Werkstatt

Alle Funktionen von CraftFlow, erklärt.

Anleitungen zu jeder Funktion — von der Kalkulation über Stundensätze und Materialpreise bis zum fertigen Angebot. Geschrieben für Schreiner und Tischler, von Schreinern, die damit arbeiten. Darunter steht, was zuletzt dazugekommen ist und was ihr euch wünscht.

Du bist zum ersten Mal hier und willst erst wissen, worum es überhaupt geht? Schreiner-Software erklärt, was CraftFlow für einen Holzbetrieb tut. Und wer seinen eigenen Stundensatz noch nicht kennt, fängt besser dort an als bei der Software: Die Rechnung dazu steht im Ratgeber zum Stundensatz.

Neu Was als Nächstes kommt Austausch

Neu in CraftFlow

Jede Funktion hat ihre eigene Seite — mit Anleitung, Beispiel und den Kleinigkeiten, die man sonst erst nach Wochen entdeckt.

Angebot·11. Oktober 2026

Angebot per WhatsApp schicken

Viele Kunden lesen WhatsApp schneller als ihre Mails. Im Fenster „An Kunden senden“ gibt es deshalb neben der E-Mail den Reiter **WhatsApp**. Verschickt wird über das WhatsApp auf deinem Handy oder Computer — CraftFlow selbst schickt nichts. Das geht in jedem Plan und zählt nicht in die Grenze der Mails über CraftFlow.

Mein Betrieb·11. Oktober 2026

Lieferanten und Ansprechpartner pflegen

Je Lieferant so viele Ansprechpartner, wie du brauchst — mit Rolle und Zuständigkeit. Bestellung und Preisanfrage gehen dann an die richtige Person.

Einrichtung·9. Oktober 2026

Material, Kanten & Montage einstellen

Ganze Platten oder m², Kanten je Bauteil, Kleinmaterial, Sockelfüße und Montage in Manntagen — so rechnet CraftFlow nach den Regeln deines Betriebs.

Mein Betrieb·17. Oktober 2026ab Starter

Flo kennt deinen Betrieb: Fragen, Vorschläge, Gedächtnis

Frag Flo, den KI-Assistenten, nach Projekten, Terminen, Bestellungen oder Auslastung – er antwortet mit den Zahlen aus CraftFlow, schlägt Änderungen vor und merkt sich Betriebliches.

Angebot·11. Oktober 2026ab Starter

Kundenbereich: mit dem Kunden chatten und Fragen klären

Ein Chat je Projekt für deinen Kunden: Nachrichten, Fotos und Unterlagen an einer Stelle, dazu Fragen mit Auswahl, Freigabe oder Termin.

Ältere Funktionen (104)

PlanungProduktion: Stückliste, Schnittplan, Zuschnitt und EtikettenAus dem Auftrag die Werkstatt-Papiere machen: Fertigungs-Stückliste, Schnittplan, Zuschnitt- und Kantenliste, Etiketten und CSV — ohne KI.Mein BetriebLager: gekaufte Artikel, Bestand und NachbestellenWas du gekauft hast, was da ist und was bald fehlt: Artikel aus deinen Belegen, Bestand mit Preis je Lieferung, Inventur und Hinweise zum Nachbestellen.Mein BetriebStundensatz-Vorschlag: aus deinen echten KostenMiete, Leasing und Versicherung vom Konto mitzählen und im Kompass sehen, welcher Stundensatz deine Kosten deckt — je Kostenstelle, zum Übernehmen.Mein BetriebZu zahlen: was du Lieferanten wann zahlen musstOffene Eingangsrechnungen nach Fälligkeit, mit Skonto-Hinweis — und automatisch abgehakt, wenn dein hochgeladener Kontoauszug die Zahlung sicher zeigt.KalkulationGroße Projekte rechnet der Server — die Seite darf zuEin großes Leistungsverzeichnis rechnet CraftFlow auf dem Server Block für Block weiter, auch wenn du die Seite schließt oder den Laptop zuklappst.AngebotGAEB-Leistungsverzeichnis einlesen und als X84 abgebenEine Ausschreibung als .X83 vollständig einlesen, mit deinen Werten kalkulieren lassen und als .X84 mit denselben Ordnungszahlen und derselben Gliederung zurückgeben.AngebotProjektnummer: jedes Projekt mit eigener NummerJedes Projekt bekommt automatisch eine interne Nummer wie P-2026-0001 — in der Projektliste, in der Suche, auf Zetteln, Zeiten und Bestellungen.Mein BetriebAuftragsbestätigung und Rechnung senden — per Mail oder WhatsAppAuftragsbestätigung, Rechnung, Abschlags- und Schlussrechnung direkt aus CraftFlow an den Kunden schicken — per Mail oder WhatsApp, immer genau das festgeschriebene PDF. Die Stornorechnung per Mail.EinrichtungNach dem Update: wo was jetzt stehtMein Plan, Kunden, Nummernkreise, Kalkulation — was mit der neuen Seitenleiste umgezogen ist und wo du es findest.EinrichtungCraftFlow am Handy: was dort geht und was am Computer läuftUnterwegs siehst du alles und erledigst die Arbeit vor Ort — manches Bearbeiten ist bewusst für den Computer gemacht.TeamUrlaub und Krankmeldung: beantragen, genehmigen, im Blick behaltenDein Geselle beantragt Urlaub am Handy, du genehmigst mit einem Klick, trägst Krankmeldungen auch selbst ein — und im Kalender siehst du, wer wann fehlt.TeamPersonal anlegen: Vertrag, Regeln und AustrittWer in der Zeiterfassung steht, braucht Eintritt, Wochenstunden, Arbeitstage und Urlaubstage — dazu ein paar Regeln für den ganzen Betrieb.TeamPlätze dazubuchen: Zeiterfassungs-Platz und VollplatzMehr Leute im Betrieb? Unter Mein Plan stellst du die Zahl der Plätze ein — mehr gilt sofort, weniger zum Ende des bezahlten Zeitraums.TeamWer sieht was: Inhaber, Mitarbeiter und GesellenPreise, Löhne und Kontoumsätze sieht nicht jeder — hier steht, wer in deinem Betrieb was sieht und darf.Mein BetriebMonatsende: Zeiten abschließen, Belege an den SteuerberaterEinmal im Monat: offene Nachträge bestätigen, den Monat abschließen und das Paket für den Steuerberater herunterladen.Mein BetriebZahlung eintragen: bezahlt, Teilzahlung, zurücknehmenIst das Geld da, trägst du den Eingang an der Rechnung ein — ganz, in Teilen oder aus dem Kontoauszug.Mein BetriebRechnung korrigieren: Stornorechnung und neue RechnungFehler in einer festgeschriebenen Rechnung? Stornorechnung erstellen, korrigierte Rechnung anlegen, beides an den Kunden schicken.PlanungVom Auftrag zum Montagetermin: Schritt für Schritt einplanenWunschtermin eintragen, Vorschlag übernehmen, Leute einteilen, Material bestellen — so wird aus der Zusage ein Plan.TeamGesellen-App: der Zugang für deine LeuteDein Geselle bekommt eine Einladung, legt ein Passwort fest und stempelt ab dann am Handy — ohne Preise zu sehen.Mein BetriebE-Rechnung ausstellen: ZUGFeRD und XRechnungJede festgeschriebene Rechnung gibt es zusätzlich als E-Rechnung — als ZUGFeRD-PDF für Firmenkunden und als XRechnung für Behörden.Mein BetriebDein echter Stundensatz: was dich eine Stunde wirklich kostetOb deine Stundensätze noch reichen — gerechnet aus dem, was dein Betrieb in den letzten Monaten wirklich gekostet hat.Vor OrtKleinaufträge & StundennachweisReparatur oder Arbeit auf Stunde ohne Angebot: Kleinauftrag anlegen, Stundennachweis am Handy unterschreiben lassen, Rechnung aus den Nachweisen machen.PlanungMaterial bestellen & LiefertermineAus der Kalkulation eine Bestellung je Lieferant machen — ohne Preise, verschickt nur auf deinen Klick, mit Lieferterminen im Einsatzplan.PlanungErinnerungen in der ProjektlisteEin Kasten oben in der Projektliste meldet, was liegen bleibt — nach festen Regeln, ohne KI, und an deine Kunden geht nie etwas raus.Mein BetriebKompass: deine Zahlen auf einen BlickWas kam rein, was bleibt, reicht das Geld, hast du Arbeit — gerechnet aus deinen eigenen Daten in CraftFlow, ohne KI.Vor OrtLieferschein mit Unterschrift am HandyDu lieferst, der Kunde unterschreibt mit dem Finger am Handy und bekommt das PDF gleich per Mail.Vor OrtAbnahmeprotokoll mit Mängeln und FotosBei der Übergabe mit dem Kunden durchgehen, Mängel mit Foto und Frist festhalten, beide unterschreiben.Mein BetriebKontoabgleich: Kontoauszug hochladen, Zahlungen zuordnenKontoauszug als Datei hochladen — CraftFlow sucht zu jedem Umsatz die passende Rechnung oder den Beleg, ohne KI.Mein BetriebKontoumsätze durchsuchenEin Suchfeld über der Umsatzliste findet Name, Verwendungszweck, IBAN, Betrag, Datum und Rechnungsnummer.Mein BetriebBelege: Eingangsrechnungen sammeln und an den Steuerberater gebenLieferant, Baumarkt, Tankstelle — hochladen oder fotografieren, CraftFlow liest aus und schlägt Projekt und Konto vor, du bestätigst.Mein BetriebMahnwesen: Zahlungserinnerung und MahnungCraftFlow erkennt überfällige Rechnungen und schlägt die nächste Stufe vor. Du prüfst und schickst ab — nichts geht von selbst raus.AngebotKunden und Kundenakte: anlegen, nachschlagen, ändernEin Bereich für alle Kunden — mit Privat oder Firma, der richtigen Anrede und allem, was zu einem Kunden gehört.AngebotAngebot an den Kunden senden und nachfassenDas Angebot direkt aus CraftFlow mailen — über dein eigenes Postfach oder über CraftFlow im Namen deines Betriebs. Eine Woche später erinnert dich die Projektliste ans Nachfassen, wenn es noch offen ist.KalkulationDie Kalkulation als Reiter im ProjektDie Kalkulation steht dort, wo das Projekt steht — als Reiter zwischen Übersicht und Angebot.KalkulationStandardmöbel: einmal kalkulieren, immer wieder einsetzenEin fertig kalkuliertes Möbel speichern und beim nächsten Angebot per Name einsetzen — auch in anderen Maßen.KalkulationKundendaten und KI: was CraftFlow vor dem Senden herausnimmtBevor CraftFlow Text an die KI schickt, nimmt es Name, Anschrift, Telefon, E-Mail und Kundennummer heraus. Fotos schwärzt du vorher selbst.KalkulationAnfahrt als eigene Position, aus der PostleitzahlCraftFlow rechnet die Fahrt zur Baustelle selbst und setzt sie als Position „Anfahrt“ ins Angebot — ohne KI und ohne Internetdienst.AngebotNotizen und Dateien am ProjektPläne, Fotos und Notizen liegen am Projekt — und was du freigibst, sehen deine Mitarbeiter am Handy.AngebotDer Projektverlauf: wer hat wann was getanJe Projekt eine Zeitleiste — vom ersten Angebot über Rechnungen und Zahlungen bis zur Planung.PlanungAuslastung in Prozent und Wunsch-MontageterminSieh, zu wie viel Prozent deine Werkstatt in den nächsten Wochen ausgelastet ist — und lass dir vom Wunschtermin rückwärts einen Terminplan vorschlagen.Mein BetriebNachkalkulation mit laufendem StandSchon während des Auftrags sehen, wie viele Stunden gebucht sind — gegen das, was kalkuliert war.PlanungKapazität: verfügbare gegen verplante StundenSechs Wochen auf einen Blick — wie viele Stunden deine Leute da sind und wie viele schon verplant sind.PlanungEinsatzplan: wer an welchem Tag woran arbeitetJeden Mitarbeiter je Tag auf ein Projekt und eine Kostenstelle planen — auch zwei Mann auf einmal auf Montage.Mein BetriebRechnungen schreiben: Auftragsbestätigung, Abschlag, Schlussrechnung, StornoAus dem Angebot wird die Auftragsbestätigung, daraus Abschlags- und Schlussrechnung — und wenn etwas nicht stimmt, die Stornorechnung.TeamZeiterfassung: stempeln am Handy, Urlaub und KrankmeldungDeine Leute stempeln am Handy auf Projekte, beantragen Urlaub und melden sich krank — du hast alles in der Zeiterfassung.AngebotDie Projektseite: alles zu einem Bauvorhaben an einem OrtÜbersicht, Kalkulation, Angebot, Auftrag, Rechnungen, Nachkalkulation und mehr — in Reitern.EinrichtungSuchen: Kunde, Projekt oder NummerEin Feld oben in der Kopfzeile findet Projekte, Kunden und Dokumentnummern.EinrichtungDie Seitenleiste: Projekte, Kunden, Buchhaltung, Einstellungen, Mein KontoLinks steht, wo du arbeitest — am Handy unten, mit vier Knöpfen.Mein BetriebPreisanfrage an deine LieferantenAlle Materialien aus dem Angebot, zusammengezählt und nach Warengruppe sortiert — je Lieferant eine fertige Anfrage-Mail.EinrichtungKonto & Daten: Passwort, Export, LöschenPasswort ändern, Werbe-Mails abbestellen, alle Daten als Datei herunterladen und das Konto löschen — an einer Stelle.Mein BetriebBuchhaltung: wann kommt wie viel GeldGefordert, beauftragt, angeboten, eingegangen — vier Blöcke getrennt, damit keine Zahl entsteht, die es nicht gibt.EinrichtungDeine Nummern für Angebot, Auftrag und RechnungFünf Nummernkreise, je mit Präfix, Stellen, Startwert und Jahresbezug — vom Inhaber einstellbar, und geprüft auf Doppelte.Mein BetriebLieferantenrechnungen einlesenRechnungen ins Projekt legen, auslesen lassen — und das Ist-Material steht da, mit echten Einkaufspreisen.EinrichtungMeine Kosten — was eine Stunde wirklich kostetMitarbeitergruppen, Gemeinkosten und produktive Stunden ergeben deinen Kostensatz — die Zahl unter jedem Stundensatz.KalkulationDeckungsbeitrag je Auftrag: Was übrig bleibtDeckungsbeitrag 1 und 2: Erlös minus Material, minus Lohn — die Zahl, an der du siehst, ob ein Auftrag sich trägt.Mein BetriebNachkalkulation: Was der Auftrag wirklich gekostet hatVier Zahlen nach dem Projekt — und du siehst, wo Soll und Ist auseinanderlaufen.AngebotNachlass und SkontoFünf Prozent vom Preis sind nicht fünf Prozent vom Verdienst — CraftFlow rechnet vor, was ein Nachlass wirklich kostet.KalkulationDas hast du schon einmal gebautFrühere, nachkalkulierte Projekte mit ihren echten Zeiten — als Hinweis für die KI und als Vorlage zum Übernehmen.Mein BetriebAus deinen Ist-Zeiten lernenVier gemeldete Projekte in einem Bereich, dann schlägt CraftFlow einen neuen Zeitfaktor vor — gedämpft und gedeckelt.EinrichtungPreisuntergrenze und SatzabgleichWas eine Stunde kostet gegen das, was du dafür verlangst — mit einem Vorschlag, der die Verhältnisse zwischen deinen Kostenstellen wahrt.TeamMitarbeiter einladenDu kannst jetzt Mitarbeiter einladen, die auf deinen Betriebsdaten kalkulieren.KalkulationVergleichbare Möbel, vergleichbare ZeitenFeste Referenzprojekte sorgen dafür, dass derselbe Schrank nicht mal 24 und mal 38 Stunden bekommt.KalkulationGroße Projekte laufen jetzt durchLeistungsverzeichnisse und ganze Fotostrecken werden in Blöcken abgearbeitet, statt stillschweigend gekürzt zu werden.Mein BetriebEin Regler für dein PreisniveauDer Preisfaktor hebt oder senkt alle Endpreise, ohne an den Stunden zu drehen.WünscheDu bestimmst mit, was gebaut wirdVorschlagen, abstimmen — und auf der Werkstatt-Seite sehen, was daraus wird.GestaltungCraftFlow in deinen FarbenTrag den Farbcode deines Betriebs ein — die App übernimmt ihn, mit einer hellen Grundfarbe wird sie hell.KalkulationDas Projekt einfach erzählenSprich oder schreib, was gebaut werden soll — den Rest übernimmt CraftFlow.KalkulationDie Kalkulation im Gespräch ändernSag im Chat, was anders soll — die Kalkulation rechnet sich neu, Position für Position.AngebotAus der Kalkulation wird ein AngebotEin Klick, und aus den Positionen entsteht ein fertiges PDF mit deinem Briefkopf.EinrichtungKostenstellen und StundensätzeFünfzehn Kostenstellen, jede mit deinem eigenen Satz — sie sind die Grundlage jeder Kalkulation.GestaltungBriefpapier, Layout und SchriftWie dein Angebot aussieht, wenn es beim Kunden ankommt — mit lebender Vorschau.Mein BetriebCraftFlow lernt deine BauweiseSag einmal, wie du baust — ab dem nächsten Angebot rechnet CraftFlow damit.Mein BetriebDeine eigenen MaterialpreiseWas du für eine Platte zahlst, weiß dein Händler — und ab jetzt auch CraftFlow.Mein BetriebHändler im Internet findenFehlt für eine Warengruppe ein Lieferant, sucht CraftFlow im Netz nach Bezugsquellen.EinrichtungMailversand über dein eigenes PostfachMit deinen SMTP-Zugangsdaten gehen Anfragen aus CraftFlow direkt unter deiner Adresse raus.EinrichtungEigenes Postfach (SMTP) einrichtenSchritt für Schritt: welche Daten deines Mailanbieters in CraftFlow gehören, damit deine Mails unter deiner eigenen Adresse rausgehen.KalkulationAus gewonnenen Angeboten lernenCraftFlow vergleicht seinen ersten Vorschlag mit dem, was am Ende im gewonnenen Angebot stand — und zieht deine Zeitfaktoren nach.Mein BetriebDie Zahlen zu deinen AngebotenWie viele Angebote, welches Volumen, welcher Durchschnitt — für Woche, Monat, Quartal, Jahr.EinrichtungSteuer & Bank: Umsatzsteuer, Kleinunternehmer, BankverbindungDie Angaben, die auf jedes Angebot gehören — einmal eintragen, danach automatisch.AngebotDeine eigenen Absätze im AngebotAufmaß, Vorbereitung für die Montage, Gewährleistung — einmal geschrieben, je Angebot mit einem Klick dabei.AngebotAlternativen anbieten, ohne die Summe zu verfälschenEine Position als Alternative führen: Preis in Klammern, zählt nicht in die Gesamtsumme.AngebotZwanzig gleiche Möbel rechnenStückzahl setzen — CraftFlow rechnet die Menge mit Mengenvorteil hoch und zeigt Material und Zeiten für alle Stück.KalkulationDer Blick über die eigene SchulterCraftFlow prüft die fertige Kalkulation auf das, was man beim Rechnen übersieht.AngebotWeiter in deine BranchensoftwareDie fertigen Positionen übernehmen, statt sie ein zweites Mal einzutippen.KalkulationDie Kalkulation lesen und verstehenWas in der Kalkulationsansicht steht — und was davon der Kunde nie sieht.KalkulationMaterial in der Position ändernJede Materialzeile lässt sich ändern, ergänzen oder löschen — mit Menge, Einheit, Einkaufspreis und Aufschlag.KalkulationArbeitszeiten anpassenMinuten je Kostenstelle ändern — der Preis rechnet sich sofort mit deinem Stundensatz neu.AngebotPositionen zu Gruppen zusammenfassenEin Feld je Position — gleiche Bezeichnung, gemeinsame Überschrift im Angebot.EinrichtungMaterialaufschlag je WarengruppeWie viel Prozent auf den Einkaufspreis kommen — getrennt nach Art des Materials.AngebotDie Reihenfolge der Positionen ändernZwei Pfeile je Position — die Reihenfolge im Angebot bestimmst du, nicht die KI.KalkulationJede Änderung wird aufgehobenJede Runde im Optimieren-Chat legt eine Version an — du kannst jede wiederherstellen.KalkulationCraftFlow speichert nicht von selbstUnten erscheint bei jeder Änderung eine Leiste — ohne Klick auf Speichern ist die Arbeit weg.AngebotProjekte: die Liste aller BauvorhabenDrei Kacheln mit dem Geld, Filter nach Stand und eine Zeile je Projekt.KalkulationFotos und Pläne mitschickenEin Bild der Wand sagt mehr als drei Sätze Beschreibung.KalkulationWenn CraftFlow nachfragtLieber einmal zu viel gefragt als falsch kalkuliert — deshalb kommen Rückfragen.KalkulationSo sagst du es der KIKonkret, einzeln, in deiner Sprache — dann ändert der Chat genau das, was du meinst.AngebotDie Kalkulation als Text kopierenEin Klick legt die vollständige Kalkulation in die Zwischenablage.KalkulationDiktieren statt tippenAntippen, sprechen, noch einmal antippen — CraftFlow schreibt mit. An vier Stellen in der App.AngebotKunden in die Kundendatenbank übernehmenKunden einmal ablegen — beim nächsten Angebot schlägt CraftFlow sie vor und füllt die Adresse aus.Mein BetriebDeinen Betrieb kalibrierenEin paar Fragen zu Maschinen, Schwerpunkt und Montage — daraus entstehen deine vier Zeitfaktoren.EinrichtungFirmendaten hinterlegenName, Inhaber, Anschrift und Kontakt — der Absender, der auf jedem Angebot steht.AngebotStandardtexte fürs AngebotAnrede, Anschreiben, Grußformel, Zahlungskondition und Widerrufsbelehrung — einmal hinterlegt, in jedem Angebot drin.EinrichtungPlan und Abo verwaltenTarif wählen, monatlich oder jährlich zahlen, wechseln und Gutschein einlösen — alles an einer Stelle.EinrichtungFlo, der KI-AssistentFlo, der KI-Assistent unten rechts, kennt die Einstellungen von CraftFlow und deine eigenen Stundensätze – ab dem Starter-Plan auch deinen Betrieb.

Nach Thema

KalkulationKalkulationsprogramm für Schreiner Die Kalkulation lesen und verstehen Kostenstellen und Stundensätze

Material & EinkaufKalkulationsprogramm für Schreiner Deine eigenen Materialpreise Material bestellen & Liefertermine

Nachkalkulation & ZahlenKalkulationsprogramm für Schreiner Nachkalkulation: Was der Auftrag wirklich gekostet hat Kompass: deine Zahlen auf einen Blick

AngebotAngebot schreiben als Handwerker Aus der Kalkulation wird ein Angebot Angebot an den Kunden senden und nachfassen

Rechnung & MahnungRechnungsprogramm für Schreiner Rechnungen schreiben: Auftragsbestätigung, Abschlag, Schlussrechnung, Storno Mahnwesen: Zahlungserinnerung und Mahnung

Zeiterfassung & PlanungZeiterfassung für die Schreinerei Zeiterfassung: stempeln am Handy, Urlaub und Krankmeldung Einsatzplan: wer an welchem Tag woran arbeitet

Montage & AbnahmeAbnahmeprotokoll: Vorlage und App Abnahmeprotokoll mit Mängeln und Fotos Lieferschein mit Unterschrift am Handy

EinrichtungSchreiner-Software Firmendaten hinterlegen CraftFlow am Handy: was dort geht und was am Computer läuft

Was als Nächstes kommt

Jeder Vorschlag steht hier, sobald er eingereicht ist. Vorschlagen und abstimmen kannst du in CraftFlow unter Mein Konto → Wünsche — was die meisten Stimmen hat, kommt zuerst dran.

Austausch

CraftFlow entsteht im Gespräch mit Schreinern — fast alles hier oben geht auf eine Rückmeldung zurück. Schreib mir, was dir fehlt, was dich stört oder wie du kalkulierst.

Direkt an Fabian

Schreinermeister, Entwickler von CraftFlow. Antwortet selbst.

fabian@fscrafted.de

In der App

Mein Konto → Wünsche: vorschlagen, abstimmen, mitreden.

CraftFlow öffnen

Unter jedem Wunsch

Kommentare — damit ihr untereinander besprechen könnt, wie eine Funktion aussehen soll. Angezeigt wird der Name, den du in der App wählst: dein Betriebsname, dein Vorname oder nur deine Region.

Zu den Vorschlägen

Dein Wunsch fehlt?

Leg ihn in der App an — Mein Konto → Wünsche. Jeder Plan darf vorschlagen und abstimmen, auch mit allen Stimmen auf ein Thema.

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