Nachkalkulation im Handwerk: Muster mit Soll-Ist-Vergleich

Eine Kalkulation ist eine Schätzung. Ob sie gestimmt hat, zeigt erst die Nachkalkulation: Nach dem Auftrag stellst du die tatsächlichen Stunden und das tatsächliche Material dem gegenüber, was du kalkuliert hattest. Ohne diese Rückmeldung wird keine Kalkulation besser — man wiederholt dieselben Fehler nur mit mehr Erfahrung. Diese Seite zeigt ein Muster für den Soll-Ist-Vergleich je Kostenstelle, einen Einbauschrank vollständig nachgerechnet und eine Vorlage, die du in Excel nachbauen kannst. Alle Beträge netto.

Was die Nachkalkulation ist

Im Handwerk unterscheidet man drei Kalkulationen, je nachdem, wann gerechnet wird:

Drei Zeitpunkte, dieselben Kostenstellen. Die Nachkalkulation funktioniert nur, wenn die Vorkalkulation dieselbe Gliederung hat.

Die Nachkalkulation ist dabei kein Buchhaltungsthema. Sie beantwortet zwei Fragen aus der Werkstatt: Hat sich dieser Auftrag gelohnt? Und: Was muss ich beim nächsten ähnlichen Auftrag anders schätzen?

Was du erfassen musst

Damit Soll und Ist vergleichbar sind, brauchst du auf der Ist-Seite dieselbe Gliederung wie in der Kalkulation:

• Stunden je Kostenstelle oder Arbeitsschritt. Aufmaß und Planung, Werkstatt, Oberfläche, Lieferung und Montage getrennt. Eine Gesamtzahl wie „31 Stunden“ verrät nicht, wo die Zeit geblieben ist.
• Material laut Lieferantenrechnung. Nicht der Preis aus der Kalkulation, sondern was wirklich bezahlt wurde, inklusive nachgekaufter Teile.
• Fremdleistungen. Glaser, Elektriker, Lackierbetrieb laut Rechnung.
• Fahrten. Wie oft wart ihr auf der Baustelle, statt wie oft war geplant?
• Nachträge. Was der Kunde zusätzlich bestellt hat, gehört auf beide Seiten: in die Kalkulation als Nachtrag und in die Ist-Zeit. Sonst sieht ein bezahlter Mehraufwand aus wie ein Fehler.

Für die Stunden reicht ein Stundenzettel je Auftrag, auf dem jeder Mitarbeiter täglich in Viertelstunden einträgt, woran er gearbeitet hat. Genauer muss es nicht sein. Wichtig ist, dass es täglich passiert: Die Stunden eines Auftrags weiß man ein paar Tage lang genau und danach nie wieder.

Muster: Einbauschrank nachkalkuliert

Das Beispiel ist der Einbauschrank über zwei Laufmeter aus der Zuschlagskalkulation für Schreiner: weiße Dekorspanplatte, vier Drehtüren, Neubau. Kalkuliert waren 20 Stunden und 518,00 € Material, der Kunde hat zum Festpreis von 2.360,82 € netto bestellt (in der Praxis würde man runden, hier bleibt der kalkulierte Betrag stehen). Die Ist-Werte sind angenommen, sie zeigen typische Abweichungen.

Schritt 1: Stunden, Soll gegen Ist

Soll aus der Vorkalkulation, Ist angenommen. „Prüfen“ steht, wo die Ist-Zeit über 120 Prozent der Soll-Zeit liegt.

In der Summe liegt der Auftrag mit 115 % noch unter der Warnschwelle. Erst der Blick je Kostenstelle zeigt, dass die Montage um die Hälfte überzogen ist. Genau deshalb gehört die Nachkalkulation je Kostenstelle gemacht, nicht nur in der Summe.

Schritt 2: Material, Soll gegen Ist

Ist laut Lieferantenrechnungen. Die Abweichung ist eine nachgekaufte Platte nach dem Bohrfehler.

Schritt 3: Was die Abweichung kostet

Bewertet wird mit denselben Sätzen wie in der Vorkalkulation: 22,15 € Stundenlohn mit 250 % Gemeinkostenzuschlag, also 77,53 € Selbstkosten je Stunde, und 15 % Materialgemeinkosten.

Nachkalkulation des Beispielschranks. Jede Zeile auf den Cent gerundet.

Drei Stunden mehr kosten hier 232,58 €, die nachgekaufte Platte mit Materialgemeinkosten 51,75 €. Zusammen machen sie aus geplanten 214,62 € Wagnis und Gewinn einen Verlust von 69,71 €. Bei einem kleinen Auftrag reichen wenige Stunden, um den ganzen Gewinn zu verbrauchen.

Streng genommen kostet eine Mehrstunde keine zusätzliche Miete. Bei voller Werkstatt fehlt sie aber für den nächsten Auftrag, und genau dort hätte sie ihren Anteil an Miete, Maschinen und Büro verdienen müssen. Deshalb bewertet man sie mit dem vollen Selbstkostensatz.

Abweichungen auswerten: die 120-Prozent-Regel

Kleine Abweichungen gehören zum Handwerk. Ein brauchbares Warnsignal ist: Liegt die Ist-Zeit einer Kostenstelle über 120 Prozent der Soll-Zeit, stimmt etwas nicht. Dann lohnt die Frage nach dem Warum:

Häufige Ursachen und die Stellschraube für das nächste Angebot.

Im Beispiel war die Decke im Neubau schief, die Blende musste vor Ort angepasst werden. Der übliche Altbau-Puffer hätte hier nicht gegriffen, weil es ein Neubau war. Daraus folgt für das nächste Angebot keine höhere Werkstattzeit, sondern ein Puffer auf die Montage oder ein Hinweis im Angebot, dass Anpassarbeiten an schiefen Decken nach Aufwand berechnet werden.

Wichtig ist die Unterscheidung: Läuft die Zeit regelmäßig über, ist die Zeitschätzung zu knapp, nicht der Stundensatz zu niedrig. Bleibt die Zeit im Rahmen und am Jahresende trotzdem nichts übrig, liegt es am Satz. Wie du den Satz prüfst, steht auf Stundensatz berechnen als Schreiner, welche Kosten in ihn gehören, im Ratgeber Gemeinkosten im Handwerk berechnen.

Nachkalkulation in Excel: Vorlage zum Nachbauen

Die Vorlage ist schnell selbst gebaut. Leg ein Tabellenblatt an, mit den Überschriften in Zeile 1 und ab Zeile 2 einer Zeile je Arbeitsschritt oder Kostenstelle:

Aufbau für Excel oder ein anderes Tabellenprogramm. Spalte E als Prozent formatieren. In deutschem Excel trennen Semikolons die Angaben in einer Formel.

Darunter in Zeile 8 die Summe: =SUMME(B2:B7) in Spalte B und entsprechend in C, D und G, dazu =C8/B8 in Spalte E — wenn deine Schritte wie im Beispiel in den Zeilen 2 bis 7 stehen. Spalte H meldet auch in der Summenzeile erst ab 120 Prozent, deshalb immer die einzelnen Zeilen ansehen. Das Material kommt mit Abstand darunter, damit es nicht in die Stundensummen rutscht: B10 Soll in Euro, C10 Ist in Euro laut Rechnung, D10 =C10-B10 und G10 =D10*1,15 bei 15 % Materialgemeinkosten.

Mit den Zahlen aus dem Beispiel muss in der Summenzeile bei D 3 Stunden und bei G 232,59 € stehen — einen Cent mehr als oben, weil der Satz in F auf den Cent gerundet ist. Das ist deine Probe, ob die Formeln stimmen.

Vom Ergebnis zum besseren Angebot

Die Nachkalkulation ist nur so viel wert wie das, was danach passiert. Drei Gewohnheiten machen den Unterschied:

1. Sofort nach der Abnahme. Solange alle noch wissen, warum die Montage länger gedauert hat. Zehn Minuten direkt nach der Montage sind mehr wert als eine Stunde Suchen am Jahresende.
2. Auch die guten Aufträge. Wer nur die Ausreißer nachrechnet, sieht nur die Ausreißer. Aufträge, die unter der Soll-Zeit blieben, zeigen, wo du zu vorsichtig schätzt und Aufträge an günstigere Mitbewerber verlierst.
3. Richtwerte anpassen, nicht nur ärgern. Jede Abweichung über der Warnschwelle endet mit einer Änderung: am Richtwert, an der Checkliste fürs Aufmaß oder am Text im Angebot.

Nachkalkulation und Deckungsbeitrag

Die Rechnung oben zieht vom Erlös die vollen Selbstkosten ab. Das Ergebnis sagt: Hat der Auftrag seinen vollen Anteil getragen? Der Deckungsbeitrag fragt anders: Was bleibt nach Material und Löhnen übrig, um Miete, Maschinen und Büro zu bezahlen?

Für die Lohnkosten zählen hier nicht der reine Stundenlohn, sondern die vollen Lohnkosten je verkaufter Stunde: 36,83 €, also Ecklohn mit Arbeitgeberanteilen, Urlaub, Feiertagen und Ausfallzeiten, hergeleitet auf Stundensatz Schreiner 2026. Es ist derselbe Betrieb wie oben, nur anders aufgeteilt. Im Beispiel: 2.360,82 € Erlös − 563,00 € Material (Einkauf) = 1.797,82 € Deckungsbeitrag 1. Davon ab 23 h × 36,83 € = 847,09 € Lohnkosten, bleiben 950,73 € Deckungsbeitrag 2. Der Auftrag hat also Material und Löhne bezahlt und rund 950 € zu den Gemeinkosten beigetragen, nur nicht genug für seinen vollen Anteil. Ein Auftrag mit negativem Ergebnis kann trotzdem besser sein als eine leere Werkstatt. Ein Betrieb, der viele solche Aufträge hat, verdient aber am Jahresende nichts.

Typische Fehler bei der Nachkalkulation

1. Nur die Summe vergleichen. Mehrzeit in der Montage und Minderzeit in der Werkstatt heben sich in der Summe auf und verstecken beide Fehler.
2. Stunden aus dem Gedächtnis. Wer am Monatsende schätzt, schätzt die Kalkulation nach, nicht die Wirklichkeit.
3. Nachträge vergessen. Bestellte Mehrarbeit auf der Ist-Seite, aber nicht auf der Soll-Seite, sieht aus wie ein Kalkulationsfehler.
4. Mit dem Verkaufssatz bewerten. Wer Ist-Stunden mit dem Stundensatz bewertet, den der Kunde bezahlt, zieht seinen eigenen Gewinn als Kosten ab. Bewertet wird mit den Selbstkosten.
5. Keine Folgen. Eine Nachkalkulation, die in der Schublade landet, kostet nur Zeit.

Was CraftFlow damit macht

In CraftFlow fragt im Projekt der Reiter Nachkalkulation nach dem Auftrag vier Zeiten ab — Büro, Werkstatt, Oberfläche, Montage (Lieferung zählt zur Montage) — dazu das tatsächliche Material, und stellt beides der Kalkulation gegenüber. Gröber als das Muster oben, dafür schnell ausgefüllt. Daraus rechnet CraftFlow den Deckungsbeitrag mit deinem Kostensatz aus Meine Kosten, und aus den Ist-Zeiten entstehen Vorschläge für deine Zeitfaktoren. Für das Muster auf dieser Seite brauchst du CraftFlow nicht — ein Tabellenblatt reicht.

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