Belege: Eingangsrechnungen sammeln und an den Steuerberater geben

Rein damit

📷 Beleg fotografieren öffnet am Handy die Kamera. Belege hochladen nimmt mehrere Dateien auf einmal — PDF, E-Rechnung als XML oder Fotos, bis 20 MB je Datei; am Computer auch per Ziehen. Hat ein Beleg mehrere Seiten: im Beleg + weitere Seite.

Das Original wird unverändert mit einer Prüfsumme (digitaler Fingerabdruck) abgelegt. Dieselbe Datei zweimal geht nicht — dann steht „Diesen Beleg gibt es schon“.

Auslesen

E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) liest CraftFlow sofort und ohne KI; sie zählen nie mit. Fotos und normale PDFs liest die KI mit Jetzt auslesen. Was nicht sicher lesbar ist, bleibt leer mit „bitte wählen“ — CraftFlow rät nie.

Neben jedem Feld steht, woher der Wert kommt: „aus E-Rechnung“, „gelesen“, „wie letztes Mal“ oder „bitte wählen“.

Ist die Grenze erreicht, bleibt der Beleg trotzdem abgelegt und du trägst die Werte selbst ein. E-Rechnungen zählen nie mit.

Prüfen und zuordnen

Die Liste hat die Filter Zu prüfen, Bestätigt, An Steuerberater übergeben und Alle, dazu den Monat. Der Punkt am Beleg ist grün, wenn alles plausibel ist, gelb heißt bitte ansehen. Rot heißt: Beträge passen nicht zusammen, die IBAN hat sich geändert, die Rechnung ist schon da oder es geht um § 13b (die Steuerschuld geht auf dich über, zum Beispiel bei Bauleistungen).

Je Zeile wählst du ein Projekt oder die Gemeinkosten mit Kostenart, dazu Kategorie, Konto und BU-Schlüssel (der Steuerschlüssel für DATEV). Aufteilen teilt eine Zeile, zum Beispiel auf zwei Projekte; alle Zeilen zusammen müssen den Bruttobetrag ergeben.

Material am Projekt steht danach im Reiter Nachkalkulation unter „Eingangsbelege dieses Projekts“ und lässt sich dort als Ist-Material übernehmen.

Bestätigen

✓ Bestätigen schreibt den Beleg fest. Danach änderst du nichts mehr direkt, sondern nur noch über Korrektur mit Grund. Bei Rot brauchst du den Haken „Ich habe die Beträge selbst geprüft“, bei einer schon vorhandenen Rechnung eine Begründung.

Verwerfen mit Grund gibt es nur vor dem Bestätigen, zum Beispiel für Werbung oder Lieferscheine. Belege lassen sich nicht löschen — wegen der Aufbewahrungspflicht.

Nach jedem Bestätigen merkt sich CraftFlow beim Lieferanten Konto, Zuordnung und Zahlungsziel und schlägt sie beim nächsten Mal vor. Nach drei gleichen Bestätigungen steht dort ein grüner Haken — bestätigen musst du trotzdem selbst.

Für den Steuerberater

Im Kasten „Für den Steuerberater“ wählst du den Monat und klickst Paket erstellen und herunterladen. Das ZIP enthält einen DATEV-Buchungsstapel (nicht festgeschrieben), eine CSV für andere Programme, alle Originale und Prüfsummen. Erst wenn das Paket fertig abgelegt ist, gelten die Belege als übergeben.

Unter „Frühere Pakete“ lädst du jedes Paket noch einmal herunter. Ins nächste Paket kommen nur neue Belege; wird ein schon übergebener korrigiert, steht er dort als Korrektur. Was am Monatsende sonst noch dazugehört — Zeiten abschließen, Stunden für die Lohnabrechnung —, steht unter Monatsende.

Für die DATEV-Datei braucht es unter „Einstellungen für Belege“ den Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), Berater- und Mandantennummer und den Beginn des Wirtschaftsjahres — die Nummern gibt dir der Steuerberater.

Worauf du achten solltest

• Ohne gewählten Kontenrahmen kannst du sammeln und zuordnen, aber nicht bestätigen.
• Bei einer geänderten IBAN: vor dem Zahlen beim Lieferanten anrufen und die Nummer aus einer alten Rechnung nehmen.
• Papierbelege trotzdem aufheben, bis dein Steuerberater etwas anderes sagt.
• Fragen zu § 13b, Bauabzugsteuer, Anlagegütern, Bewirtung oder Vorsteuer beantwortet CraftFlow nicht — die klärst du mit deinem Steuerberater.
• Belege bearbeitet vorerst nur der Inhaber.