Gemeinkosten im Handwerk berechnen: Schritt für Schritt

Gemeinkosten sind alles, was dein Betrieb kostet, aber auf keiner Materialliste und keinem Stundenzettel eines Auftrags steht: Halle, Maschinen, Transporter, Büro, Versicherungen — und die Stunden, in denen niemand an einem Auftrag arbeitet. Sie sind meist der größte Kostenblock nach dem Material und der, den man am leichtesten unterschätzt. Diese Seite zeigt, welche Kosten dazugehören, wie du sie für ein Jahr zusammenzählst, wie daraus ein Zuschlag oder ein Stundensatz wird und was in der Branche üblich ist. Die Zahlen stammen aus dem Schreiner- und Tischlerhandwerk, der Rechenweg gilt für jedes Gewerk. Alle Beträge netto.

Was Gemeinkosten sind

Jeder Euro, den dein Betrieb ausgibt, landet in einer von zwei Schubladen:

• Einzelkosten kannst du einem Auftrag direkt zuordnen: die Platten für diesen Schrank, die Scharniere, die Stunden, die der Geselle daran gearbeitet hat, der Glaser, der die Türen verglast.
• Gemeinkosten fallen an, egal welcher Auftrag gerade läuft: Miete, Strom, Maschinen, Fahrzeuge, Versicherungen, Steuerberater, Werbung — und alle bezahlten Stunden, die auf keinem Auftrag stehen.

Gemeinkosten sind nicht dasselbe wie Fixkosten. Fixkosten bleiben gleich, egal wie viel du arbeitest (Miete, Leasing). Gemeinkosten heißen so, weil sie sich keinem einzelnen Auftrag zuordnen lassen. Der Strom für die Formatkreissäge ändert sich mit der Arbeit, ist aber trotzdem Gemeinkosten, weil niemand ihn je Schrank misst.

Welche Kosten zu den Gemeinkosten gehören

Die folgende Liste ist zum Abhaken gedacht. Die rechte Spalte zeigt, was beim Zusammenzählen am häufigsten fehlt.

Gemeinkostenarten einer Schreinerei. Was in deiner Buchhaltung unter welcher Bezeichnung steht, kann abweichen.

Zwei Posten verdienen einen zweiten Blick:

Der Unternehmerlohn. In einem Einzelunternehmen oder einer Personengesellschaft steht dein eigener Lohn in keiner Buchhaltung und keiner betriebswirtschaftlichen Auswertung, denn er ist keine Betriebsausgabe. (In einer GmbH steht das Geschäftsführergehalt schon in den Kosten — dort nicht ein zweites Mal ansetzen.) In der Kalkulation muss er trotzdem stehen, sonst arbeitest du rechnerisch umsonst. Ansetzen solltest du, was ein angestellter Meister mit vergleichbarer Verantwortung kosten würde. Die Stunden, die du in der Werkstatt oder auf der Baustelle verkaufst, zählen zu den Fertigungslöhnen. Die Stunden im Büro, beim Aufmaß ohne Auftrag und beim Einkauf zählen zu den Gemeinkosten.

Die Lohnstunden ohne Auftrag. Ein Geselle wird für rund 1.976 Stunden im Jahr bezahlt, verkaufen kannst du davon in der Regel deutlich weniger — im Beispiel unten 1.505. Urlaub, Feiertage, Krankheit und Aufräumen kosten Lohn, ohne dass ein Kunde dafür bezahlt. Dazu kommen die Arbeitgeberanteile, 2026 zusammen rund 27 Prozent auf den Bruttolohn, je nach Krankenkasse und Berufsgenossenschaft etwas mehr oder weniger.

Gemeinkosten berechnen: Schritt für Schritt

Gerechnet wird mit den Zahlen eines ganzen Jahres, am besten aus dem letzten Jahresabschluss oder den zwölf Monatsauswertungen deines Steuerberaters. Das Beispiel ist ein kleiner Betrieb in Hessen: der Inhaber und zwei Gesellen. Alle Beträge sind Annahmen, sie zeigen den Rechenweg, nicht die Kosten eines echten Betriebs.

Schritt 1: Sachgemeinkosten zusammenzählen

Angenommene Jahreswerte für einen Betrieb mit Inhaber und zwei Gesellen.

Schritt 2: Personalkosten ohne Auftrag dazunehmen

Lohn nach dem hessischen Ecklohn 2026, 1.505 verkaufte Stunden je Geselle. Unternehmerlohn angenommen mit 60.000 € für 2.000 Arbeitsstunden im Jahr — eher eine Untergrenze, denn ein angestellter Meister kostet mit Arbeitgeberanteilen und Urlaub mehr. Davon 800 in der Werkstatt und auf der Baustelle verkauft.

Wie die 1.505 verkauften Stunden zustande kommen (Urlaub, Feiertage, Ausfall), steht Schritt für Schritt im Ratgeber Stundensatz Schreiner 2026.

Schritt 3: Die Basis bestimmen

Verkauft werden im Jahr 2 × 1.505 Gesellenstunden plus 800 Stunden des Inhabers, zusammen 3.810 Stunden. Der Lohn genau dieser Stunden ist der Fertigungslohn: 66.671,50 € für die Gesellen plus 800 h × 30,00 € = 24.000,00 € für den Inhaber, zusammen 90.671,50 €. Im Schnitt sind das 23,80 € je verkaufter Stunde, etwas mehr als der Ecklohn, weil die Inhaberstunde mit 30,00 € bewertet ist.

Zwei Wege: je Stunde oder als Zuschlag

Aus denselben Zahlen lassen sich zwei Werte rechnen. Beide sind richtig, sie beantworten nur eine andere Frage.

Weg 1: Gemeinkosten je verkaufter Stunde. Das ist der übliche Weg im Handwerk, weil am Ende ein Stundensatz herauskommt.

Mit 15 % Wagnis und Gewinn auf den Selbstkostenstundensatz sind das 86,22 € je Stunde. Für einen Betrieb dieser Größe liegt das in der üblichen Richtwert-Spanne von 75–90 €. Wer nach dem Schema der Zuschlagskalkulation rechnet, schlägt Wagnis und Gewinn stattdessen auf die gesamten Selbstkosten, also auch auf das Material, und nimmt dafür eher einen etwas kleineren Satz.

Weg 2: Gemeinkostenzuschlag auf den Fertigungslohn. Das ist der Weg der Zuschlagskalkulation, bei der du Stunden mit dem Lohn bewertest und die Gemeinkosten als Prozentsatz obendrauf legst.

Die Probe: 23,80 € Fertigungslohn je Stunde × 3,150 = 74,97 €, dieselben Selbstkosten wie auf Weg 1. Wie ein solcher Zuschlag in die Kalkulation eines Auftrags kommt, zeigt die Zuschlagskalkulation für Schreiner an einem Einbauschrank. Wichtig: Die 215,0 % gelten nur auf diesen Fertigungslohn, in dem die Inhaberstunden mit 30,00 € stecken. Wer jede verkaufte Stunde mit dem Ecklohn von 22,15 € bewertet, braucht für dieselben Kosten rund 231 %. Die Zuschlagskalkulation rechnet mit einem anderen Beispielbetrieb und 250 % — beide Sätze liegen im üblichen Bereich, deiner kommt aus deinen eigenen Zahlen.

Durchschnittliche Gemeinkosten im Handwerk

Was üblich ist, hängt stark davon ab, worauf man die Gemeinkosten bezieht. Die folgenden Werte sind Erfahrungswerte aus der Kenntnis vieler Schreinereien, bewusst gerundet, keine amtliche Statistik:

• Auf den reinen Stundenlohn bezogen liegen die Gemeinkosten oft beim Zwei- bis Dreifachen des Lohns, also bei 200 bis 300 Prozent Zuschlag. Das Beispiel oben liegt mit 215 % am unteren Rand.
• Je verkaufter Stunde kostet ein kleiner Betrieb mit durchschnittlichen Kosten heute knapp 80 € — Lohn, Gemeinkosten und Unternehmerlohn zusammen, ohne Gewinn. In den letzten Jahren ist dieser Wert um rund ein Drittel gestiegen, vor allem durch Personalkosten.
• Am Umsatz gemessen machen die Sachgemeinkosten ohne Material und ohne Personal in kleinen Schreinereien grob ein Fünftel aus. Das Material liegt meist bei rund einem Drittel des Umsatzes.
• Der Inhaber eines kleinen Betriebs verkauft oft nur gut die Hälfte der Stunden eines Gesellen. Der Rest seiner Zeit ist Gemeinkosten — und meist der größte Einzelposten.

Für andere Gewerke gilt dieselbe Richtung: Wer wenig Maschinen und Halle braucht, kommt mit einem kleineren Zuschlag auf den Lohn aus, wer viel Maschinen betreibt, braucht einen größeren. Belastbare Werte für einzelne Gewerke haben wir nicht.

Warum liest man dann manchmal Gemeinkostenzuschläge von 20 bis 60 Prozent? Weil diese Sätze sich auf eine Basis beziehen, die schon fast alles enthält. Bezieht man im Beispiel nur die 114.800 € Sachgemeinkosten auf die vollen Personalkosten samt Unternehmerlohn, kommen rund 67 % heraus. Wer noch mehr in die Basis packt, etwa schon einen Teil der Maschinen- und Raumkosten je Kostenstelle, landet bei den kleinen Sätzen, die man oft liest. Ein kleiner Satz auf den reinen Stundenlohn dagegen lässt fast alle Kosten liegen.

Vergleiche deshalb nie einen Prozentsatz, ohne die Basis zu kennen. Und nimm Durchschnitte nicht als Ziel: Ein Betrieb mit durchschnittlichen Kosten und durchschnittlichen Preisen verdient an der Stunde fast nichts.

Gemeinkosten auf Kostenstellen verteilen

Ein einziger Gemeinkostensatz für den ganzen Betrieb ist einfach und für viele kleine Werkstätten gut genug. Er hat eine Schwäche: Die Stunde an der CNC und die Stunde an der Hobelbank tragen denselben Anteil, obwohl die Maschine viel mehr kostet.

Wer genauer rechnen will, verteilt die Gemeinkosten auf Kostenstellen:

• Räume nach Fläche. Die Lackierkabine und die Werkstatt tragen ihren Anteil an Miete und Heizung, das Büro seinen.
• Maschinen dorthin, wo sie arbeiten. Abschreibung, Wartung und Strom der CNC gehören zur Kostenstelle CNC, die der Kantenanleimmaschine zur Bekantung.
• Fahrzeuge zur Montage. Transporter und Fahrzeit sind Kosten der Baustelle, nicht der Werkstatt.
• Der Rest gleichmäßig. Büro, Versicherungen und Werbung auf alle verkauften Stunden.

Teilt man dann jede Kostenstelle durch ihre eigenen Stunden, bekommt jede ihren eigenen Satz. Typische Sätze je Kostenstelle stehen auf Stundensatz berechnen als Schreiner.

Gemeinkosten senken oder besser verteilen?

Wer zu hohe Gemeinkosten je Stunde hat, denkt zuerst ans Sparen. Oft ist der größere Hebel die andere Seite der Rechnung: die verkauften Stunden. Gemeinkosten sind zum großen Teil fest. Verkauft derselbe Betrieb im Beispiel 10 Prozent weniger Stunden, bleiben Kosten und Löhne gleich, nur verteilt auf weniger Stunden. Die Selbstkosten je Stunde steigen dann von 74,97 € auf 83,30 €, also um gut 11 Prozent, ohne dass sich eine einzige Rechnung geändert hat.

Deshalb lohnt der Blick auf die Stunden, die verloren gehen: Suchen, Nacharbeit, Wartezeit auf Material, Fahrten ohne Plan, Angebote für Kunden, die nie bestellen. Jede Stunde, die du davon in eine verkaufte Stunde verwandelst, senkt die Gemeinkosten je Stunde, ohne dass du an Miete oder Maschinen sparst.

Typische Fehler bei den Gemeinkosten

1. Den eigenen Lohn vergessen. Im Einzelunternehmen steht er in keiner Auswertung. Fehlt er, sieht der Betrieb günstig aus und der Inhaber arbeitet umsonst.
2. Bezahlte Stunden statt verkaufter Stunden. Wer durch 1.976 statt durch 1.505 Stunden teilt, rechnet sich jede Stunde zu billig.
3. Prozentsätze aus fremden Quellen übernehmen. Ein Zuschlag von 30 Prozent kann richtig oder ruinös sein, je nachdem, worauf er sich bezieht.
4. Kosten doppelt rechnen. Lager und Einkauf im Materialaufschlag und noch einmal im Stundensatz. Oder die Fahrzeuge: Berechnest du die Anfahrt als eigene Position, deckt sie Kraftstoff und Fahrzeit. Leasing, Versicherung und Steuer der Transporter bleiben dann in den Gemeinkosten — aber nicht in beiden.
5. Abschreibung mit Ersatz verwechseln. In der Buchhaltung ist die Abschreibung einer alten, abgeschriebenen Maschine null. Ersetzt werden muss sie trotzdem. In die Kalkulation gehört deshalb eine kalkulatorische Abschreibung vom Wiederbeschaffungswert, auch für Maschinen, die steuerlich längst abgeschrieben sind.

Was CraftFlow damit macht

Unter Einstellungen → Meine Kosten trägst du Mitarbeitergruppen, Gemeinkosten und produktive Stunden ein, und CraftFlow rechnet daraus deinen Kostensatz je Stunde. Ob deine Sätze nach den echten Belegen, Kosten vom Konto, Löhnen und Stunden der letzten Monate noch reichen, rechnet der Stundensatz-Vorschlag im Kompass nach (ab dem Starter-Plan). Für die Rechnung auf dieser Seite brauchst du CraftFlow nicht — ein Taschenrechner und dein Jahresabschluss reichen.

Häufige Fragen