Kalkulation Schreiner in Excel: Vorlage und Grenzen

Du kennst das: Samstagabend, die Werkstatt ist aufgeräumt, und du sitzt noch an einem Angebot. Die Kalkulation Schreiner in Excel liegt irgendwo als „Angebot_final_neu2.xlsx“ in einem Ordner, die Formel in Zelle F14 hat jemand überschrieben, und du weißt nicht mehr, welche Datei die richtige Vorlage ist. Das Angebot geht trotzdem raus, weil der Kunde wartet. Ob es stimmt, merkst du erst, wenn der Auftrag läuft.

Excel ist für viele Betriebe der Einstieg in die Kalkulation, und das ist völlig in Ordnung. Eine saubere Tabelle schlägt ein Bauchgefühl jederzeit. Die Frage ist nur, wie weit sie trägt. Ein Fehler von 200 Euro in einer Zeile fällt bei einem Einzelstück kaum auf. Bei zehn Angeboten im Monat summiert er sich zu einem Betrag, den du am Jahresende in der Auswertung vermisst.

In diesem Artikel baust du dir eine Excel-Vorlage für die Schreinerei Schritt für Schritt selbst: welche Spalten du brauchst, welche Formeln stimmen müssen, wie ein Beispiel durchgerechnet aussieht und wo die Tabelle an ihre Grenzen kommt. Du kannst alles ohne Zusatzprogramm nachbauen.

Warum Excel für die Kalkulation so beliebt ist

Excel hat drei Vorteile, die man nicht kleinreden sollte.

• Es ist da. Du brauchst keine Einarbeitung und kein Abo. Fast jeder Betrieb hat ein Büropaket auf dem Rechner.
• Du siehst jede Zahl. Es gibt keine Black Box. Wenn der Preis hoch aussieht, klickst du in die Zelle und siehst, woher er kommt.
• Du bist frei. Spalten, Farben, Zuschläge: Du baust es so, wie du denkst.

Genau diese Freiheit ist aber auch das Risiko. Eine Tabelle prüft nichts. Sie rechnet jede Formel, die drinsteht, auch eine falsche, und zeigt sie dir mit derselben Selbstverständlichkeit an wie eine richtige.

Der Aufbau einer Kalkulationsvorlage für Tischler und Schreiner

Eine brauchbare Kalkulationsvorlage für Tischler besteht aus drei Blöcken: den Stammdaten, der Positionstabelle und der Summenzeile. Halte die Stammdaten getrennt von den Positionen, dann musst du Sätze später nur an einer Stelle ändern.

Block 1: Stammdaten auf einem eigenen Blatt

Lege ein Blatt „Sätze“ an. Dort stehen:

• die Stundensätze je Kostenstelle, etwa Planung, Zuschnitt, CNC, Bekantung, Oberfläche, Zusammenbau, Montage,
• der Materialaufschlag in Prozent,
• der Steuersatz.

Wie du auf deine Stundensätze kommst, steht ausführlich im Artikel Stundensatz berechnen als Schreiner. Wichtig ist hier nur: Die Sätze sollen deine Vollkosten tragen, also Miete, Maschinen, Büro und Fahrzeug schon enthalten. Sonst rechnest du Zeit zu billig.

Wer den Stundensatz in Excel hinterlegt, sollte jeden Satz in eine eigene Zelle mit Namen schreiben, zum Beispiel „Satz_Zuschnitt“. Dann steht in den Formeln später ein lesbarer Name statt „Saetze!$B$7“.

Block 2: Eine Zeile pro Material und pro Zeit

Auf dem Blatt „Position“ legst du für jedes Möbel zwei Tabellen an.

Material: Bezeichnung, Menge, Einheit, Einkaufspreis, Aufschlag, Verkaufspreis.

Zeit: Kostenstelle, Minuten oder Stunden, Satz, Betrag.

Die zwei Formeln, auf die alles aufbaut:

Der Materialaufschlag in Excel ist dabei kein Gewinn im engeren Sinn. Er deckt Verschnitt, Lagerhaltung, Bestellaufwand und das Risiko ab, dass der Preis zwischen Angebot und Einkauf steigt. Ein pauschaler Aufschlag von 30 Prozent ist ein verbreiteter Ansatz. Welcher bei dir passt, hängt vom Betrieb ab. Mehr dazu auf der Seite Warenaufschläge.

Block 3: Summenzeile

Unter den Positionen stehen Summe netto, Mehrwertsteuer und Summe brutto. Wenn du Nachlass oder Skonto gibst, kommt eine eigene Zeile dazu, damit sie nicht in den Einzelpreisen verschwindet.

Ein Beispiel, durchgerechnet

Damit das nicht abstrakt bleibt, rechnen wir ein Möbel durch. Annahme: Beispielbetrieb, alle Zahlen sind ausgedacht und dienen nur zur Veranschaulichung. Deine Sätze und Zeiten sehen anders aus.

Die Position: ein Einbauschrank in Dekor, mit Bekantung. Angenommen sind 600 Euro Materialeinkauf, 30 Prozent Aufschlag und die folgenden Sätze.

Beispielkalkulation, Annahme Beispielbetrieb

Das Material kommt auf 780 Euro (600 plus 180). Die Arbeit summiert sich auf 1.356 Euro. Zusammen sind das 2.136 Euro netto. Mit 19 Prozent Mehrwertsteuer (405,84 Euro) ergeben sich 2.541,84 Euro brutto.

Beachte auch, was in diesem Beispiel noch fehlt: Besprechung, Arbeitsvorbereitung, Konstruktion, Anfahrt und Verpackung. In einer vollständigen Kalkulation hängen diese Posten ebenfalls an der Position. Je mehr Kostenstellen du abbildest, desto länger wird die Tabelle und desto mehr Stellen gibt es, an denen etwas schiefgehen kann.

Wo Excel an Grenzen kommt

Bei einem Angebot im Monat reicht eine Tabelle völlig. Schwierig wird es, wenn Menge, Tempo und Mitarbeiter dazukommen.

Formelfehler, die niemand sieht

Das klassische Problem ist die Summe, die eine neue Zeile nicht erfasst. Du fügst unterhalb des Bereichs eine Position ein, und die Formel =SUMME(D5:D12) zählt Zeile 13 nicht mit. Der Preis ist zu niedrig, und die Tabelle zeigt keinen Fehler an.

Ebenso häufig:

• Eine Formel wird durch eine Zahl überschrieben, weil du „nur kurz“ einen Preis anpassen wolltest.
• Eine Zahl steht als Text in der Zelle, etwa „12,5“ mit Komma auf einem Rechner mit anderer Spracheinstellung. Sie wird dann nicht mitgezählt.
• Ein Zellbezug verrutscht, weil du Zeilen kopiert hast und das Dollarzeichen fehlt.

Versionen und Kopien

Spätestens beim zweiten Mitarbeiter oder bei einem Angebot, das sich dreimal ändert, entstehen mehrere Dateien: „Kalkulation_Küche“, „Kalkulation_Küche_neu“, „Kalkulation_Küche_final“. Welche Version der Kunde bekommen hat, weißt du in drei Monaten nicht mehr. Stundensätze, die du im Frühjahr angehoben hast, stehen in alten Kopien noch mit dem alten Wert.

Abtippen

Aus der Kalkulation wird ein Angebot, aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung, daraus eine Rechnung. Wer die Zahlen jedes Mal in ein anderes Dokument überträgt, tippt dieselben Zahlen vier- bis fünfmal ab. Jede Übertragung ist eine Chance für einen Zahlendreher.

Das Wissen steckt im Kopf

Eine Tabelle rechnet, was du ihr sagst. Sie weiß nicht, dass eine Massivholzfront mehr Oberfläche braucht als eine Dekorfront oder dass eine LED-Beleuchtung die Konstruktionszeit erhöht. Dieses Wissen musst du bei jedem Angebot selbst mitdenken.

So setzt du Excel sauber ein

Wenn du bei Excel bleibst, helfen ein paar Regeln, die Fehler deutlich unwahrscheinlicher machen:

1. Eine Vorlage, ein Speicherort. Kopiere die Vorlage nie über den Dateinamen, sondern speichere jedes Projekt aus der Vorlage unter einem festen Namensschema, zum Beispiel „Jahr-Nummer-Kunde-Möbel“.
2. Blattschutz auf den Formeln. Sperre alle Zellen mit Formeln. Eingabezellen bleiben offen.
3. Namen statt Zellbezüge für Sätze und Aufschläge.
4. Eine Kontrollsumme. Rechne die Gesamtsumme einmal über die Zeilen und einmal über die Kostenstellen. Beide Werte müssen gleich sein, sonst rechnet irgendwo etwas falsch.
5. Jedes Quartal die Sätze prüfen. Trage das Datum der letzten Prüfung ins Stammdatenblatt ein.

Häufige Fehler

• Zeiten nur geschätzt, nie nachgerechnet. Folge: Du kalkulierst Jahr für Jahr mit denselben Annahmen, obwohl die Realität längst abweicht. Trage nach dem Auftrag die echten Stunden ein, das ist die Grundlage jeder Nachkalkulation.
• Ein Stundensatz für alles. Folge: Die CNC-Stunde und die Montagestunde kosten dich nicht dasselbe. Mit einem Mischsatz sind teure Arbeiten zu billig und einfache zu teuer kalkuliert.
• Materialaufschlag vergessen. Folge: Verschnitt und Bestellaufwand bezahlst du selbst.
• Alte Kopie erwischt. Folge: Du kalkulierst mit Sätzen oder Preisen, die längst überholt sind.
• Kleinteile unterschlagen. Folge: Beschläge, Leim, Schleifmittel und Verpackung summieren sich. Wer sie nicht mitrechnet, schenkt sie dem Kunden.

Was CraftFlow damit macht

CraftFlow ist ein Kalkulationsprogramm für Schreiner, das die Abläufe aus diesem Artikel übernimmt: Stundensätze je Kostenstelle und der Materialaufschlag liegen an einer Stelle, und die Preise der Positionen werden aus diesen Werten gerechnet. Mehr dazu auf der Seite Kalkulationssoftware für das Handwerk.

Dein Excel muss deshalb nicht weg. Aus der Kalkulation gibt es einen Export, unter anderem als Excel-Datei (.xlsx) oder CSV, damit du die Zahlen weiterverarbeiten kannst, ohne sie abzutippen. Welche Formate es gibt und ab welchem Tarif, steht auf der Seite Export für Branchensoftware. Auch umgekehrt kannst du Excel-Listen, etwa ein Leistungsverzeichnis, hochladen und daraus kalkulieren lassen.

Häufige Fragen