Angebot nachfassen im Handwerk: wann und wie richtig

Das Angebot ist raus, du hast Zeit in Aufmaß und Kalkulation gesteckt, und dann kommt nichts. Keine Zusage, keine Absage, nur Funkstille. Viele Betriebe lassen es dabei bewenden. Dabei ist das Angebot nachfassen im Handwerk eine der günstigsten Arbeiten, die du im Büro erledigen kannst: ein kurzer Anruf oder eine Mail, ein paar Minuten, und du weißt, woran du bist.

Funkstille kostet nämlich doppelt. Du hast die Arbeit am Angebot schon bezahlt, mit deiner Zeit. Und du weißt nicht, ob du den Platz in der Werkstatt für diesen Auftrag freihalten sollst oder für den nächsten.

In diesem Ratgeber geht es darum, wann du nachfasst, wie du es formulierst, wie oft du nachhaken darfst und was ein Nachfass-Anruf rechnerisch wert sein kann. Alles so, dass du es auch ohne Software sofort umsetzen kannst.

Warum Nachfassen über Gewinn oder Verlust entscheidet

Ein Angebot ist keine Bestellung. Es ist eine Einladung, die der Kunde annehmen kann, aber nicht muss. Und zwischen Angebot und Entscheidung passiert beim Kunden eine ganze Menge, von dem du nichts mitbekommst:

• Das Angebot liegt im Postfach und ist zwischen anderen Mails untergegangen.
• Der Kunde wartet noch auf ein zweites oder drittes Angebot.
• Er hat eine Frage, traut sich aber nicht, sie zu stellen.
• Der Preis ist zu hoch, und er weiß nicht, wie er das sagen soll.
• Der Termin passt nicht, und er hat es nicht angesprochen.

Bei keinem dieser Punkte hilft Abwarten. Bei allen hilft ein kurzes Gespräch. Wer nachfasst, holt nicht nur Aufträge zurück, sondern bekommt ehrliche Antworten: Was hat den Ausschlag gegeben? Das ist Wissen für das nächste Angebot.

Dazu kommt ein Planungsvorteil. Eine klare Absage ist besser als ein Angebot, das monatelang als „vielleicht“ in der Auftragsplanung herumhängt.

Vorher: die Frist gehört ins Angebot

Das Nachfassen beginnt beim Schreiben des Angebots. Wenn im Angebot ein klares „Gültig bis“ steht, hast du einen natürlichen Anlass, dich zu melden, und der Kunde weiß, dass die Preise nicht unbegrenzt gelten. Das ist bei Material wichtig, weil Preise sich ändern.

Ohne Frist gilt nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch im Grundsatz eine angemessene Zeit, in der der Kunde antworten kann. Wie lang die ist, hängt vom Einzelfall ab. Das ist genau der Grund, warum du eine Frist hineinschreiben solltest.

Sinnvoll sind außerdem diese Angaben im Angebot:

• Ansprechpartner und Telefonnummer, damit der Kunde dich leicht erreicht.
• Ein klarer nächster Schritt, etwa „Wenn Sie zustimmen, schicke ich Ihnen die Auftragsbestätigung“.
• Ein Hinweis auf den Termin, zum Beispiel, bis wann du den Auftrag einplanen kannst.

Wann du ein Angebot nachfassen solltest

Es gibt keine Regel, die für jeden Betrieb passt. Als Orientierung hilft die Größe des Auftrags: Je mehr Geld und Planung dahinterstecken, desto länger braucht der Kunde für die Entscheidung. Lass ihm dann ein paar Tage mehr, bevor du dich meldest.

Orientierungswerte, keine Vorgabe. Passe sie an deine Kunden und deine Region an.

Wichtiger als der genaue Tag: Melde dich überhaupt, und zwar bevor die Frist abläuft oder der Termin knapp wird.

Die Zeit vor dem Wochenende nutzen

Viele Kunden entscheiden am Wochenende zu Hause mit der Familie. Ein Anruf am Donnerstag oder Freitag trifft sie häufig mit offenen Fragen an, die sie am Wochenende besprechen können. Das ist eine Beobachtung aus dem Alltag, kein Messwert. Probiere es aus und halte fest, was bei deinen Kunden funktioniert.

Anruf, Mail oder Nachricht?

Alle drei Wege funktionieren. Entscheidend ist, was du bisher mit dem Kunden vereinbart hast.

Der Anruf ist meist der direkteste Weg. Du bekommst sofort eine Antwort, hörst den Ton und kannst Fragen klären. Er passt vor allem bei größeren Aufträgen. Nachteil: Du erreichst den Kunden nicht immer.

Die Mail ist unaufdringlich und lässt dem Kunden Zeit. Sie passt, wenn ihr bisher per Mail geschrieben habt. Nachteil: Sie wird leichter übersehen.

Die Kurznachricht passt nur, wenn der Kunde sie selbst benutzt hat. Halte sie kurz und freundlich.

Drei Formulierungen, die funktionieren

Kein Text muss lang sein. Wichtig ist, dass der Kunde sich nicht unter Druck gesetzt fühlt und dass er mit einem Satz antworten kann.

1. Die freundliche Nachfrage

Guten Tag Herr/Frau …, ich wollte kurz nachfragen, ob Sie mein Angebot vom … erhalten haben und ob noch Fragen offen sind. Ich helfe gern weiter.

2. Der Anlass mit Frist

Guten Tag …, mein Angebot für … gilt noch bis zum … . Ich wollte mich melden, bevor die Frist abläuft: Soll ich den Termin für Sie einplanen, oder gibt es noch etwas zu klären?

3. Die ehrliche Absage-Chance

Guten Tag …, zu meinem Angebot vom … habe ich noch nichts von Ihnen gehört. Falls es nicht passt, ist das völlig in Ordnung. Mir hilft eine kurze Rückmeldung, damit ich meine Planung anpassen kann. Gern auch, woran es gelegen hat.

Die dritte Formulierung klingt mutig, bringt aber oft die ehrlichsten Antworten. Wer sich nicht gedrängt fühlt, sagt eher, was ihn stört: den Preis, den Termin, das Material.

Wenn du den Kunden siezt, bleib beim Sie, wenn ihr euch duzt, beim Du. Wechsel die Anrede nie mitten in der Beziehung.

Wie oft darfst du nachhaken?

Faustregel: zweimal, dann ist gut. Der erste Kontakt ist die freundliche Nachfrage. Der zweite, einige Tage später oder vor Fristende, ist der Hinweis auf Frist oder Termin. Danach ist die Entscheidung beim Kunden.

Hilfreich ist, den Kontakt im Projekt zu vermerken: wann du nachgefragt hast, was der Kunde gesagt hat, was als Nächstes passiert. Sonst weißt du nach drei Wochen nicht mehr, ob du schon dran warst.

Ein Beispiel, durchgerechnet

Alle Zahlen sind eine Annahme für einen Beispielbetrieb, keine Marktwerte und keine Versprechen.

Annahme: Ein kleiner Schreinerbetrieb hat zehn Angebote offen, jedes über etwa 6.000 € netto. Der Betrieb fasst bei allen nach, jeweils zehn Minuten Zeit. Durch die Gespräche kommt ein zusätzlicher Auftrag zustande. Zum Vergleich: Der Büro-Stundensatz liegt in der Annahme bei 70 €, der Deckungsbeitrag beim Auftrag bei 25 %, also das, was nach Material und Lohn für Gemeinkosten und Gewinn übrig bleibt.

Beispielrechnung mit angenommenen Werten.

Die Rechnung zeigt nicht, dass Nachfassen immer einen Auftrag bringt. Sie zeigt, wie klein der Aufwand im Verhältnis zum möglichen Ertrag ist:

Selbst wenn es in deinem Betrieb seltener klappt: Auch die Absagen sind wertvoll, weil sie deine Planung klarer machen.

Häufige Fehler

1. Gar nicht nachfassen. Folge: Du weißt nicht, woran du bist, und verlierst Aufträge, die mit einer Antwort auf eine offene Frage zu retten gewesen wären.
2. Zu früh und zu oft. Folge: Der Kunde fühlt sich gedrängt und springt ab. Ein Anruf am Tag nach dem Versand wirkt schnell aufdringlich.
3. Nur über den Preis reden. Folge: Du lässt den Preis fallen, obwohl der Grund ein anderer war, zum Beispiel der Termin oder eine offene Frage.
4. Nichts festhalten. Folge: Du fragst doppelt nach oder vergisst ein Angebot ganz.
5. Keine Frist im Angebot. Folge: Das Angebot hängt ewig in der Schwebe, und du hast keinen guten Anlass, dich zu melden.
6. Beleidigt reagieren, wenn es ein Nein ist. Folge: Der Kunde kommt nie wieder. Ein freundliches „Danke für die Rückmeldung“ hält die Tür offen.

Was CraftFlow damit macht

Wenn du ein Angebot aus CraftFlow per Mail verschickst, vermerkt CraftFlow den Versand. Sieben Tage später (voreingestellt, du kannst die Tage einstellen) meldet sich ein noch offenes Angebot oben in der Projektliste im Kasten Erinnerungen als „Nachfassen“, mit einem fertigen Text. Den kannst du im Mailprogramm öffnen, kopieren, auf später legen oder als erledigt markieren. CraftFlow schickt dabei nie selbst etwas an deine Kunden. Mehr dazu: Angebot versenden und nachfassen und Erinnerungen. Wie du ein Angebot von Anfang an sauber aufbaust, steht auf der Seite Angebot schreiben für Handwerker.

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