Kalkulation·seit 2. Oktober 2026

Kundendaten und KI: was CraftFlow vor dem Senden herausnimmt

Die KI braucht für die Kalkulation keinen Namen und keine Hausnummer. CraftFlow nimmt deshalb Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, Kundennummer und IBAN deines Kunden aus dem Text, dem Text in Dateien und dem Chat, bevor etwas an die KI geht, und setzt sie in der Antwort wieder ein. Den Kundenkopf füllt CraftFlow selbst, ohne KI. Fotos und Scans schwärzt du vor dem Senden selbst, und bei der Spracheingabe geht die Tonaufnahme zuerst zum Umschreiben an Mistral (EU) — die Grenzen stehen unten.

Zu finden unterNeues Angebot → Feld „👤 Kunde“ über dem Textfeld

Kundendaten und KI: was CraftFlow vor dem Senden herausnimmt

Neues Angebot: Den Kunden trägst du im Feld „Kunde“ ein — Name und Adresse gehen nicht an die KI. Namen aus dem Testkonto, erfunden.

Beim neuen Angebot

Über dem Textfeld steht das Feld 👤 Kunde: Name eintippen oder einen Kunden aus der Kundendatenbank wählen, dazu Straße und „PLZ Ort“. Was hier steht, landet im Kundenkopf des Angebots — im Textfeld beschreibst du nur das Projekt.

Steht der Kunde trotzdem in der Beschreibung, nimmt CraftFlow ihn vor der KI heraus (an seiner Stelle steht ein Platzhalter wie [KUNDE]) und trägt ihn selbst in den Kundenkopf ein. Was fehlt, fragt danach der Kasten Kunde prüfen ab.

Auch in der KI-Optimierung ändert die KI den Kundenkopf nie. Anrede, Telefon und E-Mail übernimmt CraftFlow nach festen Regeln aus der Beschreibung.

Dateien und Fotos

PDFs mit Text gehen nur als Text an die KI, ohne Seitenbilder; an der Kachel steht dann „PDF mit Text …“.

Bei Fotos und gescannten PDFs kommt vor dem Senden die Frage „Auf Fotos können Namen stehen — vorher schwärzen?“. Mit Schwärzen ziehst du schwarze Rechtecke über Namen oder Adressen, dann Übernehmen und Geprüft — weiter. An die KI geht die geschwärzte Kopie, dein Original bleibt.

Wenn CraftFlow anhält

Findet CraftFlow vor dem Senden noch Kundendaten, die es nicht entfernen konnte, wird nichts gesendet und es kommt eine Meldung. Dann nimmst du Name oder Adresse aus dem Text und schreibst sie ins Feld Kunde bzw. in den Kundenkopf.

Namen deiner Mitarbeiter

Auch die Namen deiner Mitarbeiter aus dem Personal nimmt CraftFlow vor jeder Anfrage an die KI heraus (Platzhalter wie [PERSON 1]) und setzt sie in der Antwort wieder ein — in der Kalkulation, im Chat, bei Flo und beim Auslesen von Belegen aus Text. Steht neben einem Namen ein Krankheitsgrund („… ist krank“), geht der Grund gar nicht an die KI.

Die Grenzen sind dieselben wie bei Kundennamen: Auf Fotos und Scans erkennt CraftFlow Namen nicht von selbst, bei der Spracheingabe hört der Sprachdienst (Mistral, EU) den Namen, und erkannt werden nur Namen, die unter Personal stehen.

Belege und Lieferantenrechnungen

Auch beim Auslesen von Belegen und Rechnungen verschwinden vorher Lieferanschrift, Kommission, Bauvorhaben, Kundenname und der Ansprechpartner beim Lieferanten. Lieferant, dein Betrieb und die Beträge bleiben drin. Die Kommission trägt CraftFlow danach selbst ins Feld „Referenz“ ein.

Die Entfernung zur Baustelle

Die rechnet CraftFlow selbst aus den Postleitzahlen von Betrieb und Baustelle; die KI bekommt nur die Kilometerzahl. Dafür muss unter Einstellungen → Firmendaten deine fünfstellige PLZ stehen.

Worauf du achten solltest

Ein Nachname ganz allein mitten im Satz („Schrank für Kaiser“) wird nur erkannt, wenn dieser Kunde im Feld Kunde bzw. im Kundenkopf steht. Aus der Kundendatenbank erkennt CraftFlow den vollen Namen oder Anrede mit Nachnamen („Frau Kaiser“). Das Feld Kunde ist deshalb der zuverlässigste Weg.
Ungewöhnlich geschriebene Namen oder Adressen kann die Erkennung übersehen. Lies die Beschreibung vor dem Senden kurz durch.
Auf Fotos erkennt CraftFlow Namen nicht von selbst — dafür ist das Schwärzen da. Auch bei Belegen schwärzt du Fotos und Scans vor dem Auslesen: Nach „Jetzt auslesen“ fragt CraftFlow „Beleg an die KI geben?“ — mit Schwärzen, Übernehmen und Geprüft — weiter.
Die Tonaufnahme der Spracheingabe geht zum Umschreiben an Mistral (EU). Erst die Abschrift wird gereinigt. Namen und Adressen also lieber nicht diktieren, sondern ins Feld Kunde schreiben.

Das gehört dazu

KalkulationDas Projekt einfach erzählenSprich oder schreib, was gebaut werden soll — den Rest übernimmt CraftFlow.KalkulationAnfahrt als eigene Position, aus der PostleitzahlCraftFlow rechnet die Fahrt zur Baustelle selbst und setzt sie als Position „Anfahrt“ ins Angebot — ohne KI und ohne Internetdienst.KalkulationFotos und Pläne mitschickenEin Bild der Wand sagt mehr als drei Sätze Beschreibung.KalkulationDiktieren statt tippenAntippen, sprechen, noch einmal antippen — CraftFlow schreibt mit. An vier Stellen in der App.EinrichtungMeine Kosten — was eine Stunde wirklich kostetMitarbeitergruppen, Gemeinkosten und produktive Stunden ergeben deinen Kostensatz — die Zahl unter jedem Stundensatz.KalkulationDas hast du schon einmal gebautFrühere, nachkalkulierte Projekte mit ihren echten Zeiten — als Hinweis für die KI und als Vorlage zum Übernehmen.

Passt dazu

LösungKalkulationsprogramm für SchreinerMaterial mit Aufschlag, Stunden je Kostenstelle, Montage getrennt — mit durchgerechnetem Einbauschrank.LösungSchreiner-SoftwareAngebot und Kalkulation mit den echten Kostenstellen des Holzhandwerks.RatgeberGemeinkosten im Handwerk berechnenWelche Kosten dazugehören, was üblich ist und wie daraus der Zuschlag wird.

Diese Seite erklärt eine Funktion. Wie CraftFlow insgesamt rechnet — Material mit Aufschlag, Lohn je Kostenstelle, Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn —, steht auf Kalkulationsprogramm für Schreiner. Und wenn der Stundensatz selbst die offene Frage ist: Die Rechnung dahinter führt der Ratgeber zum Stundensatz Schritt für Schritt durch, auch ohne Software.

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