Auslastung Schreinerei planen: Stunden richtig rechnen
Auslastung Schreinerei planen: verfügbare gegen verplante Stunden rechnen, mit Beispiel über sechs Wochen und typischen Fehlern.
Der Kunde fragt: "Können Sie im Januar liefern?" Du schaust kurz auf die Werkstatt, denkst an die Aufträge, die laufen, und sagst zu. Drei Wochen später fehlen dir 40 Stunden, zwei Termine rutschen, und ein Kunde ruft an. Wer die Auslastung seiner Schreinerei planen will und dabei nur nach Gefühl rechnet, bezahlt das mit Terminen, Überstunden und Nerven.
Dabei ist die Rechnung einfach: Du stellst die verfügbaren Stunden den verplanten Stunden gegenüber. Aufwendig ist nur, die beiden Zahlen ehrlich zu bestimmen. Urlaub, Krankheit, Büro und Feiertage fressen mehr Zeit, als man im Kopf hat.
In diesem Beitrag rechnest du die Auslastung Schritt für Schritt: erst die verfügbaren Stunden je Woche, dann die verplanten Stunden aus deinen Aufträgen, dann ein durchgerechnetes Beispiel über sechs Wochen. Am Ende weißt du, wann du einen neuen Auftrag annehmen kannst und wann nicht. Alles geht mit Tabelle und Taschenrechner.
Warum die Auslastung über Termine und Gewinn entscheidet
Eine Schreinerei lebt davon, dass die Werkstatt gleichmäßig läuft. Ist sie zu leer, laufen Lohn und Miete ohne Erlös. Ist sie überbucht, kippen Liefertermine, die Qualität leidet, und du bezahlst Überstunden oder fährst Kunden gegen die Wand.
Das Tückische: Beides sieht von außen gleich aus. Wer viele Aufträge hat, wirkt ausgelastet. Aber viele Aufträge heißt nicht, dass die Stunden auch da sind. Zwei große Küchen können mehr Stunden fressen als sechs kleine Schränke.
Verfügbare Stunden je Woche rechnen
Die verfügbaren Stunden sind nicht die Stunden, die im Arbeitsvertrag stehen. Es sind die Stunden, die wirklich für Aufträge in der Werkstatt und auf der Montage bereitstehen. Dafür rechnest du in vier Schritten:
- Sollzeit je Person und Woche. Bei einer Vollzeitstelle zum Beispiel die vereinbarten Wochenstunden.
- Produktiver Anteil. Der Gesellen-Anteil liegt meist nahe an 100 Prozent. Beim Inhaber ist er oft deutlich niedriger, weil Büro, Kunden und Einkauf Zeit brauchen.
- Abzüge. Feiertage, Urlaub, Krankheit, Berufsschule und Fortbildungen.
- Summe über alle Personen.
Der produktive Anteil
Wer im Büro sitzt, baut nichts. Das klingt banal, wird aber ständig vergessen. Wenn der Inhaber als volle Werkstattkraft gerechnet wird, obwohl er zwei Drittel seiner Zeit im Büro und beim Kunden verbringt, steht die Auslastung im Plan niedriger, als sie in der Wirklichkeit ist.
Abwesenheit
Urlaub ist meist planbar, Krankheit nicht. Hinterlege für Urlaub die echten Tage, für Krankheit einen kleinen Puffer. Wer im Plan jede Woche mit 100 Prozent der Mannschaft rechnet, ist überrascht, sobald die erste Erkältung durch die Werkstatt geht.
Verplante Stunden aus Aufträgen
Die verplanten Stunden kommen aus deinen Kalkulationen. Jede Position hat Arbeitszeit, und die Summe je Auftrag ist die Zahl, die du auf die Wochen verteilst.
Drei Regeln helfen:
- Stunden dort einplanen, wo sie wirklich anfallen. Zuschnitt und Fertigung in der Werkstattwoche, Montage in der Montagewoche, nicht alles auf einmal.
- Büro zählt nicht. Planung, Angebot und Abrechnung sind Arbeit, aber sie belegen nicht die Werkstatt.
- Nur beauftragte Aufträge zählen voll. Offene Angebote sind eine Möglichkeit, keine Zusage. Du kannst sie als zweite Spalte "falls alle zusagen" daneben führen, ohne sie in die Prozente einzurechnen.
Wie genau die Stunden stimmen, hängt von deiner Kalkulation ab. Wenn die Zeiten dort zu knapp sind, ist auch der Plan zu knapp. Mehr dazu im Beitrag zur Zuschlagskalkulation für Schreiner.
Ein Beispiel, durchgerechnet
Alle Zahlen sind eine Annahme, keine Vorgabe für deinen Betrieb.
Annahme: Beispielbetrieb mit vier Personen. Drei Gesellen mit je 40 Stunden Sollzeit und 100 Prozent produktivem Anteil. Der Inhaber hat 40 Stunden Sollzeit, davon 40 Prozent in der Werkstatt, also 16 Stunden. Das ergibt 3 × 40 + 16 = 136 verfügbare Stunden in einer vollen Woche.
| Woche | Besonderheit | Verfügbar | Verplant | Auslastung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | alle da | 136 h | 118 h | 87 % |
| 2 | ein Geselle im Urlaub | 96 h | 104 h | 108 % |
| 3 | derselbe Geselle im Urlaub | 96 h | 90 h | 94 % |
| 4 | ein Geselle zwei Tage krank | 120 h | 84 h | 70 % |
| 5 | alle da | 136 h | 60 h | 44 % |
| 6 | alle da | 136 h | 40 h | 29 % |
| Summe | 720 h | 496 h | 69 % |
Verfügbare und verplante Stunden über sechs Wochen (Annahmen).
Die Rechnung für Woche 2: 136 h − 40 h Urlaub = 96 h verfügbar. Verplant sind 104 h. 104 ÷ 96 = 1,08, also 108 Prozent. Die Summe über alle sechs Wochen: 496 ÷ 720 = 0,69, also 69 Prozent.
Der Durchschnitt von 69 Prozent sieht gut aus. Er verschweigt aber, was der Wochenplan zeigt: Woche 2 ist überbucht, Woche 1 und 3 sind sehr voll, und die Wochen 5 und 6 haben viel Luft. Ein neuer Auftrag mit 80 Stunden passt in die Wochen 5 und 6 (zusammen noch 172 Stunden frei), nicht in die Wochen davor.
Wann kannst du einen neuen Auftrag annehmen?
Mit den Wochenzahlen beantwortest du die Frage Schritt für Schritt:
- Stunden des neuen Auftrags aus der Kalkulation nehmen, getrennt nach Werkstatt und Montage.
- Freie Stunden je Woche bestimmen: verfügbar minus verplant.
- Den Auftrag rückwärts vom Wunschtermin legen. Montage zuerst, davor ein Puffer, davor die Fertigung. Bei lackierten Oberflächen kommt Trockenzeit dazu.
- Prüfen, ob eine Woche über die Grenze kommt. Sinnvoll ist es, nicht bis 100 Prozent zu planen, sondern einen Puffer zu lassen, zum Beispiel bei 85 Prozent, für Nacharbeit, Krankheit und Eilaufträge. Welche Grenze für dich passt, ist eine Annahme, die du selbst festlegst.
- Dem Kunden den Termin nennen, den der Plan hergibt, nicht den, den er sich wünscht.
Passt der Wunschtermin nicht, hast du drei Wege: später liefern, mehr Stunden bereitstellen (Überstunden, Aushilfe) oder den Auftrag ablehnen. Welchen du wählst, ist deine Entscheidung. Wichtig ist, dass du sie vor der Zusage triffst und nicht danach.
Den Plan im Alltag aktuell halten
Ein Plan, der einmal gemacht wurde und dann in der Schublade liegt, nützt nichts. Schau jede Woche kurz hinein, am besten am Montagmorgen: Welche Aufträge sind dazugekommen, welche haben sich verschoben, wer fällt aus? Zehn Minuten reichen.
Halte außerdem fest, wie viele Stunden ein Auftrag am Ende wirklich gebraucht hat. Liegen deine Kalkulationen regelmäßig darunter, stimmt auch die Auslastung nicht, denn dann sind mehr Stunden verplant, als im Plan stehen. Mit jedem abgeschlossenen Auftrag wird dein Plan genauer.
Häufige Fehler
- Alle Personen mit 100 Prozent gerechnet. Folge: Die Auslastung wirkt zu niedrig, du sagst zu viel zu, und die Termine kippen.
- Urlaub und Feiertage nicht abgezogen. Folge: Eine Woche mit Feiertag hat plötzlich weniger Stunden, als der Plan annimmt. Genau dort entstehen Überstunden.
- Nur den Durchschnitt betrachtet. Folge: Überbuchte Wochen verschwinden zwischen leeren Wochen.
- Büro in die Werkstattstunden gerechnet. Folge: Die Werkstatt ist voller, als sie im Plan aussieht.
- Zu knappe Kalkulationszeiten. Folge: Aufträge brauchen länger als geplant, und der Plan stimmt nicht mehr. Hier hilft ein Blick in die Nachkalkulation: Wie viele Stunden wurden wirklich gebraucht?
- Offene Angebote als sicher gerechnet. Folge: Der Plan wirkt voll, obwohl nur ein Teil der Angebote zusagt, und du lehnst Aufträge ab, die du hättest annehmen können.
Was CraftFlow damit macht
CraftFlow zeigt dir die Auslastung je Woche oder Monat in Prozent, auf der Seite Kapazität. Gerechnet wird mit den eingeplanten Stunden geteilt durch die verfügbaren, abzüglich Feiertagen, Urlaub und Krankheit. Den produktiven Anteil stellst du je Person ein. Trägst du am Projekt einen Wunschtermin ein, schlägt CraftFlow rückwärts einen Terminplan vor. Eingeplant wird nur, was du übernimmst. Die Auslastung gehört zum Plan Pro. Mehr dazu auf der Seite Auslastung in CraftFlow und unter Kapazität.
Häufige Fragen
Wie plane ich die Auslastung meiner Schreinerei?
Rechne pro Woche die verfügbaren Stunden aus Sollzeit, produktivem Anteil und Abwesenheit. Stelle ihnen die verplanten Stunden aus deinen beauftragten Aufträgen gegenüber. Das Verhältnis ist die Auslastung. Schau dir die Wochen einzeln an, nicht nur den Durchschnitt.
Wie viele Stunden sind pro Woche wirklich verfügbar?
Weniger als die Sollzeit im Vertrag. Von ihr gehen Büroanteile, Feiertage, Urlaub, Krankheit und Berufsschule ab. Beim Inhaber ist der Werkstattanteil oft deutlich niedriger als bei den Gesellen. Wie viel es in deinem Betrieb ist, findest du am besten über ein paar Wochen Zeiterfassung heraus.
Wann kann ich einen neuen Auftrag annehmen?
Wenn in den Wochen, in die der Auftrag passen müsste, genug freie Stunden bleiben und keine Woche über deine Grenze kommt. Lege den Auftrag vom Wunschtermin rückwärts: Montage, Puffer, Fertigung. Passt es nicht, nenne dem Kunden den Termin, den der Plan hergibt.
Welche Auslastung ist gut?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Viele Betriebe planen mit einem Puffer unter 100 Prozent, damit Krankheit und Nacharbeit nicht sofort den Termin kippen. Welche Grenze für dich passt, hängt von deinem Betrieb ab. Eine Zeiterfassung hilft dir, sie aus deinen echten Zahlen abzuleiten, mehr dazu auf der Seite Zeiterfassung für die Schreinerei.