Angebot nachfassen im Handwerk: Mustertexte & Fristen
Angebot nachfassen im Handwerk: Wann, wie oft und mit welchem Text. Mit Fristen nach Auftragsgröße und Mustertexten für Mail und Telefon.
Du hast am Freitagabend noch ein Angebot geschrieben, drei Stunden Arbeit, sauber kalkuliert, per Mail raus. Dann kommt nichts. Nach zwei Wochen weißt du nicht, ob der Kunde woanders bestellt hat, ob er noch überlegt oder ob die Mail im Spam liegt. Wer beim Angebot nachfassen im Handwerk zögert, verschenkt nicht nur den Auftrag, sondern auch die Stunden, die schon im Angebot stecken.
Viele Schreiner fassen deshalb gar nicht nach. Die einen wollen nicht drängen, die anderen haben schlicht keine Zeit, weil die Werkstatt vorgeht. Das Ergebnis: Angebote versanden, und du planst trotzdem mit Aufträgen, von denen du nicht weißt, ob sie kommen.
Dieser Artikel gibt dir eine feste Reihenfolge: wann du dich meldest, auf welchem Weg, mit welchem Text, und wann du das Angebot ruhigen Gewissens ablegst. Ein älterer Beitrag erklärt das Grundprinzip. Hier geht es vor allem um die Mustertexte zum Abschreiben und um einen Ablauf, den du ohne Nachdenken durchziehst.
Warum Angebote ohne Antwort versanden
Ein Angebot bleibt selten liegen, weil der Preis zu hoch ist. Meist ist es schlicht untergegangen. Der Kunde hat mehrere Angebote eingeholt, vergleicht abends zwischen Kind und Küche, und das Angebot, bei dem er zuerst eine Rückmeldung bekommt, bleibt im Kopf.
Dazu kommen typische Gründe:
- Die Entscheidung hängt an jemand anderem (Partner, Bauherr, Hausverwaltung).
- Der Kunde hat Rückfragen, traut sich aber nicht zu fragen.
- Die Mail ist im Postfach nach unten gerutscht.
- Das Projekt wurde verschoben, und niemand hat dir Bescheid gesagt.
In keinem dieser Fälle ist ein Nachfassen aufdringlich. Es ist eine Dienstleistung: Du hilfst dem Kunden, eine Entscheidung zu treffen.
Warum Nachfassen über Gewinn oder Verlust entscheidet
Ein Angebot kostet dich Zeit: Aufmaß, Kalkulation, Zeichnung, Büro. Diese Stunden sind weg, egal ob der Auftrag kommt. Jedes Angebot, das du nicht nachfasst, hat deshalb einen höheren Preis, als du denkst. Die Rechnung dazu findest du auch im Ratgeber zur Bürozeit im Angebot.
Dazu kommt die Planung. Solange du nicht weißt, ob ein Auftrag kommt, bleibt ein Zeitfenster in der Werkstatt offen oder wird doppelt versprochen. Eine klare Antwort, auch eine Absage, ist Geld wert.
Wann du nachfasst: Fristen nach Angebotsart
Es gibt keine Frist, die für alles passt. Orientiere dich an der Größe des Auftrags und daran, was der Kunde zu entscheiden hat. Die folgenden Werte sind Richtwerte aus der Praxis, keine Vorschrift. Passe sie an deinen Betrieb an.
| Angebotsart | Erstes Nachfassen | Zweites Nachfassen |
|---|---|---|
| Kleiner Auftrag (Reparatur, Einzelteil) | nach 2–3 Tagen | nach etwa einer Woche |
| Mittlerer Auftrag (Möbel, Einbauschrank) | nach etwa einer Woche | nach weiteren 7–10 Tagen |
| Großer Auftrag (Küche, Innenausbau) | nach 7–10 Tagen | nach weiteren 10–14 Tagen |
| Angebot mit Gültigkeitsfrist | einige Tage vor Fristende | am Tag nach Fristende |
Richtwerte für den ersten und zweiten Nachfass-Termin, je nach Angebotsart.
Je größer der Auftrag, desto länger darf der Kunde überlegen. Bei einer Küche ist eine Woche Stille normal. Bei einem Regalbrett ist sie ein Zeichen, dass das Angebot untergegangen ist.
Wie oft darfst du nachfragen?
Als Faustregel gilt: höchstens zwei- bis dreimal, mit wachsendem Abstand. Das erste Mal fragst du, ob alles angekommen ist. Das zweite Mal bietest du Hilfe an. Das dritte Mal ist die höfliche Abschlussfrage.
Ein Ablauf, der in vielen Betrieben funktioniert:
- Erstes Nachfassen: kurze Frage, ob das Angebot angekommen ist und ob es Fragen gibt.
- Zweites Nachfassen: ein neuer Anlass, zum Beispiel ein freier Termin in der Werkstatt oder die Gültigkeitsfrist.
- Abschlussfrage: Du fragst offen, ob das Projekt noch aktuell ist, und legst das Angebot sonst ab.
Mehr als drei Kontakte ohne Antwort wirken schnell wie Druck. Wer dann noch nicht reagiert hat, antwortet meist auch auf den vierten Versuch nicht.
Anruf, Mail oder Brief: drei Wege im Vergleich
| Weg | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
| Anruf | Du hörst sofort, woran es liegt | Du erreichst oft niemanden, Anrufe in der Werkstatt sind schwer zu planen |
| Schnell, schriftlich, du kannst den Text vorbereiten | Geht leicht unter, kann unpersönlich wirken | |
| Brief | Fällt auf, wirkt wertig | Langsam, mehr Aufwand, bei kleinen Aufträgen übertrieben |
Die drei Nachfass-Wege im Überblick.
Für das erste Nachfassen reicht fast immer eine Mail. Für das zweite lohnt sich der Anruf, weil du dann merkst, ob der Kunde noch interessiert ist. Einen Brief schreibst du nur bei großen Aufträgen oder wenn du den Kunden nur postalisch kennst.
Mustertexte zum Abschreiben
Passe die Texte an deinen Ton an. Sie funktionieren, weil sie kurz sind, eine konkrete Frage stellen und dem Kunden die Antwort leicht machen.
Erstes Nachfassen per Mail
Betreff: Ihr Angebot für den Einbauschrank – ist alles angekommen? Guten Tag Frau Beispiel, vor einer Woche habe ich Ihnen das Angebot für Ihren Einbauschrank geschickt. Ich wollte kurz nachfragen, ob es bei Ihnen angekommen ist und ob Sie noch Fragen zu Material oder Ausführung haben. Wenn etwas unklar ist, rufen Sie mich gern an oder schreiben kurz zurück. Freundliche Grüße Max Mustermann, Schreinerei Beispiel
Zweites Nachfassen per Mail, mit neuem Anlass
Betreff: Einbauschrank – freier Termin in der Werkstatt Guten Tag Frau Beispiel, ich plane gerade die Werkstatt für die kommenden Wochen und könnte Ihren Einbauschrank noch einplanen. Mein Angebot gilt bis zum 20. des Monats. Haben Sie sich schon entschieden, oder soll ich etwas am Angebot anpassen? Ich melde mich am Donnerstag kurz telefonisch, falls das für Sie passt. Freundliche Grüße Max Mustermann
Gesprächsleitfaden fürs Telefon
- Zuerst sagen, wer du bist und worum es geht: „Es geht um das Angebot für Ihren Einbauschrank.“
- Fragen, ob jetzt ein guter Moment ist.
- Offen fragen: „Wie sieht es bei Ihnen aus, konnten Sie sich das Angebot ansehen?“
- Zuhören. Wenn der Preis ein Thema ist, nicht sofort Rabatt anbieten, sondern fragen, was genau zu hoch erscheint. Was ein Nachlass wirklich kostet, zeigt der Ratgeber zum Nachlass beim Handwerker-Angebot.
- Ein klares Ende vereinbaren: „Ich melde mich Mittwoch noch einmal“ oder „Sie geben mir bis Freitag Bescheid“.
Ein Beispiel, durchgerechnet
Annahme: Beispielbetrieb mit 3 Mitarbeitern, der im Monat 20 Angebote mit einem durchschnittlichen Auftragswert von 6.000 € schreibt. Ohne Nachfassen kommt etwa jedes vierte Angebot zum Auftrag. Mit festem Nachfassen steigt die Quote in diesem Beispiel auf jedes dritte. Alle Zahlen sind angenommen und dienen nur der Rechnung. Deine Quote kannst du aus deinen eigenen Projekten ablesen.
| Posten | Ohne Nachfassen | Mit Nachfassen |
|---|---|---|
| Angebote im Monat | 20 | 20 |
| Abschlussquote (Annahme) | 25 % | 33 % |
| Aufträge im Monat | 5 | 6,6 |
| Auftragswert gesamt | 30.000 € | 39.600 € |
| Zeitaufwand fürs Nachfassen (Annahme: 10 Minuten je Angebot) | 0 Std. | etwa 3,3 Std. |
Beispielrechnung mit angenommenen Zahlen.
Im Beispiel wären das gut 9.000 € Auftragsvolumen mehr, für gut drei Stunden Arbeit im Monat. Das ist keine Garantie, sondern zeigt die Größenordnung: Wenige Minuten je Angebot können sich gegen die Stunden im Angebot klar lohnen.
Häufige Fehler
- Zu früh nachfassen: Wer nach zwei Tagen bei einem Küchenangebot anruft, wirkt gehetzt. Folge: Der Kunde fühlt sich gedrängt und lehnt eher ab.
- Nur „Haben Sie sich schon entschieden?“ fragen: Diese Frage lässt sich mit „Nein“ beantworten und führt nicht weiter. Folge: Das Gespräch endet ohne nächsten Schritt.
- Nie nachfassen, weil keine Zeit ist: Folge: Du erfährst erst Monate später, dass der Auftrag längst an jemand anderen ging, und hast die Werkstatt bis dahin freigehalten.
- Gleich mit dem Preis nachgeben: Folge: Du verschenkst Marge, obwohl der Kunde vielleicht nur eine Rückfrage zur Ausführung hatte.
- Nicht aufschreiben, wann du nachgefasst hast: Folge: Zwei Anrufe in einer Woche oder gar keiner, und niemand weiß, was gesagt wurde.
Wann du loslässt, und wie du Absagen erfragst
Hast du dreimal höflich nachgefasst und rührt sich nichts, leg das Angebot ab. Das ist keine Niederlage, sondern Ordnung. Schick vorher eine kurze Abschlussmail, die dem Kunden die Tür offen lässt und dir eine ehrliche Antwort erleichtert.
Betreff: Ihr Angebot für den Einbauschrank – kurze Rückmeldung Guten Tag Frau Beispiel, ich habe von Ihnen noch nichts gehört und gehe davon aus, dass das Projekt im Moment nicht ansteht. Das ist völlig in Ordnung. Wenn Sie sich doch noch dafür entscheiden, melden Sie sich einfach. Mich würde außerdem interessieren, woran es gelegen hat: Preis, Termin oder etwas anderes? Eine kurze Antwort hilft mir, meine Angebote besser zu machen. Freundliche Grüße Max Mustermann
Eine Absage mit Grund ist ein Gewinn. Du lernst, ob du bei Preis, Lieferzeit oder Auftreten nachbessern musst. Trage den Grund bei dir ein, dann siehst du nach einigen Monaten ein Muster.
Was CraftFlow beim Nachfassen übernimmt
CraftFlow merkt sich, wann ein Angebot rausgegangen ist. Eine Woche später steht es, wenn es noch offen ist, oben in der Projektliste im Kasten Erinnerungen, mit fertigem Nachfass-Text. Die Tage und die Texte stellst du in den Einstellungen unter Dokumente selbst ein. Mit „Später“ schiebst du die Erinnerung um 3, 7 oder 14 Tage. Das Nachfassen gilt für Angebote, die du aus CraftFlow verschickt hast, auch per WhatsApp oder Mail. CraftFlow schickt dabei selbst nichts: Du öffnest den Text im Mailprogramm oder kopierst ihn, und du entscheidest, ob du lieber anrufst. Mehr dazu steht unter Erinnerungen.
Häufige Fragen
Wann sollte ich ein Angebot nachfassen?
Bei kleinen Aufträgen nach zwei bis drei Tagen, bei mittleren nach etwa einer Woche, bei großen nach sieben bis zehn Tagen. Steht eine Gültigkeitsfrist im Angebot, melde dich einige Tage davor. Die Werte sind Richtwerte und hängen von deinem Betrieb und deinen Kunden ab.
Wie oft darf ich nachfragen?
Zwei- bis dreimal mit wachsendem Abstand ist üblich. Danach legst du das Angebot ab. Wer öfter nachhakt, wirkt schnell wie jemand, der Druck macht, und verliert eher den Kunden als den Auftrag zu gewinnen.
Was schreibe ich in der Nachfass-Mail?
Kurz bleiben: Beziehe dich auf das Angebot, frage, ob es angekommen ist und ob etwas offen ist, und nenne einen nächsten Schritt, zum Beispiel einen Anruf an einem bestimmten Tag. Die Mustertexte oben kannst du direkt übernehmen.
Was mache ich, wenn der Kunde nicht antwortet?
Wechsle den Weg: Hast du zweimal gemailt, ruf an. Bleibt auch das ohne Antwort, schick eine kurze Abschlussmail und lege das Angebot ab. Notiere dir das Datum, damit du später weißt, was passiert ist.