Lieferanten und Ansprechpartner pflegen
Beim Holzhandel bestellst du beim Innendienst, Muster bringt der Außendienst, Rechnungen klärt die Buchhaltung. Deshalb trägst du je Lieferant mehrere Ansprechpartner ein, jeden mit seiner Rolle. CraftFlow schlägt beim Bestellen und bei der Preisanfrage dann den passenden vor. Lieferanten anlegen und pflegen kannst du ab dem Pro-Plan.
Die Firma
+ Lieferant öffnet das Fenster: Firmenname, Lieferant-Nr., Straße, PLZ, Ort, Website, die Warengruppen, für die der Händler zuständig ist, Notizen, Aktiv und Favorit. Dazu zwei Felder, die beim Bestellen wichtig sind:
Unsere Kd.-Nr. ist deine Kundennummer beim Lieferanten. Sie steht auf jeder Bestellung, im PDF und in der Mail. Der Händler findet dich damit sofort.
Bestelladresse ist die E-Mail der Firma für Bestellungen, zum Beispiel bestellung@holzhandel.de. Daneben steht die Telefonzentrale.
Die Ansprechpartner
Mit + Ansprechpartner legst du eine Person an: Vorname, Nachname, Rolle, E-Mail, Telefon, Mobil und eine Notiz. Mit × entfernst du sie wieder.
Bei Zuständig für tippst du die Warengruppen an, um die sich die Person kümmert, oder schreibst eine Abteilung hinein. Wählst du nichts, ist sie für alles zuständig.
Der Stern neben einer Person macht sie zum Hauptkontakt. Es gibt immer genau einen. Nicht verwechseln mit ★ Favorit bei der Firma: Der Favorit ist in der Preisanfrage vorausgewählt. Hattest du früher einen einzelnen Ansprechpartner eingetragen, steht er jetzt als erste Person mit Stern da.
| Rolle | Typisch für |
|---|---|
| Innendienst | Preisanfragen, Bestellungen, Liefertermine |
| Außendienst | Besuche, Muster, Beratung vor Ort |
| Bestellung | eine eigene Adresse nur für Bestellungen |
| Buchhaltung / Rechnungen | Fragen zur Rechnung |
| Technik / Anwendung | Fragen zum Produkt oder zur Verarbeitung |
| Eigene … | alles andere, mit freiem Text |
Die Rollen stehen so in CraftFlow. Die rechte Spalte ist nur ein Beispiel, wofür man sie nimmt.
Wer die Mail bekommt
Bei einer Bestellung schlägt CraftFlow die Person mit der Rolle Bestellung vor, sonst den Innendienst, jeweils für die Warengruppen der Bestellung. Gibt es keinen, nimmt es den Hauptkontakt, sonst die Bestelladresse der Firma. Im Fenster zum Senden wählst du eine andere Person, wenn du willst. Die Anrede in der Mail passt sich an. Wie das Bestellen abläuft, steht unter Material bestellen.
Bei einer Preisanfrage geht die Anfrage an den Innendienst, sonst an den Außendienst, sonst an den Hauptkontakt, sonst an die Bestelladresse. Wie die Anfrage entsteht, steht unter Preisanfrage an deine Lieferanten.
Suchen und anrufen
Die Liste zeigt je Firma die Personen mit ihrer Rolle. Die Suche findet Firmen und Personen, auch nach E-Mail, Rolle, Abteilung oder Telefonnummer. Am Handy tippst du eine Nummer an und rufst direkt an; eine E-Mail-Adresse öffnet dein Mailprogramm.
Den Holzhandel mit drei Ansprechpartnern anlegen
- 1
Lieferanten öffnen, auf „+ Lieferant“ klicken, Firmenname und Warengruppen eintragen.
- 2
Bei „Unsere Kd.-Nr.“ deine Kundennummer eintragen, bei „Bestelladresse“ die Bestell-Mail der Firma.
- 3
Mit „+ Ansprechpartner“ Frau Schäfer (Innendienst), Herrn Kurz (Außendienst) und die Buchhaltung anlegen.
- 4
Bei Frau Schäfer den Stern setzen, damit sie Hauptkontakt ist, und speichern. Weil sie im Innendienst ist, schlägt die nächste Bestellung sie als Empfängerin vor.
Worauf du achten solltest
- Über CraftFlow im Namen deines Betriebs geht eine Bestellung nur an Adressen, die beim Lieferanten hinterlegt sind: die Bestelladresse oder die E-Mail eines Ansprechpartners. Über dein eigenes Postfach ist die Adresse frei.
- Kontaktdaten von Ansprechpartnern sind personenbezogene Daten. Trag nur ein, was du für die Zusammenarbeit brauchst.
Das gehört dazu
Passt dazu
Diese Seite erklärt eine Funktion. Warum CraftFlow überhaupt mit den Werten deines Betriebs rechnet statt mit Durchschnitten aus dem Internet, steht auf Schreiner-Software — und die Rechnung hinter dem Stundensatz im Ratgeber.
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