Abschlagsrechnung Handwerk: wann, wie hoch, Pflichtangaben

Du bestellst die Platten für einen Einbauschrank, zahlst den Lieferanten in vier Wochen, und der Kunde zahlt dich erst nach der Montage. Dazwischen liegen Material, Lohn und Maschinenzeit, die du aus eigener Tasche vorstreckst. Wer als kleiner Betrieb viele solcher Aufträge gleichzeitig laufen hat, merkt das auf dem Konto sehr schnell. Eine Abschlagsrechnung im Handwerk ist das Mittel, das diese Lücke schließt: Du stellst einen Teil des Preises in Rechnung, bevor der Auftrag fertig ist.

Damit das funktioniert, müssen drei Dinge stimmen: Es muss vereinbart sein, die Höhe muss passen, und die Rechnung muss korrekt aussehen. Genau darum geht es in diesem Ratgeber, mit durchgerechnetem Beispiel und einer Checkliste, die du auch ohne Software nutzen kannst.

Warum Abschläge dein Konto entlasten

Ein Betrieb kann auf dem Papier Gewinn machen und trotzdem in Geldnot geraten. Der Grund ist die Zeit zwischen Ausgabe und Einnahme. Material zahlst du früh, Lohn jeden Monat, dein Geld bekommst du am Ende. Je länger der Auftrag dauert und je teurer das Material ist, desto größer wird diese Lücke.

Abschläge helfen dabei auf drei Arten:

• Sie finanzieren das Material vor. Du bezahlst den Lieferanten nicht mit deinem Geld, sondern mit dem Geld des Kunden.
• Sie sichern dich ab. Wer eine Anzahlung geleistet hat, springt seltener kurzfristig ab.
• Sie schaffen Klarheit. Beide Seiten wissen, in welchen Schritten gezahlt wird. Das vermeidet Streit am Ende.

Wann ist ein Abschlag sinnvoll?

Nicht jeder Auftrag braucht einen. Als Orientierung hilft die Frage: Wie viel Geld muss ich vorstrecken, bevor ich etwas zurückbekomme?

• Kleine Reparatur, kurze Laufzeit: meist keine Abschlagsrechnung, eine Rechnung am Ende reicht.
• Möbel nach Maß mit teurem Material: Abschlag sinnvoll, weil Material bestellt wird, das für andere Kunden nicht verwendbar ist.
• Küche, Einbauschrank, Treppe: Abschlag in zwei oder drei Schritten, passend zu den Stufen des Auftrags.
• Langer Auftrag über mehrere Wochen oder Monate: Abschläge nach Baufortschritt.

Ob du einen Abschlag verlangen darfst, regelt zuerst dein Vertrag. Das Gesetz gibt dir beim Werkvertrag nur einen Abschlag für das, was schon geleistet ist, also nach Baufortschritt (§ 632a BGB). Dazu kann auch Material zählen, das schon angeliefert oder eigens für den Kunden gefertigt ist, wenn dem Kunden das Eigentum daran übertragen oder eine Sicherheit geleistet wird. Geld bei Auftrag, bevor du etwas geleistet hast, ist eine Vorauszahlung. Die bekommst du nur, wenn sie vereinbart ist. Baust du Möbel in der Werkstatt und lieferst sie nur, gilt oft Kaufrecht (§ 650 BGB). Dann gibt es gar keinen gesetzlichen Abschlag, nur den vereinbarten.

Bei größeren Bauverträgen mit Privatkunden gelten Sonderregeln, zum Beispiel eine Obergrenze für die Höhe der Abschläge. Für den Normalfall im Möbelbau gilt: Schreib die Zahlungsschritte in dein Angebot und in die Auftragsbestätigung. Dann ist beides klar, bevor die Arbeit beginnt.

Wie hoch darf ein Abschlag sein?

Eine einzige richtige Zahl gibt es nicht. Üblich ist, dass sich die Abschläge am Stand des Auftrags und an deinen Kosten orientieren. Zwei Fragen helfen:

1. Was habe ich bis zu diesem Punkt an Material und Arbeit eingesetzt?
2. Was ist für den Kunden dafür sichtbar oder bestellt?

Eine einfache Aufteilung für Möbel nach Maß (nur ein Beispiel, kein Standard):

Die Anteile legst du selbst fest, zum Beispiel nach dem Materialanteil im Auftrag. Wenn das Material 30 % des Preises ausmacht, ist eine erste Zahlung in dieser Größenordnung gut begründet. Wie hoch dein Materialanteil ist, siehst du in deiner Kalkulation. Wie du Material und Aufschlag richtig ansetzt, steht im Ratgeber Materialaufschlag im Handwerk.

Was muss auf einer Abschlagsrechnung stehen?

Die Abschlagsrechnung ist eine ganz normale Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Es gelten also dieselben Pflichtangaben wie bei jeder anderen Rechnung. Als Checkliste, ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

• vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• die Menge und Art der Leistung, auf die sich der Abschlag bezieht
• der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• eine vorher vereinbarte Minderung, etwa Skonto
• der Steuersatz und der darauf entfallende Betrag, oder bei Kleinunternehmern der Hinweis nach Paragraf 19 UStG
• bei Privatkunden und Arbeiten am Haus oder in der Wohnung (zum Beispiel Einbau): der Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss

Zusätzlich hat sich Folgendes bewährt:

• Der Titel „Abschlagsrechnung“ (mit Nummer des Abschlags), damit niemand sie mit der Schlussrechnung verwechselt.
• Der Bezug zum Auftrag, etwa „Abschlag 1 zu Auftrag Nr. …“.
• Ein Zahlungsziel mit Datum und deine Bankverbindung.
• Der Verweis auf die vereinbarte Zahlungsregel, zum Beispiel „gemäß Auftragsbestätigung vom …“.

Bei der Umsatzsteuer gilt: Die Umsatzsteuer auf einen Abschlag entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht, nicht erst bei der Abnahme. Das gilt auch, wenn du sonst nach vereinbarten Entgelten versteuerst (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG).

Ein Beispiel, durchgerechnet

Alle Zahlen sind eine Annahme für einen Beispielbetrieb, keine Vorgaben.

Annahme: Einbauschrank für 9.000 € netto, Umsatzsteuer 19 %. Im Angebot vereinbart sind 30 % Vorauszahlung bei Auftrag (für Material und Beschläge) und 40 % Abschlag bei Fertigstellung in der Werkstatt. Der Rest folgt mit der Schlussrechnung nach der Montage. Beide Zahlungen sind eingegangen. Im Alltag heißen oft beide „Abschlag“. Rechtlich ist die erste eine Vorauszahlung, und die gibt es nur, weil sie vereinbart ist.

Vorauszahlung, Abschlag und Schlussrechnung beim Einbauschrank (Annahmewerte).

Probe: 3.213 € + 4.284 € = 7.497 €. Und 10.710 € − 7.497 € = 3.213 €. So muss es aufgehen. Die Schlussrechnung zeigt immer den vollen Auftrag, zieht dann alle bereits gezahlten Beträge ab und nennt den Rest.

Und was bringt das dem Betrieb? Angenommen, das Material kostet 2.700 € und muss bezahlt werden, lange bevor der Schrank beim Kunden steht. Ohne Vorauszahlung streckst du die 2.700 € vor, dazu mehrere Wochen Lohn. Mit der Vorauszahlung ist das Material bezahlt, bevor die Rechnung des Lieferanten fällig wird. Der Abschlag deckt einen großen Teil des Lohns, bevor du montierst.

Wie viele Abschläge sind sinnvoll?

Zwei bis drei Abschläge reichen bei den meisten Möbelaufträgen. Jeder zusätzliche Abschlag bedeutet eine weitere Rechnung, eine weitere Zahlung, die du nachhalten musst, und einen weiteren Posten, den du in der Schlussrechnung abziehen musst. Bei sehr langen Aufträgen, etwa einer Treppe oder einer kompletten Küche mit Montage, können mehr Schritte nützlich sein. Dann sollten sie an klaren Meilensteinen hängen, die der Kunde nachvollziehen kann:

• Auftragserteilung: Das Material wird bestellt.
• Fertigung abgeschlossen: Die Möbel sind in der Werkstatt fertig und bereit zur Lieferung.
• Montage abgeschlossen: Schlussrechnung nach Abnahme.

Je klarer ein Schritt zu erkennen ist, desto weniger Diskussion gibt es über die Fälligkeit. Ein Satz wie „Abschlag 2 fällig bei Fertigstellung in der Werkstatt, Abholung oder Lieferung nach Zahlungseingang“ im Angebot schafft Klarheit für beide Seiten.

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Bleibt ein Abschlag aus, solltest du nicht abwarten. Frag freundlich nach, ob die Rechnung angekommen ist. Hilft das nicht, kannst du die Lieferung oder Montage von der Zahlung abhängig machen, wenn das vorher vereinbart war. Deshalb gehört die Zahlungsregel in den Vertrag. Bleibt es dabei, folgt der übliche Weg über Zahlungserinnerung und Mahnung. Ob und wann ein Verzug eingetreten ist, hängt vom Einzelfall ab. Mehr zum Vorgehen findest du auf der Seite Mahnwesen für Handwerker.

Häufige Fehler

1. Abschlag nicht vereinbart. Folge: Der Kunde bezahlt nur die Endrechnung und verweist auf das Angebot, in dem davon nichts steht. Lösung: Zahlungsschritte in Angebot und Auftragsbestätigung schreiben.
2. Falsche Bezeichnung. Folge: Eine Rechnung ohne Hinweis „Abschlag“ wirkt wie eine Endrechnung, und der Kunde fragt sich, warum danach noch etwas kommt.
3. Abschläge in der Schlussrechnung vergessen. Folge: Der Kunde zahlt doppelt oder reklamiert, du musst korrigieren, und das kostet Zeit und Vertrauen.
4. Umsatzsteuer vergessen oder falsch abgerechnet. Folge: Ärger mit dem Finanzamt, dazu Korrekturrechnungen. Die Umsatzsteuer der Abschläge muss in der Schlussrechnung sauber verrechnet werden.
5. Zu hohe Abschläge ohne Gegenleistung. Folge: Der Kunde fühlt sich unsicher oder verweigert die Zahlung. Steht eine hohe Vorauszahlung nur in deinen vorgedruckten Bedingungen gegenüber einem Privatkunden, kann die Klausel sogar unwirksam sein (§ 307 BGB). Wähle Abschläge, die du mit Material oder Arbeit begründen kannst, und vereinbare sie im Angebot ausdrücklich.
6. Nicht nachhalten. Folge: Ein Abschlag liegt offen, und du merkst es erst, wenn die Montage ansteht. Trage jede Zahlung ein und mahne rechtzeitig.

Was CraftFlow damit macht

In CraftFlow stellst du Abschlagsrechnungen im Projekt aus. Die Schlussrechnung nach Abschlägen zeigt unter dem Rechnungsbetrag, was abgezogen wird, und darunter den Betrag, den der Kunde noch überweist. Eingänge trägst du bei der Rechnung ein, und überfällige Rechnungen erscheinen im Mahnwesen. Abschlagsrechnungen kannst du auch als E-Rechnung ausstellen. Wie das Schritt für Schritt geht, steht auf den Seiten Rechnungen schreiben und Zahlung eintragen. Einen Überblick für Betriebe findest du unter Rechnungsprogramm für Schreiner.

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