Angebot an den Kunden senden und nachfassen

Senden

In der PDF-Vorschau steht oben der Knopf ✉ AN KUNDEN SENDEN, auf der Projektseite im Reiter Angebot ✉ An Kunden senden. Es öffnet sich ein Fenster mit Empfänger, Betreff und Text aus der Vorlage. Betreff und Text sind änderbar, den Empfänger änderst du nur über dein eigenes Postfach — über CraftFlow steht dort fest die Adresse des Kunden. Das PDF hängt an. Raus geht die Mail erst mit Jetzt senden.

Danach steht am Angebot „verschickt am … an …“. Die versendete PDF-Datei wird aufbewahrt — auch wenn du das Angebot später löschst.

Über welches Postfach

Hast du unter Einstellungen → E-Mail & Postfach ein eigenes Postfach eingerichtet und geprüft (ab Pro), geht die Mail darüber — mit deiner Adresse als Absender.

Ohne eigenes Postfach schickt CraftFlow die Mail im Namen deines Betriebs. Als Absender steht dein Firmenname aus Einstellungen → Firmendaten. Antwortet dein Kunde, landet die Antwort bei dir — an der Antwortadresse aus Einstellungen → E-Mail & Postfach, sonst an der E-Mail-Adresse aus den Firmendaten.

Das Nachfassen unten gilt für Angebote, die aus CraftFlow verschickt wurden — egal über welchen Weg.

Ein Angebot geht in 24 Stunden an höchstens 3 verschiedene Adressen.

Versand über CraftFlow: an wen und wie viele

Über CraftFlow geht eine Mail nur an die hinterlegte Adresse: beim Angebot an die Adresse im Angebot oder beim verknüpften Kunden unter „Kunden“, bei einer Bestellung an die Adresse in der Bestellung oder beim Lieferanten unter „Lieferanten“. Fehlt sie, trägst du sie dort ein, speicherst und öffnest das Fenster neu. Über dein eigenes Postfach ist die Adresse frei.

Mit Abo oder gültigem Gutscheincode gehen über CraftFlow in 24 Stunden höchstens 30 Mails raus, in der Testphase ohne Code höchstens 5. Angebote, Mahnungen, Bestellungen und Belege zählen zusammen. Gezählt werden immer die letzten 24 Stunden, kein Kalendertag: Ist die Grenze erreicht, geht es weiter, sobald die erste dieser Mails 24 Stunden alt ist. So bleiben deine Mails und die aller anderen Betriebe aus dem Werbefilter.

In der Testphase steht im Fenster vorher, wie viele Mails noch gehen, zum Beispiel „noch 3 von 5“. Mit Abo oder Gutscheincode steht es erst da, wenn nur noch wenige übrig sind. Über dein eigenes Postfach gibt es diese Grenze nicht.

Dieselben Regeln gelten für Mahnungen, Bestellungen an Lieferanten und die Abschriften von Lieferschein, Abnahme und Stundennachweis. Bei Bestellungen ist es die Adresse des Lieferanten unter „Lieferanten“.

Das Fenster „Angebot an Kunden senden“ ohne eigenes Postfach: Versand über CraftFlow in deinem Namen, Antworten gehen an deine Adresse, Empfänger ist die Adresse des Kunden. Gesendet wird erst mit „Jetzt senden“. Beispielwerte aus dem Testkonto — Namen und Adressen sind erfunden.

Per WhatsApp

Oben im Fenster wählst du zwischen ✉ E-Mail und WhatsApp. Ist beim Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt, öffnet das Fenster gleich bei WhatsApp. Verschickt wird über dein eigenes WhatsApp: am Handy das PDF als Datei, am Computer ein Text mit Link zum PDF. Danach fragt CraftFlow, ob das Angebot raus ist. Nur bei „Ja“ gilt es als verschickt, und das Nachfassen läuft wie bei der Mail. Alles dazu steht unter Angebot per WhatsApp schicken.

Nutzt du den Kundenbereich, steht oben noch der Reiter Kundenbereich: Das Angebot kommt ohne Mail direkt in den Kundenbereich deines Kunden. Ob es dann als verschickt gilt und ob dein Kunde eine kurze Hinweis-Mail bekommt, entscheidest du selbst.

Nachfassen

Angebote, die vor 7 Tagen verschickt wurden und noch offen sind, stehen oben in der Projektliste im Kasten Erinnerungen. Dort: ✉ Im Mailprogramm öffnen mit fertigem Nachfass-Text, Text kopieren, Erledigt, Später … (in 3, 7 oder 14 Tagen wieder) und Zum Projekt.

CraftFlow selbst schickt keine Nachfass-Mails. Die Tage und die Texte stellst du unter Einstellungen → Dokumente, Reiter Angebot → Kasten „Angebotsversand“ ein.

Neue Fassung und Annahme

Ändert sich nach dem Versand noch etwas, legst du auf der Projektseite im Reiter Angebot eine ⎘ Neue Fassung an. Sie bekommt eine neue Nummer, im PDF steht „Dieses Angebot ersetzt unser Angebot … vom …“, und das alte steht danach auf „Überholt“. Bei angenommenen Angeboten geht das nicht.

Legst du aus einem Angebot die Auftragsbestätigung an, steht das Angebot von selbst auf „Gewonnen“, das Projekt auf „Beauftragt“ und die übrigen offenen Angebote des Projekts auf „Überholt“. 10 Minuten lang gibt es dafür Rückgängig.

Kunde und Anrede

Telefon und E-Mail des Kunden stehen oben im Projekt („Kunde bearbeiten“) und in der Kundenakte. Beim Speichern eines Angebots landet der Kunde von selbst in der Kundendatenbank und wird mit Angebot und Projekt verknüpft — gleicher Name und gleiche PLZ sind derselbe Kunde, vorhandene Angaben werden nie überschrieben.

Ist beim Kunden eine Anrede gewählt, steht im Angebot zum Beispiel „Sehr geehrter Herr Becker,“. Fehlt sie, beginnt die Angebotsmail mit „Sehr geehrte Damen und Herren“. Lieber „Guten Tag“ oder per Du? Das stellst du beim Kunden unter Briefanrede ein, siehe Kundenakte.

Worauf du achten solltest

• Vorher speichern. Solange KI-Änderungen in der Kalkulation nicht bestätigt sind, gehen Senden und Neue Fassung nicht — wie beim PDF.
• Steht dort „Versand unklar“, hat der Mailserver nicht rechtzeitig geantwortet. Dann erst im Postfach unter „Gesendet“ nachsehen, bevor du noch einmal sendest.
• Über CraftFlow geht es nur mit Firmennamen und einer Adresse für Antworten. Fehlt die Antwortadresse, sagt dir das Fenster, wo du sie einträgst: Einstellungen → Firmendaten.
• In der Testphase sind 5 Mails schnell weg: ein Angebot, eine Bestellung und drei Abschriften von Lieferschein oder Abnahme — und die Grenze ist erreicht. Wer viel verschickt, richtet sein eigenes Postfach ein.