Mahnwesen: Zahlungserinnerung und Mahnung

Wo die Mahnungen stehen

In der Buchhaltung steht oben der Kasten Mahnungen mit allen überfälligen Rechnungen. Auf der Projektseite im Reiter Rechnungen öffnet ein Klick die Rechnung, darin der Kasten Mahnen. In der Projektliste erscheint oben ein Streifen „… Rechnungen überfällig“ mit dem Knopf Ansehen.

Der Vorschlag

Der erste Vorschlag kommt ab 7 Tagen nach Fälligkeit (Voreinstellung). Ist die Rechnung dann schon länger offen, schlägt CraftFlow gleich die passende Stufe vor: bis 14 Tage überfällig die Zahlungserinnerung, ab 15 Tagen die 1. Mahnung, ab 30 Tagen die 2. Mahnung.

Die 2. Mahnung schlägt CraftFlow aber nur vor, wenn vorher schon eine Zahlungserinnerung oder 1. Mahnung verschickt wurde. Sonst ist höchstens die 1. Mahnung dran — eine 2. Mahnung, vor der nie eine Mahnung rausging, stimmt nicht. Abgeschaltete Stufen schlägt CraftFlow nie vor, und die Stufe änderst du vor dem Senden im Dialog.

Steht kein Vorschlag da, steht der Grund daneben — etwa eine Mahnsperre, noch nicht überfällig genug oder die letzte Stufe erst vor wenigen Tagen verschickt. Fällt ein Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, rückt es auf den nächsten Werktag.

Voreinstellung. Unter „Mahnstufen einstellen“ im Kasten Mahnungen schaltest du jede Stufe an oder aus und stellst Abstand und Frist in Tagen ein.

Prüfen und senden

Mahnung vorbereiten öffnet den Dialog: Stufe (Stufen dürfen übersprungen werden), Zahlungsfrist, der Haken Geschäftskunde, Zinsen ja oder nein, Pauschale, Auslagen, Empfänger, Betreff, Mailtext und Text im PDF. Änderungen übernehmen speichert den Entwurf, PDF ansehen zeigt ihn.

Jetzt senden vergibt die Nummer (MA-…), erzeugt das PDF und schickt die Mail in einem Schritt. Für die Post (PDF) gibt dir das PDF; danach trägst du „Per Post verschickt am …“ ein. Mit der Nummer ist die Mahnung festgeschrieben.

Jetzt senden geht über dein eigenes Postfach (ab Pro) oder über CraftFlow im Namen deines Betriebs. Über CraftFlow geht die Mahnung nur an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden — aus der Rechnung oder vom verknüpften Kunden unter „Kunden“ — und zählt in dieselbe Grenze wie Angebote: höchstens 30 Mails in 24 Stunden, in der Testphase 5 (siehe Versand über CraftFlow).

Steht in der Rechnung keine E-Mail-Adresse, trägst du sie beim Kunden unter „Kunden“ ein (die Rechnung muss mit diesem Kunden verknüpft sein) und öffnest das Fenster neu. Oder du nimmst Für die Post (PDF) — oder dein eigenes Postfach, darüber ist die Adresse frei.

Zinsen und Pauschale

Verzugszinsen rechnet CraftFlow nur, wenn sich der Verzug belegen lässt: eine verschickte Mahnung, deren Frist abgelaufen ist; 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (beim Geschäftskunden immer, beim Privatkunden nur mit Verzugs-Hinweis auf der Rechnung); oder ein vertraglich vereinbarter Zahlungstermin.

Der Zinssatz ist der Basiszins plus 5 Prozentpunkte bei Privatkunden und plus 9 bei Geschäftskunden, taggenau auf den offenen Betrag. Die Pauschale von 40 € gibt es nur bei Geschäftskunden, einmal je Rechnung. Mahngebühren rechnet CraftFlow nicht.

Auslagen wie Porto (höchstens 100 €) fordert CraftFlow erst ab Verzug — also nie mit der Zahlungserinnerung.

Der Verzugs-Hinweis auf neuen Rechnungen

Mit dem Mahnwesen tragen neue Rechnungen und Abschlagsrechnungen an eine Privatperson unter dem Summenblock den Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB: Der Kunde kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung. Rechnungen, die schon vorher festgeschrieben waren, bleiben unverändert.

Teilzahlung und Mahnsperre

Im Kasten Mahnen erfasst Teilzahlung erfassen Betrag, Datum und Notiz. Gemahnt wird dann nur der Rest, und die Mahnung bedankt sich für das, was schon kam.

Unter „Angaben für den Verzug“ trägst du Mahnsperre bis und den Grund ein, zum Beispiel eine vereinbarte Ratenzahlung, dann Angaben speichern. Bis dahin kommt kein Vorschlag. Dort steht auch „Rechnung angekommen am“.

Worauf du achten solltest

• Nichts geht automatisch raus. Jede Mahnung schickst du selbst ab.
• Ist die Rechnung inzwischen bezahlt, lehnt CraftFlow das Senden mit Datum ab.
• Eine Mahnung über 0 € verschickt CraftFlow nicht. Gibt es zu einer Abschlagsrechnung schon die Schlussrechnung, mahnst du die Schlussrechnung.
• Ob Verzug wirklich eingetreten ist, ist eine Rechtsfrage. CraftFlow berät nicht und leitet nie ein gerichtliches Mahnverfahren ein — im Zweifel fragst du deinen Anwalt oder Steuerberater.
• Mahnen dürfen der Inhaber und Mitarbeiter mit Vollplatz, nie Mitarbeiter mit reinem Zeiterfassungs-Platz.