Preisanfrage an deine Lieferanten

Zwei Wege: das ganze Angebot oder eine Position

Im Reiter Kalkulation steht im Menü ⋯ über den Positionen der Punkt Alle Materialien anfragen. Das nimmt die Materialien aus allen Positionen des Angebots. In jeder einzelnen Position steht außerdem Ausgewählte Preise anfragen — das fragt nur die Zeilen dieser Position an, die ein Häkchen haben.

Beide Wege rechnen gleich. Nimmst du in einer Position ein Häkchen heraus, fehlt die Zeile auch in der Anfrage über das ganze Angebot.

Zusammengezählt, nicht abgeschrieben

Für die Anfrage rechnet CraftFlow das Material mit der Stückzahl der Position — zwanzig gleiche Nachtschränke heißen zwanzigmal das Material, nicht einmal. Das ist dieselbe Menge, die in der Kalkulation steht.

Dieselbe Platte aus mehreren Positionen steht in der Anfrage einmal, mit der Summe. Verwendungszusätze wie „– Korpus & Böden“ fallen dafür weg. Stärke und Dekor bleiben dagegen stehen und trennen: Rückwand 8 mm und Rückwand 6 mm sind zwei Zeilen, und eine Zeile ohne Dekorcode wird nicht mit einer Zeile mit Dekorcode verschmolzen. Im Zweifel lieber zwei Zeilen als zwei verschiedene Materialien in einer.

Gerundet wird erst nach dem Zusammenzählen, und immer nach oben: Stück, Satz, Paar und Platte auf ganze Zahlen, alles andere auf eine Nachkommastelle. Eine Anfrage mit zu wenig Material wird teurer als eine mit 0,1 m² zu viel. Umgerechnet wird nie — dieselbe Platte einmal in m² und einmal in Stück bleibt zwei Zeilen.

Was nicht angefragt wird, verschwindet nicht stillschweigend: Über der Anfrage steht „Nicht angefragt:“ mit der Anzahl der Pauschalen, der Zeilen aus Alternativpositionen und der Zeilen ohne Menge.

Welcher Lieferant was bekommt

Jede Zeile wird einer Warengruppe zugeordnet. Zur Auswahl stehen deine Materialgruppen aus den Warenaufschlägen und alle Warengruppen, die du bei deinen Lieferanten eingetragen hast — so bekommt auch der Glaser eine Anfrage, wenn es für Glas keine eigene Materialgruppe gibt.

Zuerst ordnen feste Regeln zu: Steht der Gruppenname oder ein typisches Stichwort in der Bezeichnung (Scharnier, Auszug, Legrabox bei den Beschlägen; Spanplatte, MDF, Multiplex bei den Platten), ist die Sache klar. Maßgeblich ist das Wort, das vorn steht — eine „Griffleiste Eiche massiv“ ist ein Griff und kein Massivholz. Nur was danach übrig bleibt, ordnet die KI zu, und nur in Gruppen, die es bei dir gibt.

Je Warengruppe stehen dann die Lieferanten, die für diese Gruppe eingetragen sind und eine E-Mail-Adresse haben. Dein Favorit ist bereits angehakt; gibt es keinen, der erste. Weitere hakst du dazu, wenn du vergleichen willst.

Was in der Mail steht

Je Lieferant eine Mail. Der Betreff lautet „Preisanfrage – Projekt“ mit deiner Angebotsnummer und der Projektbezeichnung, also etwa „Preisanfrage – Projekt AN-13 Einbauschrank Flur“. Ist ein Ansprechpartner hinterlegt, wird er mit Namen angesprochen.

Im Text steht die Liste der Materialien dieser Warengruppe — Menge, Einheit, Bezeichnung, eine Zeile je Material, als Text in der Mail und nicht als Anhang. Darunter zwei Zeilen zum Ausfüllen, Gewünschter Liefertermin und Lieferort (Werkstatt oder Baustelle), die Bitte um Nettopreise und Lieferzeit und die Bitte, bei Angebot und Rechnung die Projektnummer anzugeben. So lassen sich Händlerangebot und Lieferantenrechnung später dem Projekt zuordnen.

Der Name deines Kunden steht nicht in der Anfrage. Der Händler braucht ihn nicht — und steht er in der Projektbezeichnung („Familie Berger – Küche“), nimmt CraftFlow ihn dort heraus.

Abschicken: dein Mailprogramm oder dein Postfach

Verschickt ist erst etwas, wenn du es verschickst. Neben jedem angehakten Lieferanten steht E-Mail öffnen: Die fertige Mail öffnet sich in deinem Mailprogramm, dort ergänzt du Liefertermin und Lieferort und schickst sie ab. Bei sehr langen Listen steht daneben Text kopieren — manche Mailprogramme kürzen solche Texte beim Öffnen.

Daneben steht Senden. Die Mail geht direkt aus CraftFlow über dein eigenes Postfach raus, unter deiner Adresse und mit deiner Signatur darunter; danach steht „Gesendet“ an der Zeile. Dafür muss das Postfach eingerichtet und die Verbindung einmal erfolgreich getestet sein — sonst lehnt CraftFlow den Versand mit genau diesem Hinweis ab.

Wenn etwas fehlt, steht dort der Grund

Kann keine Anfrage entstehen, sagt CraftFlow warum — und zeigt den Knopf zum Beheben: keine Lieferanten angelegt, bei keinem Lieferanten eine E-Mail-Adresse, keine Warengruppen, für eine bestimmte Gruppe kein Lieferant oder Materialien, die zu keiner Warengruppe deiner Lieferanten passen. Der Knopf führt direkt zu den Lieferanten (Einstellungen → Lieferanten) oder zu den Materialgruppen (Einstellungen → Warenaufschläge).

Materialien ohne passenden Lieferanten stehen gesammelt unter Ohne Lieferant, mit Menge und — soweit zugeordnet — der Warengruppe. Im Enterprise-Plan sucht CraftFlow für solche Gruppen zusätzlich im Internet nach Händlern — das erklärt die Seite Händler im Internet finden.

Deine Lieferanten pflegen

Unter Einstellungen → Lieferanten stehen Name, Bestelladresse, Telefon und die Warengruppen, für die der Händler zuständig ist. Einen davon kannst du als Favoriten markieren — der ist in der Anfrage vorausgewählt.

Je Lieferant kannst du mehrere Ansprechpartner mit Rolle eintragen. Die Anfrage geht dann an den Innendienst, sonst an den Außendienst, sonst an den Hauptkontakt, sonst an die Bestelladresse der Firma. Wie du Ansprechpartner anlegst, steht unter Lieferanten und Ansprechpartner.

Ein Angebot mit drei Positionen anfragen

1. 1

   Das Angebot speichern. Erst dann steht die Angebotsnummer fest und kommt als Projektnummer in die Anfrage.

2. 2

   Im Reiter Kalkulation im Menü „⋯“ auf „Alle Materialien anfragen“ klicken. Solange CraftFlow sortiert, steht dort „Suche Lieferanten…“.

3. 3

   Die Kopfzeile lesen: „Preisanfrage vorbereitet“, mit der Zahl der Lieferanten und Materialien. Darunter steht, was nicht angefragt wird — etwa die Pauschale für Kleinmaterial.

4. 4

   Je Warengruppe die Liste prüfen. Die Spanplatte aus Korpus, Böden und Sockel steht nur einmal da, mit der Summe aller drei Positionen.

5. 5

   Beim Beschlagshändler steht der Favorit schon angehakt. Für einen Preisvergleich einen zweiten Händler dazuhaken.

6. 6

   Auf „E-Mail öffnen“ klicken, im Mailprogramm Liefertermin und Lieferort eintragen und abschicken. Mit eigenem Postfach: „Senden“.

Worauf du achten solltest

• Ohne gespeichertes Angebot gibt es noch keine feste Angebotsnummer. Dann fehlt die Projektnummer in Betreff und Text — erst speichern, dann anfragen.
• Mit „Senden“ geht der Text so raus, wie er dasteht. Die Zeilen für Liefertermin und Lieferort bleiben dann als Lücke stehen — ändern lässt sich die Mail in CraftFlow nicht.
• Ab Pro steht „Senden“ statt „E-Mail öffnen“ — auch wenn noch kein Postfach eingerichtet ist. Dann scheitert der Versand mit dem Hinweis, das Postfach unter Einstellungen → E-Mail & Postfach einzurichten und zu testen.
• Ein Lieferant ohne E-Mail-Adresse bekommt keine Anfrage. CraftFlow nennt die Warengruppe, für die deshalb niemand angefragt werden kann.
• Schreibweisen zählen: Zwei Zeilen, die sich in einem Dekorcode oder einer Stärke unterscheiden, bleiben getrennt — auch wenn es in Wahrheit dieselbe Platte ist. Wer das zusammengefasst haben will, gleicht die Bezeichnungen in der Kalkulation an.
• Die Anfrage holt Preise ein, sie trägt keine ein. Was der Händler antwortet, übernimmst du selbst in die Materialzeile oder in deine eigenen Materialpreise.