Kunden und Kundenakte: anlegen, nachschlagen, ändern
Unter Kunden steht die Liste aller Kunden. Ein Klick öffnet die Kundenakte als eigene Seite: Anschrift, Projekte, Dokumente, Verlauf und Notizen. Neu anlegen geht direkt in der Liste mit + Kunde, und die Anrede, die du dort wählst, steht danach in jedem Brief.
Die Kundenakte, Reiter Übersicht: Stammdaten, offene Rechnungen und was zuletzt passiert ist. Beispielwerte aus dem Testkonto — Namen sind erfunden.
Die Liste
Oben das Suchfeld „Suchen — Name, Ort, Kundennr., Telefon“ und die Filter Alle, Privat und Firma. Am Computer eine Tabelle mit Name, Ort, Kundennummer, Kontakt und offenem Betrag — ein Klick auf den Spaltenkopf sortiert; am Handy eine Zeile je Kunde. Die Kundenart steht nur bei Firma und Behörde dabei.
+ Kunde öffnet das Fenster „Neuer Kunde“: Kundenart, Anrede, Name, Anschrift, Telefon, E-Mail. Bei Firma und Behörde stehen USt-IdNr. bzw. Leitweg-ID gleich im Fenster; Weitere Angaben klappt Mobilnummer, Kundennummer und Zahlungsziel auf. Doppelt geht nicht: gleicher Name und gleiche PLZ sind derselbe Kunde.
Die Kundenakte
Oben Name, Kundenart, Kundennummer, 📞 Anrufen, 📱 Mobil und ✉️ E-Mail (soweit gepflegt), dazu ✏️ Neues Angebot und Bearbeiten. Darunter vier Reiter: Übersicht (Anschrift, Briefanrede, Zahlungsziel, offener Betrag, letzte Einträge), Projekte & Dokumente (mit PDF und Zahlungsstand „offen“, „überfällig“ oder „bezahlt“), Verlauf und Notizen.
Im Verlauf notierst du Gespräche mit + Gespräch notieren — Telefon, E-Mail, Vor Ort, Brief oder Notiz. Von selbst stehen dort: Angebot angelegt, Angebot verschickt, Dokument festgeschrieben, Zahlung eingegangen, Mahnung verschickt.
Privat, Firma oder Behörde
Bei Firma und Behörde trägst du Firmenname, Ansprechpartner und USt-IdNr. ein, bei einer Behörde zusätzlich die Leitweg-ID für E-Rechnungen. Mit Ansprechpartner „Frau Kraus“ beginnt der Brief mit „Sehr geehrte Frau Kraus,“.
Neue Rechnungen setzen den Haken „Privatperson“ nach der Kundenart — bei Firma und Behörde ist er aus. Das zählt beim Mahnen: Die 40-€-Pauschale und der höhere Zinssatz gelten nur bei Geschäftskunden.
Die richtige Anrede
Zur Wahl stehen Herr, Frau, Paar (Frau und Herr), Familie und Ohne Anrede. Beim Paar wählst du „Eheleute“ oder „Familie“ fürs Adressfeld; im Brief steht dann „Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Müller,“. Haben beide verschiedene Nachnamen, trägst du den zweiten bei der zweiten Person ein. Unter den Feldern siehst du sofort, wie Adressfeld und Briefanrede aussehen.
Wählst du den Kunden im Angebot aus, kommen Anrede und Nachname mit. Angebot, Angebotsmail, Rechnung, Auftragsbestätigung und Mahnung beginnen dann mit seiner Briefanrede statt mit „Sehr geehrte Damen und Herren“. Eine eigene Anrede-Vorlage deines Betriebs wie „Guten Tag {name},“ bleibt — außer du hast beim Kunden eine andere Briefanrede gewählt (siehe unten).
Briefanrede: Sie, Du oder eigene
Nicht jeden Kunden schreibst du gleich an. Den Architekten mit „Sehr geehrter Herr …“, die Nachbarin mit „Liebe Anna“. Deshalb wählst du je Kunde, wie der Brief beginnt: in der Seitenleiste Kunden, den Kunden anklicken, Bearbeiten, dann Briefanrede. Beim Anlegen mit + Kunde geht das genauso. Unter dem Feld siehst du sofort, wie die Zeile aussieht.
Die Du-Formen brauchen einen Vornamen. Fehlt er, sind sie ausgegraut. Bei Eigene Anrede … schreibst du die Zeile selbst, zum Beispiel „Moin Jens,“, höchstens 120 Zeichen.
Die gewählte Anrede steht in Angebot, Angebotsmail, Rechnung, Auftragsbestätigung, Mahnung und in der Nachricht per WhatsApp. Sie geht der Anrede-Vorlage deines Betriebs vor. Lässt du die Vorgabe stehen, bleibt alles wie bisher. Schon festgeschriebene Rechnungen ändern sich nicht.
| Auswahl | Beispiel im Brief |
|---|---|
| Sehr geehrte/r … (Vorgabe) | Sehr geehrter Herr Becker, |
| Guten Tag Frau/Herr … | Guten Tag Herr Becker, |
| Liebe/r Frau/Herr … | Lieber Herr Becker, |
| Hallo Frau/Herr … | Hallo Herr Becker, |
| Liebe/r Vorname (Du) | Lieber Thomas, |
| Hallo Vorname (Du) | Hallo Thomas, |
| Eigene Anrede … | Moin Thomas, |
Bei Familie heißt es zum Beispiel „Liebe Familie Becker,“, beim Paar „Liebe Frau Becker, lieber Herr Becker,“. Bei einer Firma ohne Ansprechpartner bleibt es bei „Sehr geehrte Damen und Herren,“ bzw. „Guten Tag,“. Ist keine Anrede (Herr oder Frau) gewählt, wird aus „Liebe/r Vorname“ „Hallo Vorname,“.
Worauf du achten solltest
- Steht „Herr“ oder „Frau“ noch im Namen eines älteren Kunden, fragt CraftFlow in der Akte, ob es die Anrede übernehmen soll. Geändert wird erst mit deinem Klick auf „Übernehmen“.
- Schon festgeschriebene Dokumente ändern sich nie, auch wenn du den Kunden später änderst.
- „Kunde löschen“ steht ganz unten im Fenster Bearbeiten, mit Rückfrage. Festgeschriebene Rechnungen und geschriebene Angebote bleiben erhalten.
- Notizen über eine Person sind personenbezogene Daten — dein Kunde kann Auskunft darüber verlangen. In der Kundenakte speichert CraftFlow bewusst keine Bankdaten. Im Kontoabgleich stehen Zahlungen mit Name und IBAN des Zahlers — so wie auf deinem Kontoauszug.
Das gehört dazu
Passt dazu
Diese Seite erklärt eine Funktion. Wie aus einer Projektbeschreibung überhaupt ein fertiges Angebot wird, vom ersten Satz bis zum PDF, steht auf Angebot schreiben als Handwerker.
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