Stundensatz-Vorschlag: aus deinen echten Kosten

Kosten ohne Beleg markieren

Im Kontoabgleich beim Abgang Zuordnen / ignorieren … öffnen, Kosten ohne Beleg wählen, dazu die Kostenart (etwa „Miete Werkstatt“, „Leasing Fahrzeug“, „Versicherung“) und die Umsatzsteuer (0, 7 oder 19 %), dann Als Kosten markieren.

Oben im Reiter Bank schlägt CraftFlow im Kasten Kosten ohne Beleg Abgänge vor, die regelmäßig kommen — nach festen Regeln: gleicher Empfänger, ähnlicher Betrag, mindestens drei Monate. Markiert wird nie von selbst. Die Kostenart kommt aus „wie letztes Mal“ oder aus Stichwörtern im Namen.

Material, Fremdleistung und gekaufte Maschinen gehen hier nicht — dafür braucht es einen Beleg. Leasing für Maschinen und Geräte geht. Im Stundensatz-Vorschlag steht es unter So ist gerechnet → „Gemeinkosten je Bereich“ als eigene Gruppe Maschinen und Geräte (Leasing).

Darlehen, Bankgebühren und Kfz-Steuer

Bei einer Darlehensrate zählt nur der Zinsanteil. Die Tilgung zahlt den Kredit zurück und zählt nicht als Kosten. Markiere die Rate mit der Kostenart Darlehensrate (nur der Zinsanteil zählt). Im Kompass trägst du dann beim Stundensatz-Vorschlag unter Darlehen – nur der Zinsanteil zählt einmal je Darlehen ein, wie viel jeder Rate Zinsen sind. Das geht in Euro je Rate oder in Prozent. Die Zahl steht im Tilgungsplan deiner Bank.

Ohne diese Angabe zählt die Rate gar nicht, und bei den Lücken steht „Zinsanteil fehlt“.

Bankgebühren zählen mit, sobald du sie im Kontoabgleich mit dem Grund „Bankgebühr“ ignorierst. Einen Beleg brauchen sie nicht. Die Kfz-Steuer hat eine eigene Kostenart, vorbelegt ohne Umsatzsteuer.

Beleg fehlt

Jeder Abgang, den du als Kosten ohne Beleg markierst, steht in der Liste Beleg fehlt. Für die Buchhaltung beim Steuerberater muss der Beleg trotzdem nachkommen. Ist er da, nimmst du den Abgang mit Wieder öffnen zurück und ordnest ihn dem Beleg zu.

Beleg vorhanden (nachgereicht)

Hast du den Beleg schon bestätigt, den Abgang aber nicht wieder geöffnet, zählt trotzdem nichts doppelt: Bei gleichem Betrag (±1 %), gleichem Empfänger und höchstens 10 Tagen Abstand rechnet der Stundensatz-Vorschlag mit dem Beleg statt mit dem Kontoumsatz.

Im Kontoabgleich steht der Abgang dann nicht mehr unter „Beleg fehlt“, sondern unter Beleg vorhanden (nachgereicht). Beleg zuordnen öffnet ihn wieder; danach wählst du beim Abgang unter Zuordnen / ignorieren … den Beleg.

Der Vorschlag im Kompass

Im Kompass steht der Abschnitt Dein Stundensatz-Vorschlag mit drei Zahlen. Den Abschnitt siehst nur du als Inhaber.

Unter „So ist gerechnet“ steht jede Zahl mit ihrer Quelle: Lohnabrechnung, Belege, Konto, Meine Kosten, Zeiterfassung.

Vorschlag je Kostenstelle

Darunter steht je Kostenstelle „vorgeschlagen … (bisher …)“. Alle aktiven Sätze steigen um denselben Faktor, bis die günstigste Kostenstelle Selbstkosten plus Wagnis & Gewinn erreicht — auf volle Euro aufgerundet. Die Verhältnisse zwischen deinen Kostenstellen bleiben. Die Kostenstelle „Azubi“ hat eine eigene Grenze.

CraftFlow ändert deine Sätze nie selbst. Erst Übernehmen je Kostenstelle oder Alle übernehmen trägt sie ein. Dabei rechnet CraftFlow noch einmal nach; haben sich die Zahlen inzwischen geändert, passiert nichts, und du bekommst den Hinweis, noch einmal hinzuschauen.

Decken deine Sätze schon Selbstkosten plus Wagnis & Gewinn, steht das dort, und es gibt nichts zu übernehmen.

Lücken in den Kosten

Eine Ampel zeigt, ob deine Kosten vollständig wirken — etwa „Keine Kosten für Werkstatt und Räume“, Monate ohne erfasste Kosten oder deutlich weniger als in Meine Kosten. Lücken blockieren nichts: Gerechnet wird mit dem, was da ist. Fehlende Kosten machen den Satz zu niedrig.

Hast du weniger als 6 Monate Daten, ist die Ampel höchstens gelb. Grund: Jahreszahlungen wie Versicherung, Berufsgenossenschaft oder Kfz-Steuer kommen nur einmal im Jahr. In wenigen Monaten fehlen sie ganz oder schlagen zu stark durch.

Hast du im Kontoabgleich Abgänge als „Lohn / Sozialversicherung“ ignoriert, zeigt der Kompass sie je Monat als Vorschlag für die Personalkosten. Übernehmen trägt die Summe als Monatswert ein. Vom Konto sieht man nur, was abgeflossen ist — maßgeblich sind die Gesamtkosten Arbeitgeber aus der Lohnabrechnung. Gezeigt wird nur die Summe, nie je Person.

Miete und Leasing mitzählen, dann die Sätze prüfen

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   In der Buchhaltung im Reiter Bank den Kontoauszug hochladen.

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   Im Kasten Kosten ohne Beleg steht „Jeden Monat etwa … an …“ für die Miete. Kostenart „Miete Werkstatt“ und Umsatzsteuer wählen, als Kosten markieren. Dasselbe fürs Leasing.

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   Im Kompass zu Dein Stundensatz-Vorschlag scrollen und die Ampel ansehen. Fehlt noch etwas, nachtragen.

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   Den Vorschlag je Kostenstelle mit deinen Sätzen vergleichen und, wenn du willst, Übernehmen oder Alle übernehmen.

Worauf du achten solltest

• Kosten ohne Beleg ersetzen keinen Beleg. Dein Steuerberater braucht ihn trotzdem.
• Die Zahlen sind vorläufig und keine Steuerberatung.
• Kontoumsätze gehen nie an die KI. Den Kontoabgleich und den Kompass sieht nur der Inhaber.