Lieferantenrechnungen einlesen

Das Problem ist nicht das Lesen, sondern das Vertrauen

Eine KI, die eine Rechnung liest, übersieht gelegentlich eine Zeile oder liest 1.234,56 als 123,456. Beides fällt niemandem auf: Die Zahl sieht plausibel aus, und niemand tippt eine Lieferantenrechnung zur Kontrolle ab.

Deshalb steht hier die Gegenprobe im Mittelpunkt. Eine Rechnung nennt ihre eigenen Summen — und genau die werden nicht nachgerechnet, sondern als Maßstab genommen. Passt die Summe der ausgelesenen Posten nicht dazu, ist etwas schiefgegangen. Dann fließt diese Rechnung nicht ein, sondern wird mit Namen und Grund gemeldet. Eine halbe Wahrheit im Ist-Material wäre schlimmer als eine Lücke: Die Lücke sieht man, die halbe Wahrheit nicht.

Zwei Cent, weil Lieferanten ihre Zeilensummen unterschiedlich runden und bei zwanzig Posten so ein Cent zusammenkommt. Mehr deutet auf eine übersehene oder falsch gelesene Zeile — und das ist kein Rundungsproblem mehr. Zeilen ohne Menge oder ohne Einzelpreis (Pauschalen) werden bei der ersten Prüfung übersprungen, sie sind deshalb nicht falsch.

Fracht ist kein Material

Versand, Verpackung, Mindermengenzuschlag, Palettenpfand sowie Skonto- und Rabattzeilen zählen nicht zum Materialeinkauf des Möbels. Sie hängen an der Bestellung, nicht am Auftrag: Wer fünfmal nachbestellt, hätte sonst teureres Material als einer, der alles auf einmal holt — obwohl beide dasselbe verbaut haben.

Ausgewiesen werden sie trotzdem, als eigene Zeile unter der Materialsumme. Weggelassen heißt hier nicht versteckt.

Was ausgelesen wird und was nicht

Ausgelesen werden PDF-Rechnungen mit Textebene. Ein Foto oder ein Scan ohne Texterkennung darf trotzdem in den Ordner — er gehört zum Beleg —, wird beim Auslesen aber übersprungen und namentlich gemeldet. Beim Hochladen steht der Hinweis schon da, damit sich niemand hinterher über eine Lücke wundert.

Ein Durchgang liest höchstens zwölf Rechnungen. Liegen mehr im Ordner, steht das als Hinweis dabei — gekürzt wird nie still.

Dieselben Datei-Grenzen wie beim Hochladen für die KI-Kalkulation (bis 10 MB je Datei). Die zwölf Rechnungen je Durchgang sind keine Rechenzeitgrenze, sondern eine Kostengrenze: Jede Rechnung ist ein eigener KI-Aufruf.

Wie viele Rechnungen dein Plan im Monat liest

Das Auslesen teilt sich einen Monatsvorrat mit dem Auslesen von Belegen in der Buchhaltung — beides löst je Rechnung bzw. Beleg einen eigenen KI-Aufruf aus. E-Rechnungen (XML) zählen nicht. Gezählt wird, was neu gelesen wurde — eine Rechnung, die CraftFlow schon einmal ausgelesen hat, kommt aus dem Gespeicherten und kostet nichts mehr.

Ist der Monat voll, bleiben die bereits gelesenen Rechnungen sichtbar. Der Deckel nimmt dir nichts weg, für das schon bezahlt wurde; er stoppt nur das Neulesen und sagt es.

Ablegen und Löschen im Rechnungsordner gehören zur selben Funktion — ein Plan ohne sie füllt auch keinen Ordner, den er nie lesen dürfte.

Eine Rechnung ist mehr wert als eine Zahl

Aus derselben geprüften Rechnung lernt CraftFlow deine Materialpreise. Bisher lasen die Preisvorschläge aus dem, was du ins Angebot getippt hast — also aus deiner Schätzung. Eine Rechnung kennt den Preis, den du wirklich gezahlt hast, mit Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis.

Deshalb gilt hier eine andere Schwelle: Ein getippter Preis zählt erst, wenn er in zwei Angeboten steht — eine geprüfte Rechnung reicht einmal. Sie ist gegen ihre eigene Summe gegengerechnet, und eine zweite macht sie nicht wahrer.

Gezählt wird dabei je Rechnung, nicht je Zeile: Stehen fünf Zeilen derselben Platte auf einer Rechnung, ist das eine Lieferung zu einem Preis. Sonst hebelte eine einzige Bestellung jede Schwelle aus.

Getrennt von den Projektfotos

Die Rechnungen liegen in einem eigenen Ordner am Projekt, nicht am einzelnen Angebot — ein Projekt hat oft mehrere Angebote und Nachträge, aber nur einen Materialeinkauf.

Sie fließen nie in die Angebotserstellung ein. Was im Projektordner liegt, liest die Analyse als Projektbeschreibung mit; eine Lieferantenrechnung dort würde die Kalkulation verfälschen. Und sie zählen nicht gegen den Dateien-Deckel deines Plans: Sie sind Buchhaltung, kein Kalkulationsmaterial.

Vom Rechnungsstapel zum Ist-Material

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   Unter Projekte das Projekt anklicken und auf der Projektseite den Reiter „Nachkalkulation“ öffnen.

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   In der Zeile „Material (Einkauf)“ auf „Aus Lieferantenrechnungen einlesen“ gehen.

   
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   Mit „Rechnung hinzufügen“ die PDFs der Lieferanten ablegen — mehrere auf einmal sind möglich. Ablegen kostet nichts.

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   Auf „Jetzt auslesen“ klicken. Danach steht je Rechnung der Lieferant, die Nummer und der Materialbetrag da.

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   Die rot markierten Zeilen lesen: Das sind die Rechnungen, die nicht aufgehen. Daneben steht, woran es liegt — meist eine übersehene Zeile.

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   Unten auf „… als Material übernehmen“ klicken. Der Betrag wandert ins Feld, gespeichert ist er damit noch nicht.

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   Ganz unten auf „Auswerten“ drücken. Erst damit ist die Rückmeldung gespeichert.

Worauf du achten solltest

• Eine Rechnung, deren Posten nicht zu ihrer eigenen Summe passen, fließt nicht in den Vorschlag ein. Sie steht trotzdem in der Liste — mit dem Grund, damit du entscheiden kannst, ob du sie tauschst oder den Betrag von Hand einträgst.
• Eingescannte Rechnungen ohne Texterkennung liefern keinen Text. CraftFlow rät dann nicht, sondern meldet es und bittet um die Beträge von Hand.
• Der übernommene Betrag steht zuerst nur im Feld. Ohne den Klick auf „Auswerten“ ist nichts gespeichert.
• Steht auf einer Rechnung Material für zwei Projekte, gehört sie trotzdem nur in einen Ordner. CraftFlow kann die Zeilen nicht auf Projekte aufteilen — dann ist der Betrag von Hand der ehrlichere Weg.