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Auftragsbestätigung und Rechnung senden — per Mail oder WhatsApp

Bisher hast du die Rechnung als PDF heruntergeladen und selbst verschickt. Jetzt geht sie direkt aus CraftFlow raus: festschreiben, Senden, Text prüfen, abschicken — per Mail oder über dein WhatsApp. Verschickt wird genau das festgeschriebene Dokument. Gesendet wird nur auf deinen Klick, nie von selbst. Ganz ohne KI.

Zu finden unterProjektseite → Auftragsbestätigung bzw. Reiter Rechnungen → Dokument öffnen → Kasten „Versand an den Kunden“

So schickst du ein Dokument

Erst festschreiben. Danach steht am Dokument der Kasten Versand an den Kunden mit dem Knopf ✉ Senden — bei der Stornorechnung ✉ Per Mail senden. Das gilt für Auftragsbestätigung, Rechnung, Abschlags- und Schlussrechnung und die Stornorechnung.

Das Fenster hat die Reiter ✉ E-Mail und WhatsApp (bei der Stornorechnung nur E-Mail). Ist beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt, startet es bei der E-Mail, sonst gleich bei WhatsApp.

Nutzt du den Kundenbereich, kommt ein dritter Reiter dazu: Kundenbereich. Damit legst du Auftragsbestätigung oder Rechnung ohne Mail direkt in den Kundenbereich deines Kunden. Die Stornorechnung geht nur per Mail.

Im Fenster stehen An, Betreff und Text — alles kannst du vor dem Senden ändern. Darunter siehst du den Namen der PDF-Datei. Gesendet wird erst mit Jetzt senden. Ist das Feld An leer, bleibt der Knopf grau, und darunter steht, was fehlt.

Das PDF baut CraftFlow aus dem festgeschriebenen Dokument — genau so, wie es gespeichert ist. Der Versand steht danach im Projektverlauf; schickst du dasselbe Dokument noch einmal, weist das Fenster dich darauf hin.

Angehängt ist das normale PDF. Eine E-Rechnung lädst du im Kasten E-Rechnung an der Rechnung herunter und schickst sie selbst.

Per WhatsApp

Auftragsbestätigung und Rechnung (auch Abschlags- und Schlussrechnung) kannst du über dein eigenes WhatsApp schicken — genauso wie beim Angebot per WhatsApp. CraftFlow selbst schickt nichts.

Am Handy tippst du auf In WhatsApp teilen: Das PDF hängt als Datei an der Nachricht, du wählst den Chat. Am Computer öffnet WhatsApp öffnen WhatsApp mit fertigem Text und einem Link zum PDF. Der Link ist 30 Tage gültig.

Danach fragt CraftFlow, ob das Dokument raus ist. Nur bei Ja steht der Versand am Dokument und im Projektverlauf. WhatsApp zählt nicht in die Grenze der Mails über CraftFlow. Die Stornorechnung geht nur per Mail.

Was nicht geht

Ein Entwurf geht nicht raus — erst festschreiben. Eine stornierte Rechnung schickst du nicht noch einmal: Dafür gibt es die Stornorechnung, und die verschickst du genauso.

Dasselbe Dokument geht in 24 Stunden an höchstens drei verschiedene Adressen.

Betreff und Text einstellen

Unter Einstellungen → Dokumente hat jeder Reiter — Auftragsbestätigung, Rechnung, Storno — einen Kasten E-Mail an den Kunden. Lässt du die Felder leer, gilt der hellgraue Vorschlag. Platzhalter wie {nummer} oder {betrag} füllt CraftFlow beim Senden aus.

Bei einer Schlussrechnung ist {betrag} das, was dein Kunde noch zahlen soll — also nach Abzug der Abschläge, genau wie im PDF.

Über welchen Weg die Mail rausgeht

Mit deinem eigenen Postfach (ab Pro) geht die Mail unter deiner Adresse raus. Ohne eigenes Postfach schickt CraftFlow sie im Namen deines Betriebs — dann nur an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden. Mehr dazu unter Versand über CraftFlow.

Ohne eigenes Postfach schickt CraftFlow die Mail im Namen deines Betriebs. Als Absender steht dein Firmenname aus Einstellungen → Firmendaten. Antwortet dein Kunde, landet die Antwort bei dir — an der Antwortadresse aus Einstellungen → E-Mail & Postfach, sonst an der E-Mail-Adresse aus den Firmendaten.

Über CraftFlow geht eine Mail nur an die hinterlegte Adresse: beim Angebot an die Adresse im Angebot oder beim verknüpften Kunden unter „Kunden“, bei einer Bestellung an die Adresse in der Bestellung oder beim Lieferanten unter „Lieferanten“. Fehlt sie, trägst du sie dort ein, speicherst und öffnest das Fenster neu. Über dein eigenes Postfach ist die Adresse frei.

Mit Abo oder gültigem Gutscheincode gehen über CraftFlow in 24 Stunden höchstens 30 Mails raus, in der Testphase ohne Code höchstens 5. Angebote, Mahnungen, Bestellungen und Belege zählen zusammen. Gezählt werden immer die letzten 24 Stunden, kein Kalendertag: Ist die Grenze erreicht, geht es weiter, sobald die erste dieser Mails 24 Stunden alt ist. So bleiben deine Mails und die aller anderen Betriebe aus dem Werbefilter.

In der Testphase steht im Fenster vorher, wie viele Mails noch gehen, zum Beispiel „noch 3 von 5“. Mit Abo oder Gutscheincode steht es erst da, wenn nur noch wenige übrig sind. Über dein eigenes Postfach gibt es diese Grenze nicht.

Schlussrechnung an den Kunden

1
Auf der Projektseite im Reiter Rechnungen die Schlussrechnung öffnen und festschreiben.
2
Im Kasten Versand an den Kunden auf Senden tippen — mit hinterlegter Mail-Adresse startet das Fenster bei der E-Mail, sonst bei WhatsApp.
3
Adresse, Betreff und Text prüfen — der Betrag in der Mail ist der offene Rest nach den Abschlägen.
4
Jetzt senden (bei WhatsApp danach „Ja“ tippen). Der Versand steht im Projektverlauf.

Tipp · Adresse beim Kunden pflegen

Über CraftFlow geht die Mail nur an die hinterlegte Adresse deines Kunden. Trag sie einmal beim Kunden unter „Kunden“ ein — dann steht sie bei jedem Dokument schon im Fenster.

Worauf du achten solltest

Erst festschreiben, dann senden. Ein festgeschriebenes Dokument lässt sich nicht mehr ändern.
Senden dürfen der Inhaber und Teammitglieder mit vollem Zugang.

Das gehört dazu

AngebotAngebot an den Kunden senden und nachfassenDas Angebot direkt aus CraftFlow mailen — über dein eigenes Postfach oder über CraftFlow im Namen deines Betriebs. Eine Woche später erinnert dich die Projektliste ans Nachfassen, wenn es noch offen ist.AngebotAngebot per WhatsApp schickenDas Angebot über dein eigenes WhatsApp schicken — am Handy als PDF-Datei, am Computer mit Link zum PDF. Danach läuft das Nachfassen wie beim Mailversand.EinrichtungEigenes Postfach (SMTP) einrichtenSchritt für Schritt: welche Daten deines Mailanbieters in CraftFlow gehören, damit deine Mails unter deiner eigenen Adresse rausgehen.Mein BetriebRechnungen schreiben: Auftragsbestätigung, Abschlag, Schlussrechnung, StornoAus dem Angebot wird die Auftragsbestätigung, daraus Abschlags- und Schlussrechnung — und wenn etwas nicht stimmt, die Stornorechnung.Mein BetriebMahnwesen: Zahlungserinnerung und MahnungCraftFlow erkennt überfällige Rechnungen und schlägt die nächste Stufe vor. Du prüfst und schickst ab — nichts geht von selbst raus.EinrichtungDeine Nummern für Angebot, Auftrag und RechnungFünf Nummernkreise, je mit Präfix, Stellen, Startwert und Jahresbezug — vom Inhaber einstellbar, und geprüft auf Doppelte.Mein BetriebDein echter Stundensatz: was dich eine Stunde wirklich kostetOb deine Stundensätze noch reichen — gerechnet aus dem, was dein Betrieb in den letzten Monaten wirklich gekostet hat.Mein BetriebKompass: deine Zahlen auf einen BlickWas kam rein, was bleibt, reicht das Geld, hast du Arbeit — gerechnet aus deinen eigenen Daten in CraftFlow, ohne KI.

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Diese Seite erklärt eine Funktion. Warum CraftFlow überhaupt mit den Werten deines Betriebs rechnet statt mit Durchschnitten aus dem Internet, steht auf Schreiner-Software — und die Rechnung hinter dem Stundensatz im Ratgeber.

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