Planung·seit 3. Oktober 2026

Erinnerungen in der Projektliste

Ganz oben in deiner Projektliste steht der Kasten Erinnerungen. Er meldet sich, wenn etwas fällig ist: ein Angebot ohne Antwort, ein Auftrag ohne Montagetermin, eine Nachkalkulation mit deutlich mehr Zeit als geplant. Jede Erinnerung nennt das Projekt, einen kurzen Satz und einen Knopf zur passenden Stelle.

Zu finden unterProjekte → Kasten Erinnerungen (ganz oben)

Der Kasten Erinnerungen oben in der Projektliste — hier dreimal „Mehr Zeit als kalkuliert“. Beispielwerte aus dem Testkonto — Namen und Beträge sind erfunden.

Woran CraftFlow erinnert

Die Regeln sind fest und laufen ohne KI. Jeder Knopf führt nur zur passenden Stelle im Projekt oder öffnet dein eigenes Mailprogramm. An deine Kunden geht nie etwas raus — keine Mail, keine Nachricht.

Wie viele Tage bis zum Nachfassen vergehen, stellst du unter Einstellungen → Dokumente, Reiter Angebot → Kasten „Angebotsversand“ ein.

Erinnerung	Wann	Knopf
Nachfassen	Angebot aus CraftFlow verschickt und nach deinen eingestellten Tagen noch offen	✉ Im Mailprogramm öffnen · Text kopieren
Ohne Montagetermin	Auftragsbestätigung seit 3 Tagen festgeschrieben, aber keine Einplanung „Lieferung/Montage“, kein Wunsch-Montagetermin, kein Lieferschein und keine Abnahme	Zum Auftrag · mit Kapazität auch Einplanen
Mehr Zeit als kalkuliert	In der Nachkalkulation liegt eine Phase (Büro, Werkstatt, Oberfläche, Montage) über 120 % der kalkulierten Zeit — oder alle gemeldeten Phasen zusammen	Nachkalkulation ansehen
Anfrage	Projekt seit 3 Tagen (bis 90 Tage) im Stand „Anfrage“, aber noch ohne Angebot	Rückfragen kopieren · Zum Projekt
Gewährleistung	Gewährleistung endet in zwei Monaten, Mängel offen oder geliefert, aber nicht abgenommen (nur mit Abnahmeprotokoll)	Zu «Vor Ort»

„Mehr Zeit als kalkuliert“ zählt nur bei mindestens 1 Stunde kalkulierter Zeit und bis 180 Tage nach der letzten Meldung.

Mehr Zeit als kalkuliert

Trägst du nach dem Auftrag in der Nachkalkulation ein, wie lange es wirklich gedauert hat, vergleicht CraftFlow das mit deiner Kalkulation. Liegt eine Phase über 120 %, steht in der Erinnerung zum Beispiel „Oberfläche 8 h statt 5 h (+60 %)“.

Die Frage dahinter: Lag es am Aufmaß, am Material oder hast du die Arbeit unterschätzt? Passiert das öfter, nimm fürs nächste Angebot mehr Zeit. CraftFlow ändert deine Zeiten und Preise nie selbst.

Rückfragen zur Anfrage — ohne Preise

Bevor du kalkulierst, brauchst du ein paar Antworten vom Kunden. Rückfragen kopieren legt dir einen Text in die Zwischenablage: Material und Oberfläche, Maße, Ausstattung, Einbauort, Zeitrahmen. Keine Preise, keine Zusagen. Du fügst ihn in deine eigene Mail ein und schickst ihn selbst — oder nimmst ihn als Spickzettel fürs Telefonat.

Erledigt und Später

Erledigt blendet die Erinnerung aus. Sie kommt nur wieder, wenn sich der Anlass ändert — zum Beispiel, wenn du in der Nachkalkulation neue Zeiten einträgst. Später … blendet sie für 3, 7 oder 14 Tage aus.

Das gilt für deinen ganzen Betrieb: Hat ein Mitarbeiter eine Erinnerung erledigt, siehst du sie auch nicht mehr. Stehen viele Erinnerungen an, zeigt der Kasten die ersten, den Rest hinter Alle zeigen. Was hinter einer Regel steckt, erklärt das ⓘ.

Montag früh in der Projektliste

1
Seitenleiste → Projekte. Oben steht der Kasten Erinnerungen mit drei Einträgen.
2
„Auftragsbestätigung seit 4 Tagen — noch kein Montagetermin.“ Du klickst Einplanen und legst die Montage in der Kapazität fest.
3
Eine Anfrage wartet seit drei Tagen. Rückfragen kopieren, den Text in deine Mail einfügen, anpassen und selbst schicken.
4
Beim Nachfassen-Eintrag rufst du lieber an. Danach auf Erledigt — die Erinnerung ist für den ganzen Betrieb weg.

Tipp · Nachkalkulation zeitnah eintragen

„Mehr Zeit als kalkuliert“ kann sich nur melden, wenn du die Ist-Zeiten einträgst. Je früher nach dem Auftrag, desto besser weißt du noch, woran es lag.

Worauf du achten solltest

Den Kasten „Nachfassen fällig“ gibt es nicht mehr einzeln — er steht jetzt im Kasten Erinnerungen, mit denselben Knöpfen wie vorher.
Nach der Auftragsbestätigung wartet CraftFlow 3 Tage, bevor es an den Montagetermin erinnert. Den Termin machst du oft am selben Tag am Telefon.
Der Knopf Einplanen erscheint nur, wenn du die Kapazität sehen darfst.

Das gehört dazu

AngebotAngebot an den Kunden senden und nachfassenDas Angebot direkt aus CraftFlow mailen — über dein eigenes Postfach oder über CraftFlow im Namen deines Betriebs. Eine Woche später erinnert dich die Projektliste ans Nachfassen, wenn es noch offen ist.Mein BetriebNachkalkulation: Was der Auftrag wirklich gekostet hatVier Zahlen nach dem Projekt — und du siehst, wo Soll und Ist auseinanderlaufen.PlanungKapazität: verfügbare gegen verplante StundenSechs Wochen auf einen Blick — wie viele Stunden deine Leute da sind und wie viele schon verplant sind.Vor OrtAbnahmeprotokoll mit Mängeln und FotosBei der Übergabe mit dem Kunden durchgehen, Mängel mit Foto und Frist festhalten, beide unterschreiben.KalkulationWenn CraftFlow nachfragtLieber einmal zu viel gefragt als falsch kalkuliert — deshalb kommen Rückfragen.PlanungAuslastung in Prozent und Wunsch-MontageterminSieh, zu wie viel Prozent deine Werkstatt in den nächsten Wochen ausgelastet ist — und lass dir vom Wunschtermin rückwärts einen Terminplan vorschlagen.PlanungEinsatzplan: wer an welchem Tag woran arbeitetJeden Mitarbeiter je Tag auf ein Projekt und eine Kostenstelle planen — auch zwei Mann auf einmal auf Montage.

Passt dazu

LösungZeiterfassung für die SchreinereiStempeln am Handy auf Projekt und Kostenstelle — die Stunden landen in der Nachkalkulation.LösungHandwerkersoftware für SchreinereienAngebot, Rechnung, Mahnung, Zeiterfassung, Einsatzplan, Abnahme und Belege in einem Programm.RatgeberStundensatz Schreiner 2026Richtwerte nach Betrieb und Region, Werkstatt und Montage, Geselle und Meister.

Diese Seite erklärt eine Funktion. Wofür CraftFlow gebaut ist und für welche Betriebe es sich rechnet, steht auf Schreiner-Software.

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