aus Anlage 2. Nimm diese Texte wörtlich und füll die Lücken zutreffend aus — wer umformuliert oder kürzt, gibt die Sicherheit auf, die das Muster gerade bietet. Beides gehört dem Kunden zusammen mit dem Angebot ausgehändigt oder zugeschickt, nicht nachgereicht.

Zwei Dinge sind noch wichtig. Erstens: Willst du vor Ablauf der vierzehn Tage anfangen, brauchst du dafür das ausdrückliche Verlangen des Kunden — sonst stehst du bei einem Widerruf mit leeren Händen da. Zweitens: Verbraucherbauverträge, also der Bau eines neuen Gebäudes oder erhebliche Umbaumaßnahmen an einem bestehenden (§ 650i BGB), folgen eigenen Regeln. Für den klassischen Schreinerauftrag ist das selten einschlägig, aber wenn du in diese Richtung arbeitest, lass es einmal prüfen.

Brutto, netto und der Arbeitskostenanteil

Gegenüber gewerblichen Kunden rechnet man netto — die Umsatzsteuer ist für sie ein durchlaufender Posten. Gegenüber Privatkunden ist Netto die falsche Hauptzahl. Wer Verbrauchern Leistungen anbietet, hat den Gesamtpreis anzugeben, und sind die Preise aufgegliedert, ist der Gesamtpreis hervorzuheben (§ 3 PAngV).

Das ist nicht nur eine Vorschrift, sondern auch klug. Der Privatkunde merkt sich die große Zahl. Wenn die große Zahl netto war und am Ende neunzehn Prozent dazukommen, fühlt sich das nach einem Trick an — selbst wenn „zzgl. USt“ danebenstand. Zeig deshalb Nettosumme und Steuerbetrag klein und die Bruttosumme groß.

Der Arbeitskostenanteil

Privatkunden können 20 Prozent der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen von der Steuerschuld abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG). Voraussetzung ist eine Rechnung und dass der Betrag unbar auf dein Konto gezahlt wurde (§ 35a Abs. 5 EStG). Materialkosten sind nicht begünstigt.

Entscheidend ist dabei eine Einschränkung, die oft untergeht: Begünstigt sind Leistungen, die im Haushalt des Kunden erbracht werden. Die Stunden, die dein Geselle in der Werkstatt an dem Schrank gearbeitet hat, zählen nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht dazu — die Montage beim Kunden schon. Im Musterangebot oben sind deshalb nur die Positionen 2 und 3 als Arbeitskosten in diesem Sinne ausgewiesen: 555,00 € netto von 4.645,00 €.

Zwei Gründe, das schon ins Angebot zu schreiben, obwohl es erst für die Rechnung zählt: Es ist ein Verkaufsargument, das dich nichts kostet — und es zwingt dich, die Montagezeit sauber von der Werkstattzeit zu trennen, was der Kalkulation ohnehin guttut.

In CraftFlow erledigt das ein Haken: Es rechnet die Arbeitskosten vor Ort aus Montage, Lieferung und Anfahrt (ob die Lieferung dazugehört, klärst du mit deinem Steuerberater) und schreibt den Betrag mit Umsatzsteuer unter die Angebotssumme. Wie du ihn einschaltest und den Wortlaut anpasst, steht unter Standardtexte fürs Angebot. Ob dein Kunde den Betrag absetzen kann, klärt er mit seinem Steuerberater.

Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. In der Rechnung gehört der Hinweis darauf hinein. Im Angebot ist er zwar nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber üblich und sinnvoll — sonst rechnet der Kunde im Kopf noch die Mehrwertsteuer dazu und wundert sich später über die Rechnung. Ein Satz reicht: dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Die Summe im Angebot ist dann zugleich die Endsumme.

Die Fundstellen auf einen Blick

Damit nichts geglaubt werden muss: Hier stehen alle Vorschriften, auf die sich diese Seite bezieht, zum Nachlesen. Die Spalte rechts fasst in einem Satz zusammen, worum es geht — sie ersetzt den Gesetzestext nicht und ist keine Rechtsberatung.

Gesetze ändern sich. Wenn du diese Seite lange nach dem Stand oben liest, sieh im Zweifel am Gesetzestext nach — alle genannten Vorschriften stehen frei zugänglich im Netz.

Die Fehler, die Angebote kosten

Nicht aus der Sicht eines Textbausteinverkäufers, sondern aus der Sicht eines Betriebs, der die Rechnung dafür bezahlt hat.

1. Die Leistung wird benannt statt beschrieben

   „Einbauschrank nach Absprache, 3.900 €“ ist kein Angebot, sondern ein Preisschild. Der Kunde weiß nicht, was er bekommt, und du kannst nicht belegen, was du versprochen hast. Beschreibe Maße, Material, Oberfläche, Beschläge und Ausstattung — und sag dazu, was der Kunde davon hat. Der Satz, der im Angebot fehlt, ist der Satz, über den auf der Baustelle gestritten wird.

2. Eine Zahl für alles, ohne Beschreibung

   Eine große Zahl ohne Aufteilung und ohne beschriebene Ausstattung lädt zum Feilschen ein, weil es nichts gibt, woran sich der Preis festmacht. Mit einer Position je Möbel, deren Ausstattung beschrieben ist, führst du das Gespräch woanders hin: Nicht „geht da noch was“, sondern „brauchen wir die vier Schubkästen“. Der Kunde streicht dann Leistung statt Marge.

3. Das Angebot ist nach Kostenarten gegliedert

   „Material 1.030 €, Werkstatt 1.060 €, Planung 240 €“ ist deine Kalkulation, nicht das, was der Kunde kauft. Er beginnt, Einzelposten zu prüfen — ob das Material im Baumarkt billiger wäre, warum es so viele Stunden sind — statt sich seinen Schrank vorzustellen. Gliedere nach Möbeln, beschreibe, was er davon hat, und behalte die Kostenarten für die Nachkalkulation.

4. Keine Bindefrist

   Ohne eigene Frist gilt der dehnbare Maßstab des § 147 BGB. Ein Kunde, der sich nach zehn Wochen meldet, hält dir dein Angebot vor — mit Materialpreisen von vorgestern. Zwei bis vier Wochen sind üblich und reichen jedem, der sich wirklich entscheiden will.

5. Die Arbeitskosten sind nicht ausgewiesen

   Für den Privatkunden sind 20 Prozent der Arbeitskosten steuerlich begünstigt, höchstens 1.200 € im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG). Materialkosten zählen nicht. Wer alles in eine Summe wirft, nimmt dem Kunden diesen Vorteil — und verschenkt ein Verkaufsargument, das dich keinen Cent kostet.

6. Netto-Preise an einen Privatkunden

   Der Privatkunde liest die große Zahl und rechnet damit. Kommen später 19 Prozent dazu, fühlt sich das nach einem Trick an, selbst wenn „zzgl. USt“ danebenstand. Gegenüber Verbrauchern ist der Gesamtpreis anzugeben und hervorzuheben (§ 3 PAngV) — schreib die Bruttosumme groß und die Nettosumme klein darüber.

7. Die Widerrufsbelehrung fehlt

   Du sitzt am Küchentisch, der Kunde unterschreibt — das ist ein Vertrag außerhalb von Geschäftsräumen. Ohne ordnungsgemäße Belehrung beginnt die vierzehntägige Frist nicht zu laufen (§ 355 Abs. 2 BGB). Dass eine Maßanfertigung vorliegt, hilft nicht zuverlässig weiter: Der Ausnahmetatbestand in § 312g Abs. 2 Nr. 1 BGB betrifft die Lieferung von Waren, und ob dein Auftrag darunterfällt, entscheidet sich am Einzelfall.

8. Es steht nicht drin, was nicht enthalten ist

   Elektroanschluss, Fliesenarbeiten, Malerarbeiten, Entsorgung der alten Möbel, Gerüst, Kernbohrung. Der Kunde nimmt an, dass es dabei ist, du nimmst an, dass es das nicht ist. Ein kurzer Abschnitt „Nicht enthalten“ kostet drei Zeilen und spart ein unangenehmes Gespräch.

9. Zahlungsbedingungen fehlen

   Ohne Vereinbarung wird die Vergütung bei Abnahme fällig (§ 641 BGB) — du finanzierst also Material und Arbeitszeit bis zum Schluss vor. Für bereits erbrachte Leistungen kannst du Abschläge verlangen (§ 632a BGB), aber vereinbaren musst du sie. Im Angebot ist der richtige Ort dafür.

10. Der Preis ist geschätzt statt gerechnet

    Der häufigste Fehler steht gar nicht im Angebot, sondern dahinter. Wer die Summe aus dem Bauch bildet, weiß im Preisgespräch nicht, wo die Grenze liegt, und gibt entweder zu früh nach oder verliert den Auftrag ohne Grund. Wie der Stundensatz dahinter entsteht, steht im Ratgeber zum Stundensatz.

Was nach dem Absenden passiert

Ein Angebot ist kein abgeschlossener Vorgang, sondern der Anfang von drei weiteren.

Nachfassen

Die meisten Angebote, aus denen nichts wird, scheitern nicht am Preis, sondern daran, dass sich niemand mehr gemeldet hat. Der Kunde hat drei Angebote auf dem Tisch, zwei Kinder und eine Waschmaschine, die tropft. Ein kurzer Anruf ein paar Tage vor Ablauf der Bindefrist ist kein Verkaufsdruck, sondern ein Termin, den du dir selbst gesetzt hast. Genau dafür ist die Bindefrist nebenbei gut.

Aufbewahren

Angebote sind Handelsbriefe. Empfangene und abgesandte Handelsbriefe sind nach § 257 HGB sechs Jahre aufzubewahren; § 147 AO sieht dieselbe Frist vor. Das gilt auch für Angebote, aus denen nie ein Auftrag wurde. Wer sie digital ablegt, sollte darauf achten, dass sie unverändert lesbar bleiben.

Nachrechnen

Der wertvollste Teil kommt zum Schluss und wird fast immer ausgelassen: der Vergleich zwischen dem, was du kalkuliert hast, und dem, was der Auftrag tatsächlich gebraucht hat. Wenn die Ist-Zeit dauerhaft über der Soll-Zeit liegt, stimmt entweder die Zeitschätzung nicht oder die Komplexität wurde unterschätzt — in beiden Fällen gehört der Richtwert für das nächste Angebot angepasst.

Ohne diese Rückmeldung bleibt jede Vorlage eine Form ohne Inhalt: Das Angebot sieht dann zwar gut aus, aber die Zahlen darin sind aus demselben Bauchgefühl entstanden wie vor fünf Jahren. Wie man die Zahlen stattdessen herleitet, steht im Ratgeber zum Stundensatz; wie eine Kalkulation aus Material mit Aufschlag und Stunden je Kostenstelle zusammengesetzt ist, rechnet Kalkulationsprogramm für Schreiner an einem Einbauschrank vor.

Was CraftFlow damit macht

Diese Seite ist von uns, deshalb der Vollständigkeit halber, kurz: Die Vorlage oben funktioniert in Word, in einem Texteditor und auf Papier. Wer zwei Angebote im Monat schreibt, braucht dafür keine Software.

CraftFlow nimmt zwei Dinge ab, die bei jedem Angebot wieder anfallen. Das eine sind die Textteile, die immer gleich sind — Anschreiben, Zahlungsbedingungen, Bindefrist, Widerrufsbelehrung: einmal hinterlegt, danach in jedem Angebot dabei. Das andere ist die Kalkulation dahinter: Du beschreibst das Projekt per Text, Sprachnachricht oder Foto vom Aufmaß und bekommst die Positionen mit Zeiten je Kostenstelle und Material mit deinem Aufschlag zurück, statt sie zu tippen. Wie das im Alltag aussieht, steht auf Angebot schreiben als Handwerker.

Gebaut hat es ein Schreinermeister für den eigenen Betrieb, bevor daraus ein Produkt wurde — deshalb sind es die Kostenstellen des Holzhandwerks und nicht die einer allgemeinen Bürosoftware. Was die Software tut, steht unter Schreiner-Software. Wenn dich das nicht interessiert: Die Vorlage oben funktioniert auch ohne uns, und sie ist dafür gedacht, mitgenommen zu werden.

Häufige Fragen