Meine Kosten — was eine Stunde wirklich kostet

Einzelposten statt Sammelprozent

Die verbreiteten Aufstellungen arbeiten mit einem Block „Lohngemeinkosten 70,8 %“. Diese Zahl ist zweierlei: undurchschaubar und nicht nachbaubar. Addiert man alle amtlichen Arbeitgeberanteile, kommt man auf rund 26,6 % — woher die übrigen Prozentpunkte stammen, steht nirgends.

CraftFlow rechnet den Satz deshalb aus seinen Bestandteilen: Was kostet ein Mitarbeiter im Jahr (Lohn, Zusatzlöhne, Arbeitgeberanteile)? Wie viele Stunden sind davon verrechenbar (bezahlt minus Urlaub, Krankheit, Feiertage, Schule)? Das eine geteilt durch das andere ist der Personalkostensatz. Dazu kommen die Gemeinkosten je Stunde — zusammen die Selbstkosten. Plus Wagnis und Gewinn ergibt den Verkaufssatz.

Das hat drei Vorteile: Du siehst, woraus dein Satz besteht; ein einzelner veralteter Wert lässt sich austauschen, ohne alles neu zu denken; und die Rechnung stimmt auch dort, wo die Pauschale nicht passt — etwa bei 38 statt 40 Wochenstunden oder ohne Jahressonderzahlung.

Beispielwerte aus der Voreinstellung, jeder einzeln überschreibbar. Auf den Inhaber fallen keine Arbeitgeberanteile an — seine Beiträge trägt er ganz allein und stehen deshalb als eigene Felder da. Die sonstigen Personalkosten sind Arbeitskleidung, Schulungen und Ähnliches.

Die Voreinstellung ist ein Betrieb mit sieben Köpfen

Ein frisches Konto bekommt kein leeres Formular, sondern einen durchgerechneten Betrieb: Inhaber, vier Gesellen, ein Azubi im zweiten Lehrjahr und eine Bürokraft. Die Aufteilung folgt der Größenklasse II des Bundesbetriebsvergleichs (5 bis 9,9 Beschäftigte, Durchschnitt 7,2), auf ganze Menschen gerundet.

Das ist mehr als Kosmetik: Die Gemeinkosten verteilen sich auf die Köpfe. Bei einem Ein-Mann-Betrieb lag die Preisuntergrenze der Vorgabe bei 87,86 €, bei sieben Köpfen liegt sie bei 63,45 €. Der Unterschied entscheidet, ob die voreingestellten Kostenstellen ihre Kosten überhaupt tragen können. Der Ein-Mann-Betrieb bleibt in zwei Klicks erreichbar — Kopfzahl der anderen Gruppen auf 0 stellen.

Beispielwerte der Voreinstellung — nicht die Zahlen irgendeines echten Betriebs. Der Azubi kommt auf rund zwei Drittel der Gesellenstunden, weil 40 Schultage und 30 Tage Unterweisung abgehen. Die Bürokraft arbeitet, aber ihre Zeit steht auf keiner Rechnung: Ihre Kosten wandern in die Gemeinkosten.

Der Inhaber ist kein Geselle

Ein Angestellter kostet Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile. Ein Inhaber kostet das, was er privat braucht: Entnahme, Krankenkasse und Altersvorsorge trägt er ganz allein. Wer sich selbst mit einem Gesellenlohn einsetzt, unterschlägt den Unterschied zwischen einem Lohn und dem, wovon er lebt — bei rund 1.500 verrechenbaren Stunden sind zehn Euro Abweichung je Stunde fünfzehntausend Euro, die in keinem einzigen Angebot auftauchen.

Die Entnahme ist die folgenreichste Zahl der ganzen Maske. Zwischen 3.000 und 6.500 Euro im Monat liegt fast eine Verdopplung des Stundensatzes. Eine zu niedrige Vorgabe ist deshalb nicht die vorsichtige, sondern die gefährliche Wahl.

Die 710 produktiven Stunden des Inhabers sind ein Drittel seiner Anwesenheit — so weist es der Betriebsvergleich für einen Sieben-Mann-Betrieb aus. Zwei Drittel gehen für Angebote, Kundentermine, Verwaltung und Materialbestellung drauf: Arbeit, die kein Kunde bezahlt und die fast jede Kalkulation vergisst.

Wer die Mitarbeiter auf 0 stellt und die 710 Stunden stehen lässt, verteilt seine gesamten Kosten auf ein Drittel der Zeit — gemessen springt die Preisuntergrenze dann von 69,96 € auf 185,64 €. CraftFlow ändert das nicht selbst, sondern sagt, woran es liegt: Ohne Mitarbeiter und unter 50 % produktivem Anteil kommt ein Hinweis, und umgekehrt bei vier oder mehr Mitarbeitern und über 80 %.

Die Gemeinkosten als Liste zum Abhaken

Ein einziges Feld „Gemeinkosten im Jahr“ ist ehrlicher als ein Prozentsatz, aber wer es aus dem Bauch füllt, vergisst die Hälfte: Entsorgung, Fortbildung, Berufsgenossenschaft, Bankgebühren, Softwaremieten. Eine Liste erinnert — das ist ihr ganzer Zweck.

Jeder Posten hat zwei Zahlen: einen Sockel, der unabhängig von der Kopfzahl anfällt, und einen Betrag je Kopf. Eine Halle braucht eine Grundfläche, egal ob einer oder sieben darin arbeiten — aber jeder Weitere braucht seinen Platz dazu. Trägst du einen eigenen Jahresbetrag ein, sticht er die Formel, und der Posten wächst nicht mehr mit.

Personal steht hier bewusst nicht drin, auch nicht das der Bürokraft: Löhne stehen bei den Gruppen und kommen von dort in die Rechnung. Hier stünden sie ein zweites Mal.

Beispielwerte der Voreinstellung — jeder Posten ist überschreibbar oder abschaltbar. Die Rechnung lautet Sockel plus Betrag je Kopf mal Köpfe: rund 55.000 € für einen Einmannbetrieb, rund 208.000 € für acht Köpfe. Ein eigener Betrag sticht die Formel, auch die Null — wer keine Fahrzeuge hat, bekommt bei jedem neuen Mitarbeiter nicht wieder welche.

Der Prozentsatz ist nur der Notnagel

Es gibt weiterhin den klassischen Weg, die Gemeinkosten als Zuschlag auf den Lohn zu rechnen. Er greift aber nur, wenn weder die Liste noch ein eigener Jahresbetrag gefüllt ist — und die Vorgabe steht bei 125 %, nicht bei den üblichen 140 %.

Der Grund ist kein Rechenfehler, sondern ein Denkfehler in der Methode: Ein Zuschlag auf den Lohn bleibt bei jeder Betriebsgröße gleich, während die echten Gemeinkosten je Stunde mit dem Betrieb sinken — Miete, Maschinen und Fahrzeug verteilen sich auf mehr Köpfe.

Deshalb ist die Liste die Vorgabe und der Prozentsatz nur der Ersatz. Beim Inhaber rechnet der Zuschlag außerdem nicht mit seiner Entnahme, sondern mit einem Vergleichslohn: Der Zuschlag bildet ab, wie viel Infrastruktur ein Arbeitsplatz braucht — entnimmt der Chef 2.000 € mehr, steigt seine Miete nicht mit.

Die Gegenprobe, die eine Buchhaltung nie liefert

Am Ende der Maske steht die Rechnung rückwärts: Bei so vielen produktiven Stunden im Jahr musst du rund so viel Umsatz machen, um auf deine Kosten zu kommen. Wer sich bei den produktiven Stunden oder den Gemeinkosten vertut, merkt es hier — und zwar bevor er Monate damit kalkuliert.

Daneben steht immer der Gemeinkostenbetrag in Euro. „140 Prozent“ sagt niemandem etwas, „50.236 € Gemeinkosten im Jahr“ schon: Wer seine Halle und seinen Transporter kennt, sieht sofort, ob das hinkommt. Über 60.000 € je Kopf kommt zusätzlich eine Warnung — sie verbietet nichts, du sollst die Zahl nur einmal gesehen haben.

In zwanzig Minuten auf die eigenen Zahlen

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   Einstellungen → Meine Kosten öffnen. Oben stehen die Mitarbeitergruppen mit der Voreinstellung eines Sieben-Mann-Betriebs.

   
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   Die Kopfzahlen auf deinen Betrieb bringen. Wer keine Bürokraft hat, stellt sie auf 0 — ihre Kosten fallen damit aus den Gemeinkosten heraus.

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   Beim Inhaber die Entnahme eintragen, mit der du privat wirklich hinkommst. Dazu Krankenkasse und Altersvorsorge, beides in voller Höhe.

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   Die nicht verrechenbaren Tage des Inhabers prüfen. Stehst du selbst den ganzen Tag in der Werkstatt, müssen sie deutlich herunter.

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   Bei den Gesellen den Stundenlohn und die Wochenstunden anpassen, bei Azubis das Lehrjahr.

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   Die Gemeinkostenliste von oben nach unten durchgehen. Bei jedem Posten, dessen echten Jahresbetrag du kennst, die eigene Zahl eintragen; was du nicht hast, abschalten.

   
7. 7

   Ganz unten die Gegenprobe lesen: Passt der nötige Jahresumsatz zu dem, was du wirklich machst? Wenn nicht, liegt der Fehler oben.

   

Worauf du achten solltest

• Die Vorgabe beschreibt einen Betrieb mit sieben Köpfen. Wer sie ungeprüft stehen lässt und allein arbeitet, bekommt Zahlen, die zu seinem Betrieb nicht passen — in beide Richtungen.
• Der produktive Anteil des Inhabers hängt an den nicht verrechenbaren Tagen. Werden sie nicht mit der Kopfzahl heruntergezogen, verteilen sich die Kosten auf viel zu wenige Stunden und der Satz wird unrealistisch hoch.
• Ein Gemeinkostenposten mit eingetragener 0 heißt „habe ich nicht“, ein leeres Feld heißt „rechne es mir aus“. Das ist nicht dasselbe.
• „Meine Kosten“ sieht und ändert nur der Inhaber des Betriebs — hier stehen Löhne und deine Entnahme. Ein eingeladener Mitarbeiter sieht stattdessen einen Hinweis; seine Kalkulation rechnet trotzdem mit deinen Stundensätzen.
• Die Zahlen des Betriebsvergleichs sind aus 140 Betrieben erhoben und validiert, aber regional (Bayern) und aus dem Jahr 2020, mit einem angenommenen Inflationsausgleich hochgerechnet. Sie sind ein Vorschlag, keine Wahrheit.