Mailversand über dein eigenes Postfach

Was ohne SMTP passiert

Die Antwortadresse (Reply-To) unter Einstellungen → E-Mail & Postfach und deine Signatur unter Einstellungen → Signatur stellst du schon vorher ein. Unterhalb von Pro öffnet die Materialanfrage den fertigen Entwurf in deinem Mailprogramm — E-Mail öffnen — und du schickst ihn dort ab.

Ab Pro steht an derselben Stelle Senden. Die Mail geht direkt aus CraftFlow raus, mit deiner Adresse als Absender und deiner Signatur darunter. Der Knopf erscheint mit dem Plan, nicht erst mit der Einrichtung — ist noch kein Postfach eingerichtet und getestet, scheitert der Versand mit genau diesem Hinweis.

Was einzutragen ist

Postausgangsserver (SMTP-Host) und Port, den Benutzernamen und ein App-Passwort, dazu Absender-E-Mail und Absendername. Die Vorgabe für den Port ist 587; trägst du 465 ein, verbindet CraftFlow verschlüsselt über SSL.

Ein App-Passwort ist nicht dein normales Postfachkennwort, sondern eines, das du beim Mailanbieter eigens für andere Programme erzeugst. Lässt du das Feld beim Speichern leer, bleibt das bisher hinterlegte Passwort unverändert.

Welche Daten dein Anbieter verlangt — Gmail, Microsoft 365, IONOS, STRATO, Telekom, GMX und andere —, steht Schritt für Schritt unter Eigenes Postfach einrichten.

Verbindung testen — nicht überspringen

Verbindung testen baut die Verbindung wirklich auf und verschickt eine Test-Mail an die Adresse, mit der du eingeloggt bist. Kommt sie an, steht Datum und Uhrzeit des letzten erfolgreichen Tests daneben.

Der Test ist Voraussetzung, nicht Zierde: Solange keine erfolgreiche Prüfung vorliegt, lehnt CraftFlow den Versand ab — mit dem Hinweis, dass die Verbindung nicht verifiziert ist. Scheitert der Test, steht die Fehlermeldung des Mailservers im Klartext da; daran erkennt man meist sofort, ob Host, Benutzer oder Passwort nicht stimmt.

Die Signatur

Die Signatur hat einen eigenen Punkt: Einstellungen → Signatur. Was dort steht, wird unter jede aus CraftFlow versendete Mail gesetzt, abgetrennt durch eine Trennzeile. Sie gehört zur E-Mail, nicht zum Angebots-PDF — dessen Kopf und Fuß stellst du unter Einstellungen → Allgemein → Gestaltung & Briefpapier ein.

Postfach einrichten und prüfen

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   Einstellungen → E-Mail & Postfach öffnen und oben die Antwortadresse (Reply-To) eintragen.

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   Beim Mailanbieter ein App-Passwort erzeugen — nicht das normale Kennwort verwenden.

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   Unter SMTP-Konfiguration Postausgangsserver (SMTP-Host), Port, Benutzername, App-Passwort, Absender-E-Mail und Absendername eintragen.

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   Auf „Verbindung testen“ klicken. Die Test-Mail geht an die Adresse, mit der du eingeloggt bist — nachsehen, ob sie angekommen ist.

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   Speichern. Ab jetzt geht „Senden“ bei den Preisanfragen wirklich über dein Postfach raus.

Worauf du achten solltest

• Nach jeder Änderung an Host, Benutzer oder Passwort muss erneut getestet werden. Ohne bestätigte Verbindung wird nicht versendet.
• Einrichten und testen kann nur der Inhaber des Betriebs. Mitarbeiter versenden über das hinterlegte Postfach und pflegen ihre Signatur unter Einstellungen → Signatur.
• Versendet wird über dein Postfach — also gelten dessen Regeln: Versandgrenzen, Spamfilter und die Sicherheitseinstellungen deines Anbieters. Bei vielen Anbietern muss der Zugriff durch andere Programme erst freigeschaltet werden.
• Über dein Postfach gehen auch Angebote („✉ An Kunden senden“), Mahnungen, Lieferscheine, Abnahmen, Stundennachweise und Bestellungen an Lieferanten raus. Ohne eigenes Postfach schickt CraftFlow sie im Namen deines Betriebs — dann nur an die hinterlegte Adresse und höchstens 30 Mails in 24 Stunden, in der Testphase 5. Über dein eigenes Postfach gibt es diese Grenze nicht, und die Adresse ist frei. Mehr dazu unter Angebot senden.