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Kontoabgleich: Kontoauszug hochladen, Zahlungen zuordnen

Statt jede Zahlung von Hand als bezahlt zu markieren, lädst du den Umsatzexport deiner Bank hoch. CraftFlow schlägt zu jedem Umsatz eine Rechnung oder einen Eingangsbeleg vor, mit Ampel und Begründung.Übernommen wird, was du anklickst — nur sicher passende Zahlungen an Lieferanten hakt CraftFlow beim Hochladen selbst ab (Zu zahlen).

Zu finden unterBuchhaltung → Bank

Welche Datei

Im Online-Banking speicherst du den Umsatzexport als CAMT (XML, „camt.053“ oder „camt.052“) — das ist am sichersten. MT940 (.sta) und CSV gehen auch, unter anderem von Sparkasse, Volksbank/Raiffeisen, GLS, Deutsche Bank, Postbank, Commerzbank, ING, N26 und Qonto. PDF-Kontoauszüge kann CraftFlow nicht lesen.

Kontoauszug hochladen nimmt höchstens 5 MB. Dieselbe Datei oder überlappende Zeiträume noch einmal hochladen ist kein Problem: Doppelte Umsätze erkennt CraftFlow und legt sie nicht neu an. Steht in der Datei keine IBAN deines Kontos, fragt CraftFlow nach dem Konto.

Die Ampel

Unter jedem Vorschlag steht, warum CraftFlow ihn macht.

Farbe	Bedeutung	Beispiele
Grün	sicher	Nummer und Betrag passen genau, auch mit Skonto in der Frist; Bankgebühr, Finanzamt oder Lohn zum Ignorieren
Gelb	bitte ansehen	Teilzahlung, Skonto nach der Frist, Nummer unscharf („O“ statt „0“), nur Name und Betrag, Rücklastschrift
Rot	bitte selbst zuordnen	Überzahlung, mehrere passende Rechnungen, nichts gefunden

Übernehmen

Übernehmen gilt für einen Umsatz, Alle sicheren übernehmen nimmt nur die grünen.Bei Ausgangsrechnungen setzt CraftFlow „bezahlt“ nie von selbst. Sicher passende Überweisungen an Lieferanten aus dem gerade hochgeladenen Auszug hakt es gleich ab — siehe Zu zahlen.

Ganze Zahlung: Die Rechnung ist bezahlt am Buchungstag. Teilzahlung: Sie wird im Mahnwesen als Teilzahlung erfasst, der Rest bleibt offen. Skonto zu spät: entweder als Teilzahlung erfassen und den Rest nachfordern oder Skonto trotzdem gewähren. Eingangsbeleg: Die Zahlung wird am Beleg vermerkt.

Von Hand und rückgängig

Zuordnen lässt dich eine Rechnung oder einen Beleg aus der Liste der offenen wählen. Ignorieren mit Grund — Bankgebühr, Steuer, Lohn, Privat, Umbuchung, Sonstiges — ist für Umsätze, zu denen es keine Rechnung und keinen Beleg gibt. Fehlt ein Lieferantenbeleg, lädst du ihn erst unter Belege hoch.

Unter Erledigt hebt Aufheben eine Zuordnung wieder auf: Die Rechnung ist wieder offen, eine Teilzahlung ist weg. Wieder öffnen holt ignorierte Umsätze zurück. Bei einer Rücklastschrift schlägt CraftFlow vor, die ursprüngliche Zahlung aufzuheben — die Rechnung läuft dann im Mahnwesen weiter.

Noch nicht gebuchte Umsätze aus camt.052 stehen als „vorgemerkt“ da und bekommen erst nach der Buchung einen Vorschlag.

Laufende Kosten ohne Beleg — Miete per Dauerauftrag, Leasing, Versicherung — markierst du über Zuordnen / ignorieren … als Kosten ohne Beleg. Dann zählen sie im Stundensatz-Vorschlag im Kompass mit, und der Abgang steht in der Liste „Beleg fehlt“. Bestätigst du später einen passenden Beleg, wandert der Abgang nach „Beleg vorhanden (nachgereicht)“; Beleg zuordnen öffnet ihn wieder zum Zuordnen. Siehe Stundensatz-Vorschlag.

Worauf du achten solltest

Die Kontoumsätze sieht nur der Inhaber — dort stehen auch Löhne.
Kontodaten gehen nie an eine KI. Der Abgleich läuft mit festen Regeln.
Die Datei selbst speichert CraftFlow nicht. CraftFlow ist ein Abgleich-Werkzeug, kein Archiv — die Originalauszüge bleiben bei deiner Bank.
Ob ein Skonto noch gilt und andere steuerliche Fragen klärst du mit deinem Steuerberater.

Das gehört dazu

Mein BetriebKontoumsätze durchsuchenEin Suchfeld über der Umsatzliste findet Name, Verwendungszweck, IBAN, Betrag, Datum und Rechnungsnummer.Mein BetriebMahnwesen: Zahlungserinnerung und MahnungCraftFlow erkennt überfällige Rechnungen und schlägt die nächste Stufe vor. Du prüfst und schickst ab — nichts geht von selbst raus.Mein BetriebBelege: Eingangsrechnungen sammeln und an den Steuerberater gebenLieferant, Baumarkt, Tankstelle — hochladen oder fotografieren, CraftFlow liest aus und schlägt Projekt und Konto vor, du bestätigst.Mein BetriebBuchhaltung: wann kommt wie viel GeldGefordert, beauftragt, angeboten, eingegangen — vier Blöcke getrennt, damit keine Zahl entsteht, die es nicht gibt.Mein BetriebZahlung eintragen: bezahlt, Teilzahlung, zurücknehmenIst das Geld da, trägst du den Eingang an der Rechnung ein — ganz, in Teilen oder aus dem Kontoauszug.Mein BetriebMonatsende: Zeiten abschließen, Belege an den SteuerberaterEinmal im Monat: offene Nachträge bestätigen, den Monat abschließen und das Paket für den Steuerberater herunterladen.Mein BetriebRechnungen schreiben: Auftragsbestätigung, Abschlag, Schlussrechnung, StornoAus dem Angebot wird die Auftragsbestätigung, daraus Abschlags- und Schlussrechnung — und wenn etwas nicht stimmt, die Stornorechnung.EinrichtungDeine Nummern für Angebot, Auftrag und RechnungFünf Nummernkreise, je mit Präfix, Stellen, Startwert und Jahresbezug — vom Inhaber einstellbar, und geprüft auf Doppelte.

Passt dazu

LösungRechnungsprogramm für SchreinerAuftragsbestätigung, Abschlags- und Schlussrechnung direkt aus dem kalkulierten Angebot.LösungMahnwesen für HandwerkerVon der Zahlungserinnerung bis zur Mahnung, Zinsen nur bei belegtem Verzug.RatgeberAngebotsvorlage für HandwerkerMuster mit allen Pflichtangaben, Positionen und Zahlungsbedingungen, auch als Word und Excel.

Diese Seite erklärt eine Funktion. Warum CraftFlow überhaupt mit den Werten deines Betriebs rechnet statt mit Durchschnitten aus dem Internet, steht auf Schreiner-Software — und die Rechnung hinter dem Stundensatz im Ratgeber.

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