Kalkulationsprogramm Schreiner: 10 Fragen vor dem Kauf

Ein Kalkulationsprogramm für Schreiner kaufst du nicht für die Vorführung, sondern für den hundertsten Einbauschrank. Ob es taugt, zeigt sich nicht am schönen PDF. Es zeigt sich daran, ob der Preis am Ende die Stunden bezahlt, die in der Werkstatt und auf der Baustelle wirklich anfallen.

Wie schnell eine kleine Ungenauigkeit ins Geld geht, zeigt eine einfache Rechnung. Annahme: Das Programm verschätzt sich bei jedem Auftrag um drei Stunden nach unten, dein Satz liegt bei 80 € netto. Das sind 240 € je Auftrag. Bei zehn Aufträgen im Monat fehlen 2.400 €, im Jahr 28.800 €. Beim Kauf merkt das niemand. Es fällt erst in der Nachkalkulation auf, wenn überhaupt.

Dieser Ratgeber ist eine Checkliste aus Sicht der Werkstatt: zehn Fragen, die du jedem Anbieter stellst, bevor du unterschreibst, und ein Testlauf mit einem eigenen, abgerechneten Auftrag. Die Fragen funktionieren für jedes Programm, egal von wem es kommt. Sie gelten genauso, wenn du ein Kalkulationsprogramm für Tischler suchst.

Warum die Wahl über deine Marge entscheidet

Ein Programm rechnet so, wie es gebaut ist. Was es nicht kennt, lässt es weg, und was du nicht änderst, übernimmt es aus seinen Startwerten. Die Startwerte werden so unbemerkt zu deinen Preisen.

Bei Schreinern ist das heikler als in vielen anderen Gewerken. In einem Einbauschrank stecken Plattenware, Maschinenzeit, Oberfläche und Montage. Diese Blöcke kosten pro Stunde nicht dasselbe: Eine Stunde an der CNC trägt Anschaffung und Wartung der Maschine mit, eine Stunde Montage beim Kunden nicht. Ein Programm, das alles mit einem Satz rechnet, macht maschinenlastige Möbel zu billig und montagelastige zu teuer.

Dazu kommt die Spanne bei den Sätzen selbst. Als Richtwert liegen Stundensätze für Handwerksbetriebe mit zwei bis fünf Leuten bei 75 bis 90 € netto, größere Betriebe mit CNC eher bei 85 bis 100 €. Woher dein eigener Satz kommt, rechnet der Ratgeber Stundensatz berechnen Schritt für Schritt vor. Das Programm muss diese Zahl nur sauber übernehmen, und zwar je Kostenstelle.

Die 10 Fragen an jedes Kalkulationsprogramm

Geh die Fragen mit dem Anbieter oder in der Testphase der Reihe nach durch. Ein „Ja, aber nur im großen Paket“ ist auch eine Antwort, schreib sie dir auf.

1. Rechnet es mit mehreren Stundensätzen je Kostenstelle?

Planung, Zuschnitt, Bekantung, CNC, Oberfläche, Zusammenbau, Montage: Jede dieser Stellen sollte ihren eigenen Satz haben. Frag auch, was passiert, wenn du eine Maschine nicht hast. Ohne Kantenanleimmaschine wird die Kante trotzdem gemacht, nur von Hand und mit mehr Zeit. Ein gutes Programm verschiebt die Arbeit dann, statt sie wegzulassen.

2. Lässt sich der Materialaufschlag je Warengruppe einstellen?

Der Aufschlag bezahlt Bestellen, Abholen, Lagern und Verschnitt. Eine Standardplatte vom Lager macht weniger Arbeit als eine Sonderbestellung in Massivholz. Als Richtwert reichen bei Standardplatten und Zukaufteilen 15 bis 20 %, bei Massivholz und Sonderbestellungen eher 25 bis 35 %. Ein einziger Prozentsatz für alles ist bei einem der beiden immer falsch. Mehr dazu im Ratgeber Materialaufschlag im Handwerk.

3. Rechnet es mit deinen Einkaufspreisen?

Mitgelieferte Preislisten sind ein Anfang. Entscheidend ist, ob du die Preise deines Händlers hinterlegen kannst und ob das Programm sie bei der nächsten Kalkulation auch nimmt. Frag, wie aufwendig es ist, einen Preis zu ändern, wenn der Händler aufschlägt.

4. Hält es Werkstatt, Oberfläche, Montage und Anfahrt getrennt?

Diese Blöcke gehören getrennt kalkuliert, sonst siehst du nie, wo das Geld bleibt. Die Oberfläche wird am häufigsten unterschätzt: Ein Lackaufbau aus Grundierung und zwei Decklacken mit Zwischenschliff liegt als Richtwert bei 35 bis 55 Minuten je Quadratmeter. Bei der Montage gilt im Altbau mit schiefen Wänden ein Puffer von 25 bis 30 %. Ein Programm, das Montage nur als Prozentsatz auf das Möbel rechnet, kann das nicht abbilden.

5. Woher kommen die Zeitwerte, und kann ich sie anpassen?

Jedes Programm bringt Zeitwerte mit, ob als Tabelle oder als Vorschlag einer KI. Frag, worauf sie beruhen und wie du sie an deinen Betrieb anpasst. Zwei Werkstätten mit denselben Maschinen brauchen für denselben Schrank unterschiedlich lange. Wenn eine KI kalkuliert: Fragt sie nach, wenn eine Angabe fehlt, die den Preis verändert, etwa furniert oder lackiert, Neubau oder Altbau? Oder rät sie still?

6. Lernt es aus der Nachkalkulation?

Ohne Rückmeldung aus der Praxis wird keine Kalkulation besser. Frag, ob du nach dem Auftrag die echten Stunden eintragen kannst und was dann damit passiert. Bleiben sie nur in einer Liste stehen, oder fließen sie in die nächste Kalkulation ein? Wie eine Nachkalkulation ohne Programm aussieht, zeigt der Ratgeber Nachkalkulation im Handwerk.

7. Sieht der Kunde nur, was er sehen soll?

Deine Kalkulation enthält Einkaufspreise, Aufschläge und Sätze. Im Angebot an den Kunden haben die nichts verloren. Prüf im Test, ob Kundentext und interne Kalkulation sauber getrennt sind und ob das Angebot so aussieht, wie du es selbst rausschicken würdest.

8. Wie kommt die Kalkulation weiter?

Aus dem Angebot wird eine Auftragsbestätigung, später eine Rechnung. Frag, ob das Programm das selbst kann oder ob du die Zahlen abtippst. Wenn du eine Branchensoftware behältst: Gibt es einen Export, etwa als Excel-Datei oder CSV? Wenn du an Ausschreibungen teilnimmst: Kann es GAEB lesen und zurückgeben?

9. Geht es auch auf der Baustelle?

Viele Angebote entstehen direkt nach dem Aufmaß. Wenn du dafür erst ins Büro musst, bleibt das Angebot liegen. Prüf, ob das Programm auf dem Handy läuft und ob du dort mehr kannst als nur ansehen.

10. Was kostet es wirklich, und wie kommst du wieder raus?

Rechne nicht den Monatspreis, sondern die Kosten über drei Jahre, mit allen Nutzern, die du brauchst. Frag nach Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist und Testphase. Und frag, wie du deine Daten wieder herausbekommst, wenn du wechselst: in welchem Format, mit welchem Aufwand.

Der Praxistest: ein abgerechneter Auftrag als Messlatte

Die zehn Fragen sortieren aus. Ob ein Programm für deinen Betrieb rechnet, zeigt erst ein Test mit einem echten Auftrag. Nimm einen, den du schon abgerechnet und nachkalkuliert hast. Beschreib ihn dem Programm so, wie du ihn vor dem Angebot kanntest, nicht mit dem Wissen von heute. Dann vergleichst du je Phase.

Annahme Beispielbetrieb, Einbauschrank 2 lfm, raumhoch, Dekor, Neubau mit geraden Wänden

Die Werte im Beispiel liegen im üblichen Rahmen: Als Richtwert braucht ein raumhoher Einbauschrank 4 bis 6 Stunden Werkstatt je Laufmeter, die Montage im Neubau 1,5 bis 2,5 Stunden je Laufmeter. Die Werkstatt hat das Programm im Beispiel ordentlich getroffen. Büro und Montage nicht.

Bei 80 € je Stunde (Annahme) fehlen hier 4 Stunden, also 320 € in einem einzigen Angebot. Die wichtigere Frage ist aber nicht, ob der erste Vorschlag stimmt. Wichtig ist, ob du ihn so einstellen kannst, dass der nächste stimmt. Genau dafür sind die Fragen 1, 5 und 6 da.

Als zweite Probe hilft eine Faustregel. Ein mittleres Dekormöbel liegt als Richtwert bei etwa 1.000 € netto je Laufmeter, ohne Montage. Ein Schrank mit 2 lfm landet also grob bei 2.000 € plus Montage. Liegt das Programm weit daneben, frag nach, woher der Unterschied kommt. Die Faustregel ersetzt keine Kalkulation, sie zeigt nur, ob etwas grob schiefläuft. Wie man einen Einbauschrank sauber aus der Stückliste rechnet, steht im Ratgeber Einbauschrank kalkulieren.

Häufige Fehler bei der Auswahl

• Nach dem schönsten Angebots-PDF entscheiden. Folge: Das Programm sieht gut aus und rechnet schlecht. Das Layout lässt sich fast überall anpassen, eine falsche Rechenlogik nicht.
• Die Startwerte übernehmen. Folge: Du kalkulierst mit Sätzen und Aufschlägen, die jemand anderes für einen anderen Betrieb gewählt hat. Trag deine eigenen Zahlen ein, bevor du das erste echte Angebot rausschickst.
• Nur mit einem ausgedachten Projekt testen. Folge: Du weißt nicht, ob die Zahlen stimmen, weil du keinen Vergleich hast. Ein abgerechneter Auftrag ist die einzige ehrliche Messlatte.
• Einen Mischsatz akzeptieren. Folge: Du verdienst an CNC-lastigen Möbeln zu wenig und bist bei Montage-Aufträgen zu teuer. Beides merkst du erst in der Nachkalkulation.
• Den Ausstieg nicht klären. Folge: Kunden, Angebote und Preise stecken in einem Programm fest, das du eigentlich loswerden willst.

Was CraftFlow damit macht

CraftFlow ist ein Kalkulationsprogramm für Schreiner und Tischler, gebaut von einem Schreinermeister, und du kannst es mit genau diesen zehn Fragen prüfen. Es rechnet mit 15 Kostenstellen, jede mit deinem eigenen Satz (Einstellungen → Kostenstellen), mit einem Materialaufschlag je Materialgruppe, der bei 30 % startet und den du änderst (Einstellungen → Warenaufschläge), und ab Starter passt die Kalibrierung unter Einstellungen → Meine Zeiten die Zeitwerte an deinen Betrieb an. Fehlt Material oder ein Maß ganz, fragt es nach. Alles andere rechnet es mit begründeten Annahmen. Nach dem Auftrag trägst du im Projekt im Reiter Nachkalkulation die echten Stunden ein. Sind in einem Bereich vier Projekte nachkalkuliert, schlägt CraftFlow ab Starter unter Einstellungen → Meine Zeiten einen neuen Zeitfaktor vor. Die KI macht Vorschläge, entscheiden tust du, und ein CAD ist es nicht. Den Testlauf von oben kannst du 14 Tage kostenlos mit allen Funktionen machen. Wie die Rechnung an einem Einbauschrank aussieht, steht auf der Seite Kalkulationsprogramm für Schreiner.

Häufige Fragen