Zu zahlen: was du Lieferanten wann zahlen musst

Woher die Rechnungen kommen

Aus deinen Belegen: Sobald du eine Eingangsrechnung im Reiter Belege bestätigst, steht sie in Zu zahlen. Belege, die noch auf deine Bestätigung warten, zählt der Kasten nur — ihre Beträge sind noch nicht geprüft. Kassenbons sind schon bezahlt (bar oder Karte) und stehen nicht drin. Belege mit unbekanntem Zahlungsstand, etwa aus dem Altbestand, stehen da, zählen aber in keiner Summe.

Den Kasten sieht nur der Inhaber des Betriebs.

Fälligkeit und Skonto

Die Fälligkeit kommt vom Beleg. Steht dort keine, rechnet CraftFlow mit dem Zahlungsziel, das es sich für diesen Lieferanten gemerkt hat. Kennt es keins, nimmt es 14 Tage nach Rechnungsdatum (ohne Rechnungsdatum: nach Eingang des Belegs) und schreibt „angenommen“ dazu. Fälligkeit und Skonto (Prozent und Frist) änderst du auch nach dem Bestätigen: an der Rechnung Fälligkeit/Skonto ändern — ebenso in der Beleg-Ansicht im Reiter Belege. Leer lassen heißt: keine Angabe — ohne Fälligkeit rechnet CraftFlow dann wieder mit dem Zahlungsziel des Lieferanten oder 14 Tagen. Beträge, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum bleiben fest, und jede Änderung steht im Änderungsprotokoll des Belegs. Ist der Beleg schon an den Steuerberater übergeben, bleibt dort die alte Fälligkeit stehen.

Steht Skonto auf der Rechnung, zeigt der Kasten den Betrag mit Skonto und das letzte Datum, zum Beispiel „Mit Skonto bis 15.10. zahlen: 1.146,60 €“. Drei Tage vor Ablauf wird daraus ein deutlicher Hinweis: „Skonto läuft in 3 Tagen ab: 23,40 € sparen“. Wer schon einen Teil bezahlt hat, bekommt kein Skonto mehr angezeigt.

Gerechnet wird mit dem vollen Betrag — das, was du spätestens zahlen musst. Skonto steht als Hinweis daneben.

Gutschriften

Eine offene Gutschrift zieht CraftFlow von den offenen Rechnungen desselben Lieferanten ab — zuerst von der, die am frühesten fällig ist. An der Rechnung steht dann, welche Gutschrift verrechnet ist. Überweist du den gekürzten Betrag, drückst du an der Rechnung Bezahlt: Das schließt Rechnung und Gutschrift zusammen ab. Den gekürzten Betrag hakt der Kontoabgleich nicht von selbst ab. Hat der Lieferant gerade keine offene Rechnung, steht die Gutschrift als Guthaben da und mindert keine andere Summe.

Automatisch abgehakt

Lädst du im Kontoabgleich einen Kontoauszug als Datei hoch, sucht CraftFlow zu jeder neuen Überweisung daraus die passende Rechnung. Passt sie sicher — Rechnungsnummer (oder ihre Ziffern zusammen mit IBAN oder Name des Lieferanten) im Verwendungszweck und Betrag genau, mit Skonto nur innerhalb der Frist; auch Sammelüberweisungen, wenn die Summe genau stimmt —, vermerkt CraftFlow die Rechnung gleich als bezahlt. Nach dem Hochladen steht dort, wie viele Rechnungen so abgehakt wurden.

Ist ein Treffer nicht sicher, etwa nur Name und Betrag ohne Rechnungsnummer oder eine Teilzahlung, steht er an der Rechnung als Vorschlag mit Bestätigen. Eine Überweisung ohne passende Rechnung (zum Beispiel die Miete) bleibt, wie sie ist. Ältere Umsätze hakt CraftFlow nicht von selbst ab, und eine Zuordnung, die du einmal aufgehoben hast, kommt nie von selbst zurück.

Von Hand bezahlt und Rückgängig

Ohne Kontoabgleich oder bei Barzahlung: Bezahlt an der Rechnung, Datum wählen (Vorgabe heute), bei Skonto den Haken „mit Skonto bezahlt“ setzen, Speichern. Skonto geht nur, wenn die Frist am gewählten Tag noch lief — auch rückwirkend. Bei einer Gutschrift heißt der Knopf Verrechnet.

Unter Zuletzt bezahlt steht, was in den letzten 30 Tagen bezahlt wurde — mit „laut Bank“ oder „von Hand“. Was du von Hand gesetzt hast, nimmst du dort mit Rückgängig zurück. Was der Kontoabgleich abgehakt hat, nimmst du im Reiter Bank unter „Erledigt“ mit Aufheben zurück.

Im Kompass

Die Geldvorschau im Kompass rechnet Lieferantenrechnungen ohne Fälligkeit ebenfalls mit 14 Tagen nach Rechnungsdatum und markiert sie als geschätzt. Das gemerkte Zahlungsziel des Lieferanten kennt die Vorschau dabei nicht.

Montagmorgen: was ist diese Woche dran?

1. 1

   Buchhaltung öffnen, Reiter Geld, Kasten Zu zahlen.

2. 2

   Oben steht: Überfällig 0 €, diese Woche 1.170,00 €, nächste Woche 300,00 €.

3. 3

   Bei der Holzrechnung steht „Skonto läuft in 3 Tagen ab: 23,40 € sparen“ — also heute 1.146,60 € überweisen.

4. 4

   Am nächsten Tag den Kontoauszug im Reiter Bank hochladen. Steht die Rechnungsnummer im Verwendungszweck und ging die Zahlung in der Skontofrist raus, ist die Holzrechnung automatisch abgehakt und steht unter Zuletzt bezahlt.

Worauf du achten solltest

• CraftFlow überweist nichts und schickt nichts an den Lieferanten — es zeigt dir nur, was ansteht.
• Daueraufträge, Lastschriften ohne Beleg und Löhne stehen nicht in Zu zahlen.
• Steht auf einem Beleg keine Fälligkeit, ist das Datum nur angenommen. Prüf es im Beleg nach, wenn es knapp wird.
• Ist dein Zugang gesperrt, weil die Testphase oder dein Abo abgelaufen ist, siehst du die Liste weiter. Als bezahlt vermerken geht wieder, sobald ein Abo läuft.