Monatsende: Zeiten abschließen, Belege an den Steuerberater

1. Nachträge bestätigen

Zeiterfassung → Freigaben: Unter Nachträge stehen die Zeiten, die deine Leute nachgetragen haben, mit Projekt. Passt bestätigt sie, Alle … passen alle auf einmal. Korrigieren öffnet Beginn, Ende und den Grund — der ist Pflicht, die Korrektur steht mit Grund im Protokoll.

Darüber stehen offene Urlaubsanträge. Wie du sie entscheidest, steht unter Urlaub und Krankmeldung.

2. Den Monat abschließen

Reiter Monat: Je Person stehen Soll, Ist und Plus/Minus, offene Nachträge und ob der Monat schon abgeschlossen ist. Monat abschließen gibt es erst nach dem Monatsende. Es fragt einmal nach und sperrt dann den Monat: Jede spätere Änderung geht nur noch mit Grund und steht im Protokoll.

Ist jemand noch nicht so weit, nennt CraftFlow den Grund — etwa „Es läuft noch eine Buchung ohne Ende.“ oder dass noch Nachträge unbestätigt sind. Alle anderen werden trotzdem abgeschlossen.

3. Stunden für die Lohnabrechnung

Im selben Reiter lädst du je Person das PDF herunter, den Arbeitszeitnachweis mit Beginn, Ende, Soll und Ist für jeden Tag. CSV für den Steuerberater ist eine Datei mit den Monatssummen aller Personen — ohne Uhrzeiten, die stehen im PDF. Urlaub, Krank, Kind krank, Überstunden frei, Sonderurlaub und Unbezahlt frei stehen in eigenen Spalten, halbe Tage als 0,5. Was genau darin steht, erklärt die Zeiterfassung.

4. Belege prüfen

Buchhaltung → Belege, Filter Zu prüfen: Was dort noch steht, siehst du an und bestätigst es mit ✓ Bestätigen. Ohne gewählten Kontenrahmen kannst du sammeln und zuordnen, aber nicht bestätigen. Wie das Prüfen geht, steht unter Belege.

Liegen bestätigte Belege aus früheren Monaten noch nicht beim Steuerberater, sagt CraftFlow es dir im Kasten Für den Steuerberater — dann dort den Monat wählen.

5. Das Paket herunterladen

Im Kasten Für den Steuerberater wählst du mit ◀ und ▶ den Monat. Die Zeile darunter zeigt, wie viele Belege es sind, den Betrag netto und was noch zu prüfen ist. Paket erstellen und herunterladen legt eine ZIP-Datei an: DATEV-Buchungsstapel (nicht festgeschrieben — dein Steuerberater kann ihn noch ändern), CSV für andere Programme, alle Originale und Prüfsummen.

Ist das Paket sehr groß, kommt es in Teilen („Teil 1 von 3“) — dann alle Teile herunterladen und weitergeben. Fehlen Angaben für die DATEV-Datei, steht dort „Für die DATEV-Datei fehlt: …“ — das Paket enthält dann nur CSV und Belege. Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), DATEV-Berater- und Mandantennummer und den Beginn des Wirtschaftsjahres trägst du unter Buchhaltung → Belege im Kasten Einstellungen für Belege ein — die Angaben bekommst du von deinem Steuerberater.

Jedes Paket lässt sich unter Frühere Pakete noch einmal herunterladen.

Buchhaltung → Belege, Kasten „Für den Steuerberater“: Monat wählen, Zahl der Belege und Betrag netto, darunter „Paket erstellen und herunterladen“. Beispielwerte aus dem Testkonto.

Was nicht im Paket steckt

Das Paket enthält deine Eingangsbelege. Die Stunden kommen aus der Zeiterfassung (Schritt 3). Die PDFs deiner eigenen Rechnungen lädst du am Projekt oder in der Kundenakte über PDF an jedem Dokument herunter.

Der erste Montag im Monat

1. 1

   Zeiterfassung → Freigaben: die zwei offenen Nachträge mit Passt bestätigen.

2. 2

   Reiter Monat: Der Vormonat ist schon gewählt. Monat abschließen, dann je Person das PDF und einmal CSV für den Steuerberater herunterladen.

3. 3

   Buchhaltung → Belege → Filter Zu prüfen: die letzten drei Belege ansehen und bestätigen.

4. 4

   Unten im Kasten Für den Steuerberater: Paket erstellen und herunterladen. Die ZIP-Datei, die Stunden-CSV und die Arbeitszeit-PDFs aus Schritt 2 gehen an den Steuerberater.

Worauf du achten solltest

• Solange bei einer Person ein Nachtrag offen ist, lässt sich ihr Monat nicht abschließen.
• Erst wenn CraftFlow das Paket fertig erstellt und gespeichert hat, gelten die Belege darin als übergeben. Ein schon übergebener Beleg, den du korrigierst, kommt im nächsten Paket als Korrektur mit.
• CraftFlow macht eine Vorkontierung als Vorschlag. Buchen und steuerlich beurteilen tut dein Steuerberater.