Abnahmeprotokoll für Handwerker

Abnahmeprotokoll: Vorlage als PDF —
oder gleich am Handy.

Hier bekommst du eine kostenlose Vorlage zum Ausdrucken. Oder du machst die Abnahme direkt in CraftFlow: Du gehst mit dem Kunden durch, hältst Mängel mit Foto und Frist fest, und beide unterschreiben mit dem Finger auf dem Handy. Der Kunde bekommt das PDF, und das Abnahmedatum steht am Projekt. Beim Liefern genauso: Lieferschein ohne Preise, Unterschrift, fertig.

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Kostenlose Vorlage

Abnahmeprotokoll-Vorlage
zum Ausdrucken.

Nicht jede Abnahme läuft übers Handy. Für alle, die auf Papier arbeiten wollen oder erst einmal sehen möchten, was in ein Abnahmeprotokoll gehört, gibt es die Vorlage als PDF: zwei Seiten, leere Felder, ohne Anmeldung. Vorlage herunterladen (PDF).

Drin steht, was bei der Übergabe festgehalten werden sollte:

AbschnittWas du einträgst
Angaben zum AuftragBetrieb, Kunde, Bauvorhaben, Auftrags- oder Angebotsnummer, ob die VOB/B vereinbart ist
AbnahmeterminDatum, Uhrzeit, Ort und wer für welche Seite dabei war
GegenstandGesamte Leistung oder eine Teilleistung
Festgestellte MängelZwölf Zeilen mit Beschreibung, Ort, Foto-Nummer und Frist zur Beseitigung
VorbehalteVorbehalt wegen der Mängel, Vorbehalt einer Vertragsstrafe, falls vereinbart
ErgebnisAbgenommen ohne Vorbehalt, mit Vorbehalt oder verweigert wegen wesentlicher Mängel
Bemerkungen und UnterschriftenBemerkungen des Kunden, Bemerkungen und Einwendungen des Betriebs, was übergeben wurde, Unterschrift und Name in Druckbuchstaben

Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe und ersetzt keine Rechtsberatung.

Warum sich das lohnt: Mit der Abnahme beginnt in der Regel die Verjährungsfrist für Mängelansprüche. Mängel, die bei der Abnahme bekannt sind, gehören ins Protokoll und werden dort vorbehalten — sonst kann der Kunde Rechte daraus verlieren. Und wegen unwesentlicher Mängel darf die Abnahme nicht verweigert werden.

Am Handy geht es mit CraftFlow ohne Papier: dieselben Abschnitte, dazu Fotos je Mangel, Unterschrift mit dem Finger und das PDF am Projekt. Wie das abläuft, steht weiter unten.

Die Abnahme am Handy

Was du übergibst,
ist festgehalten.

Streit um eine Macke entsteht selten am Tag der Übergabe, sondern drei Wochen später. Dann zählt, was im Protokoll steht.

Lieferschein aus der Auftragsbestätigung
Die Positionen kommen ohne Preise aus der Auftragsbestätigung. Je Position ein Häkchen „geliefert“ und die Menge; was fehlt, markierst du als „folgt“ — beim nächsten Lieferschein steht nur noch der Rest drin. Lieferadresse, Bemerkung und Fotos kommen dazu.
Unterschrift mit dem Finger
Der Kunde trägt seinen Namen in Druckbuchstaben ein und unterschreibt am Handy. Nach dem Bestätigen hat der Lieferschein eine Nummer und lässt sich nicht mehr ändern. Das PDF liegt am Projekt. Per Mail geht es gleich an den Kunden — über dein eigenes Postfach (ab Pro) oder über CraftFlow.
Abnahme in vier Schritten
Was wird abgenommen und wer ist dabei — dann die Begehung: je Mangel Beschreibung, Ort, bis zu fünf Fotos und eine Frist (Vorschlag 14 Tage), dazu Zustandsfotos ohne Mangel als Beweis. Dann das Ergebnis und die Unterschriften von Kunde und Betrieb.
Mit Vorbehalt, wenn Mängel da sind
Gibt es Mängel, ist „mit Vorbehalt“ fest angekreuzt. „Ohne Vorbehalt“ geht nur ohne Mängel, „Abnahme verweigert“ nur mit mindestens einem Mangel — dann wird daraus eine Zustandsfeststellung.
Mängel nachverfolgen
Offene Mängel stehen am Projekt unter „Vor Ort“. „Erledigt“ oder „strittig“ hängt einen Nachtrag mit Datum an, das Protokoll selbst bleibt unverändert. „Nachbesserung einplanen“ öffnet den Einsatzplan mit Projekt und Text.
Wirkt bis zur Rechnung
Liefer- und Abnahmedatum schlägt CraftFlow als Leistungsdatum der Rechnung vor. Das Mahnwesen weist auf offene Mängel oder eine fehlende Abnahme hin, und die Kundenakte zeigt, bis wann die Gewährleistung läuft — zwei Monate vor Ende mit Hinweis.

So läuft's

Drei Schritte
beim Kunden.

Am Handy, auf der Projektseite im Reiter „Vor Ort“.

1
Anlegen
„+ Abnahme“ oder „+ Lieferschein“ — die Positionen sind schon da.
2
Durchgehen
Mängel mit Foto und Frist, Lieferung mit Häkchen und Menge.
3
Unterschreiben
Kunde unterschreibt, du bestätigst, das PDF liegt am Projekt — die Abschrift geht gleich per Mail raus.

Tiefer rein

Von der Abnahme
zur Schlussrechnung.

Nach der Abnahme stellst du bei vielen Aufträgen die Schlussrechnung. Wie sie aus Auftragsbestätigung und Abschlägen entsteht, ohne dass etwas doppelt gezählt wird, steht unter Rechnungsprogramm für Schreiner.

Die Monteure, die Lieferschein und Abnahme vor Ort machen, stempeln am selben Handy ihre Zeit aufs Projekt — siehe Zeiterfassung für die Schreinerei. Und wie alles zusammenhängt, zeigt die Übersicht Ein Programm für die ganze Schreinerei.

Passt dazu

Vor OrtAbnahmeprotokoll mit Mängeln und FotosBei der Übergabe mit dem Kunden durchgehen, Mängel mit Foto und Frist festhalten, beide unterschreiben.Vor OrtLieferschein mit Unterschrift am HandyDu lieferst, der Kunde unterschreibt mit dem Finger am Handy und bekommt das PDF gleich per Mail.Vor OrtKleinaufträge & StundennachweisReparatur oder Arbeit auf Stunde ohne Angebot: Kleinauftrag anlegen, Stundennachweis am Handy unterschreiben lassen, Rechnung aus den Nachweisen machen.RatgeberEinbauschrank kalkulieren: aus der Stückliste zum PreisStückliste, Mengen, Zeiten je Arbeitsschritt, Montage nach Ausstattung — Neubau und Dachschräge durchgerechnet.

Häufige Fragen

Ist die Abnahmeprotokoll-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Die Vorlage ist ein PDF mit zwei Seiten zum Ausdrucken und Ausfüllen, ohne Anmeldung und ohne Mail-Adresse. Du kannst sie für deinen Betrieb frei verwenden.
Ist die Unterschrift am Handy rechtlich gültig?
Die Unterschrift am Handy ist eine einfache elektronische Unterschrift. CraftFlow hält die Abnahme fest — ob sie im Einzelfall rechtlich wirksam ist, entscheidet nicht die Software. Im Zweifel fragst du deinen Anwalt.
Wie kommt das PDF zum Kunden?
Nach dem Bestätigen geht die Abschrift per Mail an die E-Mail-Adresse des Kunden, die beim Unterschreiben geprüft wird — über dein eigenes Postfach (ab Pro, einmal unter Einstellungen → E-Mail & Postfach verbunden) oder über CraftFlow im Namen deines Betriebs. Über CraftFlow zählt sie in die Grenze von 30 Mails in 24 Stunden (in der Testphase 5). Du kannst auch „nicht senden“ wählen und das PDF unter „Vor Ort“ herunterladen.
Geht das auch ohne Handynetz?
Noch nicht. Für Lieferschein und Abnahme braucht das Handy derzeit Netz.
Was, wenn der Kunde bei der Lieferung nicht da ist?
Dann schließt du den Lieferschein „ohne Unterschrift“ ab und nennst den Grund — Kunde nicht da, beim Nachbarn abgestellt, Unterschrift verweigert. Ein Foto der abgestellten Ware ist dann der beste Beweis.
Sieht der Monteur Preise?
Nein. Der Lieferschein hat keine Preise, und wer nur einen Zeiterfassungs-Platz hat, sieht unter „Vor Ort“ nur die Projekte, auf denen er eingeteilt ist oder gearbeitet hat — ohne Preise. Lieferscheine und Abnahmen darf er dort selbst machen und verschicken; Teilabnahmen und Zustandsfeststellungen ohne den Kunden macht das Büro.
Kann ich die VOB/B-Abnahme damit machen?
Ist am Projekt „VOB/B vereinbart“ angehakt, verlangt CraftFlow beide Unterschriften und zeigt das Feld für Einwendungen des Auftragnehmers. Ob die VOB/B gegenüber einem Privatkunden wirksam vereinbart ist, klärt der Anwalt.

Die nächste Übergabe.
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