Zeiterfassung

Zeiterfassung für die Schreinerei —
gestempelt aufs Projekt.

Deine Leute stempeln am Handy: Kostenstelle wählen, Projekt wählen, los. Die Stunden landen dort, wo du sie brauchst — in der Nachkalkulation des Auftrags, kalkuliert gegen gebucht, während der Auftrag noch läuft. Und wer nur stempelt, sieht keine Preise.

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Was die Zeiterfassung kann

Stundenzettel weg,
Nachkalkulation dazu.

Eine Stempeluhr sagt dir, wie lange jemand da war. CraftFlow sagt dir außerdem, ob der Auftrag in der Zeit bleibt, die du kalkuliert hast.

Stempeln mit Projekt und Kostenstelle
Beim „Kommen“ fragt das Handy zuerst die Kostenstelle, dann das Projekt oder „Betrieb allgemein“. Wer tagsüber etwas anderes macht, drückt „Wechseln“; nach der Pause läuft „Weiter“ auf dem bisherigen Projekt. Werkstatt- und Montagezeit geht nur auf angenommene Aufträge, Bürozeit auch auf offene Angebote.
Kalkuliert gegen gebucht — laufend
Im Reiter „Nachkalkulation“ der Projektseite steht der laufende Stand: kalkulierte gegen gebuchte Stunden je Arbeitsbereich und je Kostenstelle, aktuell mit jedem Stempeln. Am Ende übernimmst du die Stunden mit einem Klick in den Abschluss — und ab dem Starter-Tarif lernt CraftFlow daraus für die nächste Kalkulation.
Einsatzplan und Kapazität
Im Einsatzplan teilst du am Computer jeden Mitarbeiter je Tag auf ein Projekt und eine Kostenstelle ein, mit Stunden und Notiz („Treffpunkt 7 Uhr Baustelle“). Die Kapazität zeigt sechs Wochen verfügbar gegen verplant, mit Ampel. Deine Leute sehen ihre Einsätze der nächsten 14 Tage am Handy.
Urlaub und Krankmeldung
Urlaubsanträge kommen über „Meine Arbeitszeit“ zu dir, darüber entscheidest du. Krankmeldungen siehst du in der Zeiterfassung; ruft jemand morgens an, trägst du sie selbst ein. Feiertage und Abwesenheiten zieht die Kapazität automatisch von den verfügbaren Stunden ab.
Ein eigener Platz für Gesellen
Wer nur stempeln soll, braucht keinen vollen Zugang: Den Zeiterfassungs-Platz legst du unter „Personal“ mit Name und Vertrag an und lädst per E-Mail ein. Im Pro-Tarif sind drei Zeiterfassungs-Plätze schon dabei, im Enterprise-Tarif fünf; weitere buchst du gegen Aufpreis je Platz dazu.
Gemeinkosten sichtbar
Je Monat steht da, wie viel Zeit keinem Auftrag gehört: Betrieb allgemein, Angebote, die nicht erteilt wurden, und offene Angebote — nur als Summe, nie je Person.

So läuft's

Drei Schritte
bis zur ersten Stempelung.

Eingerichtet wird einmal im Büro, gestempelt jeden Tag am Handy.

1
Personal anlegen
Name und Vertrag eintragen, per E-Mail einladen.
2
Stempeln
Am Handy: Kostenstelle, Projekt, los — auch ohne Netz.
3
Nachkalkulation
Kalkuliert gegen gebucht, laufend am Projekt.

Tiefer rein

Warum die Stunde
ans Projekt gehört.

Eine Zeiterfassung ohne Projekt beantwortet die Frage, wie lange jemand gearbeitet hat. Die wichtigere Frage ist, ob der Auftrag gehalten hat, was die Kalkulation versprochen hat. Wie CraftFlow kalkuliert und wirklich gegenüberstellt, steht unter Was der Auftrag wirklich gekostet hat.

Sobald in einem Bereich vier Projekte nachkalkuliert sind, schlägt CraftFlow ab dem Starter-Tarif einen neuen Zeitfaktor vor — nur die halbe Strecke, damit ein einzelner Ausreißer die Kalkulation nicht kippt. Mehr dazu unter Aus deinen Ist-Zeiten lernen.

Wer neben den Gesellen weitere volle Zugänge braucht, zum Beispiel fürs Büro, lädt sie unter Team ein — wie viele, hängt am Tarif — siehe Mitarbeiter einladen. Wie Zeiterfassung, Rechnung und Abnahme zusammenhängen, zeigt die Übersicht Ein Programm für die ganze Schreinerei.

Passt dazu

TeamZeiterfassung: stempeln am Handy, Urlaub und KrankmeldungDeine Leute stempeln am Handy auf Projekte, beantragen Urlaub und melden sich krank — du hast alles in der Zeiterfassung.PlanungEinsatzplan: wer an welchem Tag woran arbeitetJeden Mitarbeiter je Tag auf ein Projekt und eine Kostenstelle planen — auch zwei Mann auf einmal auf Montage.PlanungProduktion: Stückliste, Schnittplan, Zuschnitt und EtikettenAus dem Auftrag die Werkstatt-Papiere machen: Fertigungs-Stückliste, Schnittplan, Zuschnitt- und Kantenliste, Etiketten und CSV — ohne KI.TeamUrlaub und Krankmeldung: beantragen, genehmigen, im Blick behaltenDein Geselle beantragt Urlaub am Handy, du genehmigst mit einem Klick, trägst Krankmeldungen auch selbst ein — und im Kalender siehst du, wer wann fehlt.TeamPersonal anlegen: Vertrag, Regeln und AustrittWer in der Zeiterfassung steht, braucht Eintritt, Wochenstunden, Arbeitstage und Urlaubstage — dazu ein paar Regeln für den ganzen Betrieb.TeamPlätze dazubuchen: Zeiterfassungs-Platz und VollplatzMehr Leute im Betrieb? Unter Mein Plan stellst du die Zahl der Plätze ein — mehr gilt sofort, weniger zum Ende des bezahlten Zeitraums.TeamWer sieht was: Inhaber, Mitarbeiter und GesellenPreise, Löhne und Kontoumsätze sieht nicht jeder — hier steht, wer in deinem Betrieb was sieht und darf.PlanungVom Auftrag zum Montagetermin: Schritt für Schritt einplanenWunschtermin eintragen, Vorschlag übernehmen, Leute einteilen, Material bestellen — so wird aus der Zusage ein Plan.TeamGesellen-App: der Zugang für deine LeuteDein Geselle bekommt eine Einladung, legt ein Passwort fest und stempelt ab dann am Handy — ohne Preise zu sehen.PlanungErinnerungen in der ProjektlisteEin Kasten oben in der Projektliste meldet, was liegen bleibt — nach festen Regeln, ohne KI, und an deine Kunden geht nie etwas raus.PlanungAuslastung in Prozent und Wunsch-MontageterminSieh, zu wie viel Prozent deine Werkstatt in den nächsten Wochen ausgelastet ist — und lass dir vom Wunschtermin rückwärts einen Terminplan vorschlagen.PlanungKapazität: verfügbare gegen verplante StundenSechs Wochen auf einen Blick — wie viele Stunden deine Leute da sind und wie viele schon verplant sind.RatgeberNachkalkulation im Handwerk: MusterSoll gegen Ist je Kostenstelle, mit Vorlage für Excel.RatgeberStundensatz Schreiner 2026Richtwerte nach Betrieb und Region, Werkstatt und Montage, Geselle und Meister.

Häufige Fragen

Sehen meine Mitarbeiter Preise oder Kundendaten?
Preise nie. Wer einen Zeiterfassungs-Platz hat, sieht unter „Meine Arbeitszeit“ seine eigenen Zeiten, Urlaub und Krankmeldung, seine Einsätze und die Projekte, an denen er arbeitet — ohne Preise und ohne Telefon oder Adresse des Kunden. Nur wenn er beim Kunden Lieferschein oder Abnahme macht, sieht er dort Name und Lieferadresse des Kunden, die Mailadresse nur verdeckt.
Geht das Stempeln auch ohne Netz auf der Baustelle?
Ja. Ohne Netz geht das Stempeln trotzdem, die Auswahl von Projekt und Kostenstelle merkt sich das Handy.
Vergleicht CraftFlow, wer wie viel geschafft hat?
Nein. Es gibt keine Auswertung, wer wie viel geschafft hat — geplante und gestempelte Stunden werden je Person nie verglichen. Die Gemeinkosten-Zeit steht nur als Summe, nie je Person. Und in der Kapazität steht bei Abwesenheit nur „abwesend“, nie der Grund.
Was bekommt der Steuerberater?
Je Monat eine CSV mit den Monatssummen und je Person ein PDF mit dem Monat. Eine Lohnabrechnung macht CraftFlow nicht.
Ab welchem Tarif gibt es Zeiterfassungs-Plätze?
Die Zeiterfassung gibt es ab dem Pro-Tarif: Im Pro-Tarif sind drei Zeiterfassungs-Plätze schon dabei, im Enterprise-Tarif fünf; weitere buchst du gegen Aufpreis je Platz dazu (siehe Preise). In der Testphase sind bis zu fünf kostenlos.

Weniger Zettel.
Mehr Wissen pro Auftrag.

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