Anfahrtskosten Handwerker berechnen: Fahrzeit oder km

Vier Montagetage, 40 Kilometer bis zur Baustelle, zwei Mann im Wagen. Das sind 320 Kilometer Fahrstrecke und rund 6,4 Stunden reine Fahrzeit, pro Kopf. Wer die Anfahrtskosten als Handwerker berechnen will und die Fahrt "irgendwo in der Montage" versteckt, zahlt sie am Ende aus eigener Tasche. Bei zwei Personen sind das schnell mehr als zwölf bezahlte Stunden, die nirgends im Angebot stehen.

Das Problem ist selten die Rechnerei. Das Problem ist, dass die Fahrt im Alltag nicht auffällt: Man lädt ein, fährt los, montiert, fährt zurück. Erst in der Nachkalkulation merkt man, dass der Auftrag weniger gebracht hat als gedacht.

In diesem Beitrag rechnest du die Anfahrt in zwei Wegen durch, nach Fahrzeit und nach Kilometern. Du siehst, wann welcher Weg passt, was in eine Anfahrtspauschale gehört und welche Fehler am meisten kosten. Alles lässt sich mit Zettel und Taschenrechner lösen.

Warum Anfahrt eine eigene Position ist

Eine Fahrt zur Baustelle ist keine Montagezeit und kein Material. Sie hat eigene Kosten: Lohn für die Stunden im Wagen, Kraftstoff, Verschleiß, Versicherung und die Zeit, die für andere Aufträge fehlt. Steckt all das irgendwo im Montagepreis, passieren zwei Dinge.

Erstens kann der Kunde die Fahrt nicht erkennen. Er vergleicht deinen Montagepreis mit dem eines Betriebs, der näher dran sitzt, und du siehst teurer aus, obwohl du nur ehrlicher bist. Zweitens verschwimmt dein eigener Blick. Du weißt nicht mehr, ob die Montage gut lief oder ob die Fahrt den Gewinn aufgefressen hat.

Dazu kommt ein fachlicher Grund: Die Anfahrt hängt vom Ort ab, nicht von der Größe des Möbels. Ein kleiner Einbauschrank 60 Kilometer entfernt verursacht dieselbe Fahrt wie eine große Küche am selben Ort. Würdest du die Fahrt prozentual auf die Montage legen, würde die Küche zu viel und der Schrank zu wenig tragen.

Die zwei Wege: Fahrzeit oder Kilometer

Grundsätzlich gibt es zwei übliche Wege, die Anfahrt zu berechnen. Beide sind richtig, aber sie rechnen Verschiedenes ab.

Abrechnung nach Fahrzeit

Du rechnest, wie lange die Fahrt dauert, und bezahlst sie wie Arbeitszeit. Dazu brauchst du die Entfernung, ein realistisches Durchschnittstempo und deinen Stundensatz für die Montage.

Der Vorteil: Der Lohn der Mitarbeiter im Wagen ist gedeckt. Der Nachteil: Fahrzeug, Kraftstoff und Verschleiß sind nur dann gedeckt, wenn dein Stundensatz sie schon enthält. Wie du das prüfst, steht im Beitrag Stundensatz berechnen als Schreiner.

Abrechnung nach Kilometern

Du nimmst einen Kilometersatz und multiplizierst ihn mit der gefahrenen Strecke. Im Nahbereich lassen viele Betriebe einige Kilometer je Strecke frei, die Freikilometer.

Der Vorteil: Das Angebot ist leicht zu verstehen, und jeder Kunde kennt Kilometergeld. Der Nachteil: Ein üblicher Kilometersatz deckt in der Regel das Fahrzeug, aber nicht die Lohnstunden der Leute im Wagen. Wer nur Kilometer berechnet, schenkt die Fahrzeit her, außer der Kilometersatz ist bewusst so hoch angesetzt, dass er sie mit trägt.

Fahrten, Personen und Montagetage

Die Entfernung ist nur ein Faktor. Mindestens genauso wichtig ist, wie oft ihr fahrt und wer im Wagen sitzt.

• Anzahl der Fahrten: Bei vier Montagetagen sind es oft vier Hin- und Rückfahrten, nicht eine. Bleibt das Team auf der Baustelle über Nacht, ist es anders. Plane vorher, wie du es machen willst.
• Personen im Wagen: Fahren zwei Leute, laufen zwei Lohnstunden pro Fahrtstunde. Das wird am häufigsten vergessen.
• Zusatzfahrten: Material nachholen, Beschläge besorgen, ein Termin für den Aufmaß-Besuch vorab. Der Aufmaßtermin ist eine eigene Fahrt und gehört in die Rechnung, auch wenn der Auftrag später nicht zustande kommt, dann als Kosten des Angebots.
• Fahrzeug: Ein Transporter mit Hänger verbraucht anders als ein Pkw. Wer für beides denselben Satz nimmt, rechnet falsch.

Wie viele Fahrten es werden, schätzt am besten der, der die Montage plant. Wer das Angebot schreibt, sollte also kurz an den Ablauf denken: Wie viele Tage, wie viele Leute, wann ist die Küche geliefert?

Was in die Anfahrtspauschale gehört

Manche Betriebe rechnen lieber eine Pauschale pro Auftrag oder pro Entfernungsstufe. Das ist einfach zu erklären und schnell zu schreiben, setzt aber voraus, dass du die Pauschale vorher einmal ordentlich durchgerechnet hast.

In eine Anfahrtspauschale gehören:

1. Fahrzeit der Personen im Wagen, bezahlt zum Montage-Stundensatz,
2. Fahrzeugkosten: Kraftstoff, Verschleiß, Versicherung, Anteil am Fahrzeug,
3. Mehraufwand wie Parken in der Innenstadt oder Maut,
4. Ein Puffer für Stau und Umwege, nicht für Großzügigkeit.

Nicht hinein gehören das Ein- und Ausladen. Das ist Lieferung und hat seine eigene Zeit. Wer Laden, Tragen und Fahren in einer Zeile mischt, kann später nicht mehr sagen, wo der Aufwand wirklich lag.

So prüfst du, ob deine Anfahrt stimmt

Ob der Ansatz passt, siehst du erst nach dem Auftrag. Notiere deshalb bei jeder Montage, wie oft ihr tatsächlich gefahren seid und wie lange die Fahrten dauerten. Vergleiche das nach der Montage mit dem, was im Angebot stand.

1. Stand die Fahrt als eigene Zeile im Angebot?
2. Wie viele Fahrten waren geplant, wie viele wurden es?
3. Wie viele Personen saßen im Wagen?
4. Wie lang war die echte Fahrzeit im Vergleich zum angenommenen Tempo?

Nach fünf bis zehn Aufträgen kennst du deine echten Werte. Dann musst du nicht mehr schätzen, sondern rechnest mit dem, was dein Betrieb wirklich braucht.

Ein Beispiel, durchgerechnet

Zahlen in der Tabelle sind eine Annahme, kein Richtwert für deinen Betrieb.

Annahme: Beispielbetrieb mit zwei Personen im Montagewagen. Die Baustelle liegt 40 km entfernt. Montiert wird an vier Tagen, jeden Tag Hin- und Rückfahrt. Durchschnittstempo 50 km/h. Montage-Stundensatz 68 €. Kilometersatz 0,90 €. Freikilometer: 10 km je Strecke.

Dieselbe Baustelle, zwei Rechenwege (Annahmen).

Die Rechnung dahinter: 40 km ÷ 50 km/h = 0,8 h je Richtung, hin und zurück 1,6 h, vier Tage 6,4 h, mal zwei Personen 12,8 h, mal 68 € = 870,40 €. Beim Kilometerweg: 30 abrechenbare km je Strecke, zweimal, vier Tage = 240 km, mal 0,90 € = 216 €.

Der Unterschied von 654,40 € ist kein Rechenfehler. Er zeigt, was passiert, wenn der Kilometersatz nur das Fahrzeug trägt und die Lohnstunden nicht. Willst du nach Kilometern abrechnen und trotzdem die Fahrzeit decken, müsste der Satz in diesem Beispiel bei rund 3,63 € je abrechenbarem Kilometer liegen (870,40 € ÷ 240 km).

Häufige Fehler

• Anfahrt in der Montage versteckt. Folge: Der Kunde sieht die Fahrt nicht, du siehst sie auch nicht. Bei weiten Baustellen sieht dein Angebot zu teuer aus, bei nahen zu billig, und die Nachkalkulation erklärt dir den Verlust nicht.
• Fahrzeit nicht bezahlt. Folge: Die Lohnstunden im Wagen laufen, ohne dass irgendwo Erlös dagegensteht. Bei zwei Personen und mehreren Tagen kommen schnell mehrere hundert Euro im Jahr zusammen.
• Nur eine Person gerechnet. Folge: Die Anfahrt ist um die Hälfte zu niedrig.
• Hin und zurück vergessen. Folge: Auch das halbiert die Kosten. Besonders gern bei Kilometern, wenn man die "Entfernung zur Baustelle" aus dem Navi übernimmt.
• Alte Pauschale weitergeführt. Folge: Kraftstoff und Löhne ändern sich, die Pauschale von vor drei Jahren nicht. Prüfe sie einmal im Jahr.
• Jede Zusatzfahrt kostenlos. Folge: Nachlieferungen und Termine vor Ort werden zum stillen Verlust. Leg fest, welche Fahrten im Preis sind und welche extra kommen.

Was CraftFlow damit macht

CraftFlow setzt beim neuen Angebot die Position "Anfahrt" selbst. Du hinterlegst in den Firmendaten die Postleitzahl deines Betriebs und wählst, ob nach Zeit oder nach Kilometern abgerechnet wird, samt Freikilometern. Die Entfernung rechnet CraftFlow aus den beiden Postleitzahlen, als Näherung, nicht als Routenplanung. Die KI schätzt nur, wie viele Fahrten oder Montagetage es braucht. Du hast das letzte Wort und änderst die Position wie jede andere. Wie das im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite Anfahrt in CraftFlow.

Häufige Fragen