Standardtexte fürs Angebot

Die Anrede-Vorlage

Sie steht unter Einstellungen → Allgemein, weil sie für alle Dokumente gilt, und bestimmt die erste Zeile des Anschreibens. Drei Platzhalter stehen zur Verfügung: {name} für den Kundennamen, {anrede} für Herr, Frau, Familie oder Firma und {nachname} für den Nachnamen.

„Sehr geehrte/r {anrede} {nachname},“ ergibt damit „Sehr geehrter Herr Müller,“ — bei Frau oder Familie „Sehr geehrte …“. Ist im Angebot keine Anrede gewählt, lässt CraftFlow die Lücke nicht stehen, sondern zieht den Rest zusammen. Fehlt der Nachname, nimmt die Vorlage das letzte Wort des Kundennamens.

Lässt du das Feld leer, gilt „Sehr geehrte/r {anrede} {nachname},“. Fehlen Anrede oder Name, schreibt CraftFlow „Sehr geehrte Damen und Herren,“.

Für einzelne Kunden geht es auch anders: Wählst du beim Kunden eine eigene Briefanrede (etwa „Guten Tag“ oder per Du), gilt sie für diesen Kunden statt der Vorlage. Wie das geht, steht unter Kundenakte.

Einleitung, Grußformel, Zahlungskondition

Der Einleitungstext ist das Anschreiben über den Positionen. Er wird in jedes neue Angebot übernommen und ist dort im Reiter Angebot noch einmal änderbar — für den einen Kunden, dem man etwas dazuschreiben will.

Der Text unter Schluss / Grußformel steht nach den Positionen. Bleibt er leer, setzt CraftFlow „Mit freundlichen Grüßen“, darunter Inhaber und Firmenname aus deinen Firmendaten.

Die Zahlungskondition steht mit fetter Beschriftung unter der Summe. Ohne eigenen Text nimmt CraftFlow „50 % bei Auftragserteilung, 50 % nach Montage und Abnahme. Sie erhalten für jede Zahlung eine Rechnung; bitte zahlen Sie bis zu dem Datum, das darauf steht.“ — eine verbreitete Regelung, aber eben nicht zwingend deine.

Die Raten darin kommen aus dem Platzhalter {zahlungsplan}: Er setzt den Abschlagsplan des Dokuments ein, etwa „40 % bei Auftragserteilung, 40 % bei Lieferung, 20 % nach Abnahme“; {zahlungsplan_kurz} schreibt nur „40/40/20“. Beide gehen in der Zahlungskondition, in den Zahlungsbedingungen der Auftragsbestätigung und in Textbausteinen. Hat ein Dokument keinen eigenen Plan, etwa das Angebot, steht dort dein Standard-Zahlungsplan aus dem Reiter Angebot (Vorschlag: „50 % bei Auftragserteilung, 50 % nach Montage und Abnahme“).

Steht in deinem Text noch eine feste Staffel, bietet CraftFlow darunter Auf automatischen Zahlungsplan umstellen an: Du siehst vorher und nachher, geändert wird erst mit Übernehmen. Passen feste Prozente im Text nicht zum Abschlagsplan einer Auftragsbestätigung, sperrt CraftFlow PDF, Festschreiben und Versand und sagt dir, welcher Text es ist und wo du ihn änderst.

Die Widerrufsbelehrung

Sie erscheint nur, wenn die Option Widerrufsbelehrung einfügen im Angebot angehakt ist. Hinterlegst du hier keinen eigenen Text, baut CraftFlow den Standardtext mit deiner Firma, deinem Inhaber, deiner Anschrift und deiner E-Mail als Empfänger.

Der Standardtext ist eine Vorlage. Ob in deinem Geschäft überhaupt ein Widerrufsrecht besteht und wie die Belehrung lauten muss, ist eine rechtliche Frage — die kann CraftFlow dir nicht abnehmen.

Arbeitskosten vor Ort für Privatkunden (§ 35a EStG)

Auf Wunsch steht unter der Summe jedes Angebots an Privatkunden ein Satz mit den Arbeitskosten bei deinem Kunden vor Ort. Du schaltest ihn im Reiter Angebot bei Hinweis Steuerermäßigung (§ 35a EStG) mit dem Haken im Angebot anzeigen ein. Von Haus aus ist er aus.

Den Betrag rechnet CraftFlow aus deiner Kalkulation: die Montage- und Lieferzeit aller Positionen und die Position „Anfahrt“, nach Nachlass und mit Umsatzsteuer. Werkstattfertigung und Material zählen nicht, Alternativpositionen auch nicht. Steht nichts davon im Angebot, fehlt der Satz.

Der Vorschlag lautet: „Für Privatkunden: In diesem Angebot sind Arbeitskosten für Arbeiten bei Ihnen vor Ort (Anfahrt, Lieferung und Montage) von … enthalten. Werkstattfertigung und Material gehören nicht dazu. Ob und in welcher Höhe Sie diesen Betrag nach § 35a EStG steuerlich geltend machen können, klärt Ihr Steuerberater.“ Du kannst ihn im selben Feld ändern; {betrag} setzt den Betrag ein.

Der Satz steht nur im Angebot, nicht in Auftragsbestätigung und Rechnung. Für die Rechnung gibt es den Textbaustein Arbeitskosten vor Ort (siehe Rechnungen schreiben). Ist beim Kunden die Kundenart Firma oder Behörde eingetragen, entfällt der Satz. Ist keine Kundenart eingetragen oder das Angebot mit keinem Kunden verknüpft, steht er da.

CraftFlow nennt nur den Betrag. Das ist keine Steuerberatung: Ob und wie viel dein Kunde absetzen kann, klärt er mit seinem Steuerberater. Für den Wortlaut im Angebot bist du verantwortlich.

Eigene Texte je Dokumentart

Einstellungen → Dokumente ist eine Seite mit Reitern: Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung und Storno, dazu je nach Funktion Mahnung, Lieferschein, Abnahme, Stundennachweis und Bestellung. Je Reiter stehen die Texte im PDF, die E-Mail an den Kunden und die Textbausteine dieser Dokumentart.

Hellgrauer Text im Feld ist der Vorschlag von CraftFlow — leer lassen, dann gilt er. Vorschlag übernehmen kopiert ihn zum Anpassen ins Feld, Zurück auf Vorschlag leert es wieder. Jedes Dokument hat seine eigenen Vorschläge; nur Zahlungsbedingungen und Massivholz-Hinweis der Auftragsbestätigung kommen aus dem Angebot, solange dort nichts Eigenes steht. Neue Texte gelten für neue Dokumente — festgeschriebene ändern sich nie.

Am Handy lässt sich diese Seite nur ansehen. Texte und Vorgaben je Dokumentart bearbeitest du am Computer.

Absätze bleiben Absätze

In all diesen Feldern gilt: Eine Leerzeile wird zum Absatz mit Abstand, ein einfacher Zeilenumbruch zum Zeilenwechsel ohne Abstand. Genau so, wie du es ins Feld tippst, steht es später im PDF.

Unterschied zu den Textbausteinen

Was hier steht, ist die feste Struktur jedes Angebots: Anrede, Anschreiben, Grußformel, Zahlungskondition, Widerruf. Textbausteine sind etwas anderes — zusätzliche Absätze wie Ausführungszeitraum oder Materialpreisvorbehalt, die du je Angebot an- und abwählst.

Die Nummern stehen unter Allgemein

Die Nummernkreise für Angebot, Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung, Rechnung und Stornorechnung stehen unter Einstellungen → Allgemein → Nummernkreise. Vorher waren die Angebotsnummern unter Steuer & Bank und liefen über einen eigenen, zweiten Zähler.

Präfix, Stellenzahl, Startwert und Jahresbezug stellst du dort je Dokumentart ein. Was dabei zu beachten ist — und warum CraftFlow eine schon vergebene Nummer ablehnt, statt still weiterzuzählen —, steht auf der eigenen Seite dazu, unten verlinkt.

Auftragsbestätigung und Rechnungen entstehen im Projekt

Die Texte für Auftragsbestätigung, Rechnung und Storno stellst du in deren Reitern ein. Erstellt werden Auftragsbestätigung, Abschlags-, Schluss- und Stornorechnung auf der Projektseite: im Reiter Auftrag („Auftragsbestätigung erstellen“, danach je Stufe des Zahlungsplans „+ Abschlag“ bzw. „+ Schlussrechnung“) und im Reiter Rechnungen.

Im Reiter Angebot der Projektseite steht dafür der Knopf Auftragsbestätigung erstellen.

Die Anrede auf „Sehr geehrter Herr …“ umstellen

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   Einstellungen → Allgemein öffnen.

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   Ins Feld „Anrede-Vorlage“ schreiben: Sehr geehrte/r {anrede} {nachname},

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   Unten speichern.

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   Beim Kunden die Anrede wählen (unter Kunden den Kunden anklicken, dann „Bearbeiten“) und den Kunden im Angebot übernehmen — ohne Anrede und Namen kann die Vorlage nichts einsetzen.

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   Im Reiter Angebot „PDF ansehen“ klicken und die erste Zeile prüfen.

Worauf du achten solltest

• Der Einleitungstext wird beim Anlegen in das Angebot kopiert. Änderst du ihn hier, gilt er für neue Angebote — ein bereits gespeichertes behält sein eigenes Anschreiben.
• Anrede, Grußformel, Zahlungskondition und Widerrufstext werden dagegen erst beim Erzeugen des PDFs gelesen. Eine Änderung hier wirkt damit auch auf alte Angebote, sobald du deren PDF neu erzeugst.
• Die Widerrufsbelehrung erscheint nur bei angehakter Option im Angebot. Ein hinterlegter Text allein bringt sie nicht ins Dokument.
• Auch der Hinweis zu den Arbeitskosten vor Ort wird erst beim Erzeugen des PDFs gelesen. Setzt du den Haken, steht er auch in alten Angeboten, sobald du deren PDF neu erzeugst.
• Nutzt du im Angebot schon den Textbaustein „Steuervorteil für Handwerkerleistungen (§ 35a EStG)“, nimm nur eines von beiden: den Baustein oder den Haken im Angebot anzeigen. Sonst steht der Hinweis doppelt da.

Häufige Fragen