Deine eigenen Absätze im Angebot

Vorschläge liegen schon bereit

Damit niemand vor einem leeren Feld sitzt, bringt CraftFlow fertig formulierte Bausteine mit, je Dokumentart passend. Im Reiter Angebot sind es zum Beispiel Aufmaß vor Ort, Vorbereitung für die Montage, Strom- und Wasseranschlüsse, Altbau, Liefer- und Montagetermin, Alte Möbel und Entsorgung, Gewährleistung und Steuervorteil für Handwerkerleistungen (§ 35a EStG). Im Reiter Rechnung stehen unter anderem die Pflegehinweise für geölte und lackierte Oberflächen und Empfehlung.

Sie stehen unter Empfohlen, jeder mit seinem Text und dem Knopf Übernehmen. Ein Klick legt den Baustein mit fertigem Text an. Was du schon angelegt hast, verschwindet aus der Vorschlagsliste — so siehst du auf einen Blick, was noch fehlt.

Vorformuliert heißt nicht in Stein: Nach dem Anlegen lässt sich jeder Text ändern. Geh ihn einmal auf deinen Betrieb durch — etwa, ob du bei der Montage wirklich Verpackung und Reste wieder mitnimmst (Sauberkeit bei der Montage) oder wann du das Material bestellst (Materialbestellung). Ob das zu deinem Betrieb passt, weißt nur du.

Für den Steuervorteil nach § 35a gibt es außerdem einen eigenen Haken, der den Betrag der Arbeitskosten vor Ort gleich ausrechnet — siehe Standardtexte fürs Angebot. Nimm dann nur eines von beiden.

Einen eigenen anlegen

Unter der Liste steht das Feld Neuer Baustein — Titel, daneben Anlegen. Der Titel ist nur für dich: Er steht auf dem Knopf, mit dem du den Baustein im Angebot auswählst, und erscheint nicht im PDF.

Darunter kommt der Text. Eine Leerzeile ergibt einen neuen Absatz — so lässt sich auch ein längerer Baustein gliedern. Getippt wird ohne Speichern-Knopf: CraftFlow sichert kurz nach der letzten Taste von selbst.

„Immer“ und „aktiv“ — zwei verschiedene Schalter

An jedem Baustein stehen zwei Häkchen. Immer heißt: Der Baustein ist in jedem neuen Angebot von vornherein ausgewählt. Du kannst ihn dort trotzdem abwählen — es ist eine Voreinstellung, kein Zwang.

Aktiv ist etwas anderes: Nimmst du das Häkchen weg, verschwindet der Baustein aus der Auswahl im Angebot, bleibt aber erhalten. Das ist der Weg für etwas, das du gerade nicht brauchst, aber nicht wegwerfen willst. Zum Löschen gibt es den Knopf Löschen daneben.

Typisch für immer: Aufmaß vor Ort, Vorbereitung für die Montage, Gewährleistung. Typisch für nach Wahl: Altbau, Alte Möbel und Entsorgung, der Steuervorteil nach § 35a — der geht nur Privatkunden etwas an.

Auf welchen Dokumenten ein Baustein steht

Die Textbausteine stehen unter Einstellungen → Dokumente in den Reitern Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung und Storno — jeweils die Bausteine dieser Dokumentart.

Unter jedem Baustein steht Steht auf: mit den Dokumentarten. Ein Baustein kann auf mehreren stehen. Wählst du keine aus, steht er wie bisher überall.

Auswählen im Angebot

Das ist der Schritt, der oft gesucht wird: Die Auswahl passiert nicht in den Einstellungen, sondern im Angebot selbst — im Reiter Angebot, gleich unter dem Empfänger, im Kasten Textbausteine in diesem Angebot.

Jeder Baustein steht dort als Knopf. + Titel in Grau heißt: nicht dabei. Ein Klick macht daraus ✓ Titel in deiner Akzentfarbe — jetzt ist er dabei. Noch ein Klick nimmt ihn wieder heraus. Was auf „immer“ steht, ist schon angehakt, wenn du das Angebot öffnest.

Fährst du mit der Maus über einen Knopf, zeigt CraftFlow den Anfang des Textes — praktisch, wenn zwei Bausteine ähnlich heißen und du nicht sicher bist, welcher der richtige ist.

Den Kasten gibt es nur, wenn überhaupt ein Baustein angelegt ist. Wer noch keinen hat, sieht an der Stelle nichts — das ist kein Fehler.

Was NICHT hierher gehört

Anrede, Einleitungssatz, Grußformel, Zahlungskondition, Widerrufsbelehrung und der Massivholz-Hinweis sind keine Textbausteine. Die stehen fest in jedem Angebot und werden unter Einstellungen → Dokumente, Reiter Angebot, geändert — die Anrede unter Einstellungen → Allgemein.

Die Faustregel: Was in jedem Angebot an derselben Stelle steht, gehört zu den festen Texten. Was je nach Auftrag dazukommt oder wegbleibt, ist ein Textbaustein.

Vom Vorschlag bis ins fertige Angebot

1. 1

   Einstellungen → Dokumente, Reiter Angebot öffnen und zum Abschnitt Textbausteine gehen. Unter „Empfohlen“ beim passenden auf „Übernehmen“ klicken — er wird mit fertigem Text angelegt.

2. 2

   Den Text auf den eigenen Betrieb durchgehen. Soll er in jedes Angebot? Dann das Häkchen bei „immer“ setzen.

3. 3

   Im Angebot, Reiter Angebot: Der Baustein steht als grauer Knopf mit einem Pluszeichen — noch nicht dabei.

   
4. 4

   Draufklicken. Aus dem Plus wird ein Haken, der Knopf färbt sich — jetzt steht der Absatz im PDF, unter den Positionen.

   

Worauf du achten solltest

• Die Auswahl gilt je Angebot, nicht für alle. Was du in einem Angebot abwählst, bleibt in den anderen, wie es war.
• „Aktiv“ weggenommen wirkt wie gelöscht, ist es aber nicht: Der Baustein verschwindet nur aus der Auswahl im Angebot. In den Einstellungen steht er weiter da.
• Die Änderung an einem Baustein wirkt auf das nächste PDF, nicht auf ein Angebot, das du schon verschickt hast.