Rechnungsprogramm

Rechnungsprogramm für Schreiner —
aus dem Angebot, ohne Abtippen.

Das Angebot ist kalkuliert, der Kunde hat zugesagt. In CraftFlow wird daraus die Auftragsbestätigung, dann Abschlags- und Schlussrechnung — mit denselben Positionen und demselben Nachlass, auf den Cent. Auftragsbestätigungen und Rechnungen schreibst du ab dem Starter-Tarif. Nichts wird ein zweites Mal getippt, und am Ende siehst du, was gefordert, was bezahlt und was noch offen ist.

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Was das Programm kann

Vom Auftrag
bis zur letzten Zahlung.

Rechnungen schreiben ist keine Kunst. Den Überblick behalten, wenn drei Abschläge offen sind und einer storniert werden muss, schon eher.

Aus dem Angebot, auf den Cent
Auftragsbestätigung und Rechnung entstehen aus dem gespeicherten Angebot. Positionen und Nachlass kommen mit, die Summen stimmen auf den Cent mit dem Angebot überein. Ausstellungsdatum, Leistungszeitpunkt, Zahlungsziel und Skonto trägst du im Entwurf ein.
Abschlagsplan statt Taschenrechner
In der Auftragsbestätigung legst du einen Abschlagsplan mit Stufen fest. Je Stufe ein Klick auf „+ Abschlag“, zum Schluss „+ Schlussrechnung“. In der Übersicht zählt die Schlussrechnung nur mit dem Rest, den der Kunde noch zahlt — die Abschläge stehen schon als eigene Rechnungen da.
Festgeschrieben heißt festgeschrieben
Beim Festschreiben bekommt das Dokument seine Nummer aus deinem Nummernkreis. Danach lässt es sich nicht mehr ändern oder löschen — korrigiert wird über Stornorechnung und korrigierte Rechnung. Was zum Festschreiben noch fehlt, sagt CraftFlow vorher.
Wissen, wo das Geld steht
In der Buchhaltung stehen vier getrennte Töpfe: gefordert und offen, beauftragt und noch nicht abgerechnet, angeboten und noch nicht entschieden, eingegangen im laufenden Monat. Den Zahlungseingang trägst du mit Datum an der Rechnung ein.
Auch als E-Rechnung
Jede festgeschriebene Rechnung lädst du zusätzlich als E-Rechnung herunter: als ZUGFeRD-PDF, etwa für Firmenkunden, und als XRechnung, etwa für Behörden. Nichts wird ein zweites Mal eingetippt. Getestet ist die Erzeugung mit den Prüfregeln der KoSIT (EN 16931).
Überfällig? Gemahnt wird aus derselben Rechnung
Ab dem Starter-Tarif sieht das Mahnwesen jede überfällige Rechnung und schlägt die nächste Stufe vor. Die Mahnung kennt Rechnung, Kunde und Teilzahlungen schon — du prüfst und schickst ab.

So läuft's

Abschlagsrechnung erstellen:
drei Schritte vom Ja zum Geld.

Alles am Projekt, in derselben Reihenfolge wie in der Werkstatt.

1
Auftragsbestätigung
Aus dem angenommenen Angebot, mit Abschlagsplan. Festschreiben vergibt die Nummer.
2
Abschläge
Je Stufe „+ Abschlag“ — die Beträge kommen aus dem Plan.
3
Schlussrechnung
Abschläge sind abgezogen, gefordert ist der Rest. Zahlung eintragen, fertig.

Tiefer rein

Nummern, Töpfe
und was übrig bleibt.

Bevor die erste Rechnung rausgeht, lohnt ein Blick auf die Nummern: Präfix, Stellen und Startwert stellst du je Dokumentart ein, damit die Zählung dort weitergeht, wo sie bisher stand. Wie das geht und warum CraftFlow eine doppelte Nummer ablehnt, steht unter Deine Nummern für Angebot, Auftrag und Rechnung.

Für Firmenkunden und Behörden gibt es jede Rechnung auch als E-Rechnung. Welche Angaben dafür nötig sind und was mit der Leitweg-ID gemeint ist, steht unter E-Rechnung ausstellen: ZUGFeRD und XRechnung.

Was gefordert ist, darf man anmahnen. Was nur beauftragt oder angeboten ist, nicht. Warum die Buchhaltung diese Töpfe bewusst nicht zusammenzählt, erklärt Buchhaltung: wann kommt wie viel Geld.

Und am Ende zählt nicht der Rechnungsbetrag, sondern was nach Material, Fremdleistung und Lohn übrig bleibt. Das rechnet die Nachkalkulation am Projekt aus — siehe Was vom Auftrag übrig bleibt.

Passt dazu

Mein BetriebRechnungen schreiben: Auftragsbestätigung, Abschlag, Schlussrechnung, StornoAus dem Angebot wird die Auftragsbestätigung, daraus Abschlags- und Schlussrechnung — und wenn etwas nicht stimmt, die Stornorechnung.Mein BetriebMahnwesen: Zahlungserinnerung und MahnungCraftFlow erkennt überfällige Rechnungen und schlägt die nächste Stufe vor. Du prüfst und schickst ab — nichts geht von selbst raus.Mein BetriebMonatsende: Zeiten abschließen, Belege an den SteuerberaterEinmal im Monat: offene Nachträge bestätigen, den Monat abschließen und das Paket für den Steuerberater herunterladen.Mein BetriebZahlung eintragen: bezahlt, Teilzahlung, zurücknehmenIst das Geld da, trägst du den Eingang an der Rechnung ein — ganz, in Teilen oder aus dem Kontoauszug.Mein BetriebRechnung korrigieren: Stornorechnung und neue RechnungFehler in einer festgeschriebenen Rechnung? Stornorechnung erstellen, korrigierte Rechnung anlegen, beides an den Kunden schicken.Mein BetriebE-Rechnung ausstellen: ZUGFeRD und XRechnungJede festgeschriebene Rechnung gibt es zusätzlich als E-Rechnung — als ZUGFeRD-PDF für Firmenkunden und als XRechnung für Behörden.Mein BetriebKontoabgleich: Kontoauszug hochladen, Zahlungen zuordnenKontoauszug als Datei hochladen — CraftFlow sucht zu jedem Umsatz die passende Rechnung oder den Beleg, ohne KI.Mein BetriebKontoumsätze durchsuchenEin Suchfeld über der Umsatzliste findet Name, Verwendungszweck, IBAN, Betrag, Datum und Rechnungsnummer.Mein BetriebBelege: Eingangsrechnungen sammeln und an den Steuerberater gebenLieferant, Baumarkt, Tankstelle — hochladen oder fotografieren, CraftFlow liest aus und schlägt Projekt und Konto vor, du bestätigst.Mein BetriebBuchhaltung: wann kommt wie viel GeldGefordert, beauftragt, angeboten, eingegangen — vier Blöcke getrennt, damit keine Zahl entsteht, die es nicht gibt.EinrichtungDeine Nummern für Angebot, Auftrag und RechnungFünf Nummernkreise, je mit Präfix, Stellen, Startwert und Jahresbezug — vom Inhaber einstellbar, und geprüft auf Doppelte.AngebotNachlass und SkontoFünf Prozent vom Preis sind nicht fünf Prozent vom Verdienst — CraftFlow rechnet vor, was ein Nachlass wirklich kostet.RatgeberAngebotsvorlage für HandwerkerMuster mit allen Pflichtangaben, Positionen und Zahlungsbedingungen, auch als Word und Excel.

Häufige Fragen

Muss ich für jeden Auftrag erst eine Auftragsbestätigung schreiben?
Nein. Gibt es im Projekt noch keine Auftragsbestätigung und keine Rechnung, steht im Reiter „Rechnungen“ der Knopf „Direkt eine Rechnung“ — für den kleinen Auftrag, bei dem eine Auftragsbestätigung zu viel wäre.
Was mache ich, wenn in einer festgeschriebenen Rechnung ein Fehler steht?
Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern oder löschen. Du legst eine Stornorechnung an und danach die korrigierte Rechnung. So bleibt nachvollziehbar, was wann an den Kunden ging.
Kann ich meine bisherigen Rechnungsnummern weiterführen?
Ja. In den Einstellungen unter „Allgemein“ → „Nummernkreise“ stellst du je Dokumentart Präfix, Stellenzahl, Startwert und das Jahr in der Nummer ein — für Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Abschlags- und Stornorechnung. Eine Nummer, die es schon gibt, lehnt CraftFlow mit Begründung ab, statt still weiterzuzählen.
Übernimmt die Rechnung den Nachlass aus dem Angebot?
Ja. Auftragsbestätigung und Rechnung übernehmen den Nachlass des Angebots als eigene Zeile im Summenblock, die Beträge stimmen auf den Cent. Abschläge und Schlussrechnung ergeben zusammen genau die Summe der Auftragsbestätigung.
Was passiert, wenn der Kunde nicht zahlt?
Ab dem Starter-Tarif schlägt das Mahnwesen bei überfälligen Rechnungen die nächste Stufe vor — von der Zahlungserinnerung bis zur Mahnung. Verschickt wird nur, was du selbst abschickst.
Kann ich meine Rechnungen als E-Rechnung ausstellen?
Ja. Zu jeder festgeschriebenen Rechnung — auch Abschlags-, Schluss- und Stornorechnung — lädst du zwei Formate herunter: das ZUGFeRD-PDF (Profil EN 16931), etwa für Firmenkunden, und die XRechnung als XML-Datei, etwa für Behörden. Verschickt wird die Datei von dir, zum Beispiel per E-Mail. Beide entstehen aus denselben Daten wie dein Rechnungs-PDF. Fehlt eine Angabe, etwa die Leitweg-ID einer Behörde, zeigt CraftFlow das vorher an und erzeugt keine halbe E-Rechnung.

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