Abnahmeprotokoll mit Mängeln und Fotos
Das Protokoll hält fest, was abgenommen wurde, wer dabei war, welche Mängel es gibt und bis wann sie behoben werden. Mit einer Abnahme trägt CraftFlow das Abnahmedatum ein und rechnet daraus, bis wann die Gewährleistung läuft. Ob eine Abnahme rechtlich wirksam ist, entscheidet nie die Software — CraftFlow hält nur fest, im Zweifel klärt es dein Anwalt.
Vier Schritte
+ Abnahme öffnet das Protokoll. Erstens: was abgenommen wird und wer dabei ist. Zweitens die Begehung — je Mangel mit + Mangel eine Beschreibung, der Ort, bis zu 5 Fotos, ob er wesentlich ist (ja, nein, unklar) und eine Frist; vorgeschlagen sind 14 Tage. Dazu machst du Zustandsfotos ohne Mangel, als Beweis.
Drittens das Ergebnis: „ohne Vorbehalt“ geht nur ohne Mängel. Bei Mängeln ist „mit Vorbehalt“ fest angekreuzt — sonst gingen die Rechte daraus verloren. „Abnahme verweigert“ geht nur mit mindestens einem Mangel; dann wird daraus eine Zustandsfeststellung.
Viertens unterschreibt der Kunde, dann du. E-Mail-Adresse prüfen, Bestätigen.
Mit deinem eigenen Postfach (ab Pro) geht die Mail unter deiner Adresse raus. Ohne eigenes Postfach schickt CraftFlow sie im Namen deines Betriebs — dann nur an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden. Mehr dazu unter Versand über CraftFlow.
Das Abnahmedatum
Bei den Unterschriften steht das Feld Abgenommen am, bei einer Zustandsfeststellung Festgestellt am. Vorbelegt ist der heutige Tag. War die Abnahme an einem früheren Tag, wählst du diesen Tag — bis zu einem Jahr zurück, nie in der Zukunft.
Das Datum wird mit unterschrieben und steht im PDF. Nach Bestätigen lässt es sich nicht mehr ändern.
Nur bei einer Abnahme oder Teilabnahme rechnet CraftFlow ab diesem Tag die Gewährleistung. Bei einer Zustandsfeststellung — auch nach verweigerter Abnahme — steht dort: „Das ist keine Abnahme — mit diesem Tag beginnt keine Gewährleistung.“
Schritt 4 von 4, Unterschriften: das Feld „Abgenommen am“ mit dem Satz zur Gewährleistung, darunter Name und Unterschriftsfeld des Kunden. Beispielwerte aus dem Testkonto — Namen sind erfunden.
Zustandsfeststellung
Eine Zustandsfeststellung entsteht auf zwei Wegen: Der Kunde verweigert die Abnahme unter Angabe von Mängeln — dann speichert CraftFlow das Protokoll als Zustandsfeststellung. Oder der Kunde kommt zum vereinbarten Termin nicht — dann legst du im Büro + Zustandsfeststellung ohne Kunde an, trägst den vereinbarten Termin und den Tag der Einladung ein und unterschreibst allein. Der Kunde bekommt eine Abschrift per Mail.
Sie hält den Zustand mit Fotos und Mängeln fest, damit du später belegen kannst, wie es bei der Übergabe aussah. Eine Abnahme ersetzt sie nicht: CraftFlow trägt dabei kein Gewährleistungsende ein. Ob du danach die Schlussrechnung stellen kannst und ab wann Fristen laufen, sagt CraftFlow nicht — das klärt dein Anwalt.
Mängel danach erledigen
Unter Vor Ort stehen die offenen Mängel. Erledigt oder „strittig“ hängt einen Nachtrag mit Datum an — das Protokoll selbst bleibt unverändert. Nachbesserung einplanen öffnet den Einsatzplan mit Projekt und Text.
Was die Abnahme weiter bewirkt
Das Abnahmedatum schlägt CraftFlow als Leistungsdatum der Rechnung vor. Das Mahnwesen zeigt einen Hinweis, wenn Mängel offen sind oder die Abnahme fehlt — gesperrt wird dabei nichts.
In der Kundenakte steht, bis wann die Gewährleistung läuft, und zwei Monate vor dem Ende kommt ein Hinweis. Eine Mail an den Kunden geht dabei nie von selbst raus.
| Art des Auftrags | Gewährleistung (Voreinstellung) |
|---|---|
| Einbau | 5 Jahre |
| nur Lieferung | 2 Jahre |
| VOB/B vereinbart | 4 Jahre |
Am Projekt einstellbar. Die 5 Jahre gelten bei Arbeiten an einem Bauwerk — ob das zutrifft, ist im Einzelfall zu prüfen.
VOB/B
Ist am Projekt „VOB/B vereinbart“ angehakt, verlangt CraftFlow beide Unterschriften und zeigt das Feld für Einwendungen des Auftragnehmers. Ob die VOB/B gegenüber einem Privatkunden wirksam vereinbart ist, klärt dein Anwalt.
Eine Teilabnahme und die Zustandsfeststellung ohne den Kunden — wenn er nicht gekommen ist — machen nur du und Mitarbeiter mit Vollplatz, nicht wer nur einen Zeiterfassungs-Platz hat.
Monteure mit Zeiterfassungs-Platz sehen unter Vor Ort die Projekte, auf denen sie eingeteilt sind oder an einem beauftragten Projekt in Werkstatt oder Montage gestempelt haben — ohne Preise — und dürfen dort Abnahmen selbst machen und verschicken.
Worauf du achten solltest
- Bei Mängeln lässt sich „ohne Vorbehalt“ nicht wählen. Das ist Absicht.
- Das Protokoll ist nach dem Bestätigen fest. Was später passiert, steht als Nachtrag am Mangel.
- Ohne Handynetz geht es noch nicht.
Das gehört dazu
Passt dazu
Diese Seite erklärt eine Funktion. Wie Lieferschein und Abnahme am Handy zusammenspielen — und eine kostenlose Vorlage für das Abnahmeprotokoll als PDF —, steht auf Abnahmeprotokoll für Handwerker.
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