Nachkalkulation: Was der Auftrag wirklich gekostet hat
Ohne Rückmeldung aus der Praxis verbessert sich keine Kalkulation. Die Nachkalkulation fragt nach dem Auftrag genau vier Zeiten ab — Büro, Werkstatt, Oberfläche, Montage — und stellt sie dem gegenüber, was kalkuliert war. Daraus entstehen der Deckungsbeitrag, das Gedächtnis für ähnliche Projekte und die Vorschläge für deine Zeitfaktoren.
Reiter Nachkalkulation, Abschnitt Abschluss: kalkuliert steht daneben, die echten Stunden und das Material trägst du ein. Beispielwerte aus dem Testkonto.
Grob erfassen, genau bewerten
„52 Stunden“ sagt nichts über Geld, wenn die Sätze von 52 € beim Azubi bis 120 € an der CNC reichen. Mit einem Mischsatz zu rechnen wäre geraten. Deshalb wird nur je Phase gefragt — vier Zahlen —, bewertet aber je Kostenstelle: CraftFlow weiß aus dem Angebot, wie sich eine Phase zusammensetzt, und verteilt die gemeldete Zeit im selben Verhältnis.
Ein Beispiel: Kalkuliert waren Zuschnitt 4,0 h, CNC 1,5 h und Zusammenbau 8,0 h. Du meldest für die Werkstatt 18,0 statt 13,5 Stunden. Verteilt wird daraus Zuschnitt 5,3 h, CNC 2,0 h, Zusammenbau 10,7 h — jede zu ihrem eigenen Satz.
Die Annahme dahinter — dass sich Mehrzeit gleichmäßig verteilt — ist offen benannt. Wer es genauer braucht, trägt die Zeiten je Kostenstelle in der Kalkulation nach.
| Phase | Welche Kostenstellen dazuzählen |
|---|---|
| Büro und Planung | Besprechung, Planung, Konstruktion, Arbeitsvorbereitung |
| Werkstatt | Zuschnitt, Bekantung, CNC, Produktion, Warenhandling, Zusammenbau, Verpacken, Azubi — und jede Kostenstelle, die du selbst angelegt hast |
| Oberfläche | Oberfläche |
| Montage | Montage, Lieferung |
Es sind genau die Bereiche, die auch lernen. Eine feinere Rückmeldung würde vor dem Lernen ohnehin auf diese vier heruntergerechnet — und aus der Praxis ist belegt, dass im Handwerk Viertelstunden funktionieren, ein feinerer Takt aber wieder abgeschafft wird.
Was nicht gefragt wird
Phasen ohne kalkulierte Zeit fallen heraus. Wer nie lackiert, wird nicht nach der Oberfläche gefragt. Bei einem normalen Schrank sind das drei bis vier Zeilen statt fünfzehn.
Und kein Name steht an einer Zeit. Hier wird festgehalten, wie lange etwas gedauert hat, nicht wer daran gearbeitet hat. Wer wann gearbeitet hat, gehört in die Zeiterfassung — sie ist von der Nachkalkulation getrennt.
Gerundet wird auf Viertelstunden — die Auflösung, die im Handwerk nachweislich hält.
Leer heißt „passte“, nicht „null“
Die Felder sind mit dem Soll vorausgefüllt. Wer nichts ändert, sagt damit „passte“ — und genau so wird gerechnet. Ein leeres Feld hieße sonst „null Stunden gebraucht“, und dann sähe jeder Auftrag nach Traumgewinn aus.
Dasselbe gilt für das Material: Keine Meldung heißt „wie kalkuliert“, nicht „null Euro“. Und wer eine Meldung ausdrücklich zurücknehmen will, leert das Feld — das ist etwas anderes, als es gar nicht anzufassen.
Nutzt du das Lager (ab Pro), buchst du hier im Kasten Material aus dem Lager ab, was der Auftrag verbraucht hat. Die Lagerkosten kommen dann zum Material-Ist dazu, und das Feld „Material“ meint nur noch die Projektware ohne Lager.
Mit Zeiterfassung füllt der Knopf Aus der Zeiterfassung übernehmen nur die Bereiche, auf die wirklich gestempelt wurde. Ist zum Beispiel noch nicht montiert, bleibt das Feld Montage leer („noch offen“), statt das Soll vorzuschlagen. Klickst du mit leerem Feld auf Auswerten, rechnet CraftFlow dort mit dem Soll — werte deshalb erst aus, wenn alles gemacht und eingetragen ist.
Über alle Angebote des Projekts
Gerechnet wird über alle Angebote, die zum Projekt gehören — Nachträge inbegriffen. Der Schreiner fragt „was hat das Projekt gekostet“, nicht „was hat Angebot 2 gekostet“. Alternativpositionen bleiben draußen: Sie sind ein Vorschlag, kein Auftrag.
Beim Material wird der Einkaufspreis ohne Aufschlag angesetzt. Die Rechnung des Lieferanten kommt ohne Aufschlag, und verglichen wird Rechnung gegen Rechnung; der Aufschlag ist die Marge und soll gerade nicht in den Kosten stecken.
Die Stückzahl ist dabei schon eingerechnet, samt Mengenstaffel: Planung fällt bei fünf gleichen Schränken einmal an, die Werkstattzeit je Stück sinkt.
Die Nachkalkulation hat auf der Projektseite einen eigenen Reiter, sobald das Projekt ein Angebot hat. Nach dem Auswerten stehen die Ist-Stunden auch in der Übersicht des Projekts, in der Karte Zeit neben den kalkulierten Stunden.
Was beim Speichern eingefroren wird
Mit der Rückmeldung schreibt CraftFlow vier Dinge fest: das Soll je Phase, das Material-Soll, die Zeitfaktoren, die in diesem Moment galten, und die Kostensätze je Phase.
Das Soll, weil sich das Angebot später noch ändern kann und der Vergleich sonst ungültig würde. Die Faktoren, weil das gespeicherte Soll sie bereits enthält — ohne sie würde sich das Lernen aus Ist-Zeiten aufschaukeln. Und die Sätze, weil ein abgeschlossener Auftrag sich nicht rückwirkend verschieben darf, nur weil du später deine Kosten nachziehst.
Laufen die eingefrorenen Sätze und deine heutigen auseinander, steht das als Hinweis unter der Staffel. Das ist keine Störung, sondern eine Information: Deine Kosten haben sich seit diesem Auftrag verändert.
Woran es lag
Unter der Auswertung steht ein Satz mit den höchstens zwei größten Abweichungen, jeweils als „Soll → Ist“. Gezeigt werden nur Phasen, bei denen mindestens eine Viertelstunde Unterschied zusammenkommt.
Drei Abweichungen aufzuzählen liest niemand; die beiden größten sagen, wo du hinsehen musst.
Eine Rückmeldung nach dem Auftrag
- 1
Unter Projekte das abgeschlossene Projekt anklicken und auf der Projektseite den Reiter „Nachkalkulation“ öffnen. Die Felder stehen sofort da.
- 2
Je Phase eintragen, was wirklich gebraucht wurde — in Stunden, nicht in Minuten. Was gestimmt hat, stehen lassen.
- 3
Beim Material entweder den echten Betrag eintippen oder ihn aus den Lieferantenrechnungen einlesen lassen.
- 4
Fremde Arbeitszeit — Maler, Elektriker, Subunternehmer — in die Zeile Fremdleistungen. Zugekaufte Ware gehört ins Material.
- 5
Eine kurze Notiz dazu, woran es lag. In einem halben Jahr weiß das sonst niemand mehr.
- 6
Auf „Auswerten“ klicken. Danach stehen Soll gegen Ist, die Deckungsbeitragsstaffel und deine Preisuntergrenze da.
Die Stunden eines Projekts weiß man ein paar Tage lang genau und danach nie wieder. Zehn Minuten direkt nach der Montage sind mehr wert als eine Stunde Suchen im Dezember.
Gelernt wird aus dem Muster, nicht aus dem Ausreißer. Wer nur die Katastrophen meldet, bringt CraftFlow bei, dass alles zu knapp kalkuliert ist.
Worauf du achten solltest
- Ohne Angebot mit Zeiten gibt es kein Soll — und ohne Soll nichts zu vergleichen. Zu einem Projekt, das nur aus einer Notiz besteht, ist die Nachkalkulation leer.
- Eine Phase, für die im Angebot keine Zeit steht, wird nicht abgefragt. Hast du sie trotzdem gearbeitet, gehört die Zeit ins Angebot nachgetragen, nicht in eine fremde Phase.
- Die Rückmeldung gehört zum Projekt, nicht zum einzelnen Angebot. Nachträge zählen mit — das ist gewollt, überrascht aber, wenn man nur das erste Angebot im Kopf hat.
- Gerundet wird auf Viertelstunden. Wer 1,60 h einträgt, findet danach 1,50 h wieder.
- DB 2 und die Preisuntergrenze sieht nur der Inhaber — Mitarbeiter sehen Soll und Ist der Stunden, Material und DB 1.
Das gehört dazu
Passt dazu
Diese Seite erklärt eine Funktion. Woher die Ist-Stunden kommen, wenn deine Leute am Handy aufs Projekt stempeln, steht unter Zeiterfassung für die Schreinerei. Wie die Soll-Seite entsteht, Material mit Aufschlag und Stunden je Kostenstelle, rechnet Kalkulationsprogramm für Schreiner an einem Einbauschrank vor. Wie eine Nachkalkulation ohne Programm aussieht, als Muster mit Vorlage für Excel, steht im Ratgeber Nachkalkulation im Handwerk.
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