E-Rechnung ausstellen: ZUGFeRD und XRechnung
Zu jeder festgeschriebenen Rechnung lädst du zwei Formate herunter: das ZUGFeRD-PDF — dein gewohntes Rechnungs-PDF mit eingebauter E-Rechnung — und die XRechnung als XML-Datei für Behörden. Beide entstehen aus genau denselben Daten wie dein PDF. Ganz ohne KI und ohne Zusatzprogramm.
Zwei Knöpfe an der Rechnung
Öffne im Projekt den Reiter Rechnungen und klick die Rechnung an. Darunter steht der Kasten E-Rechnung. Ist die Rechnung festgeschrieben, stehen dort zwei Knöpfe: ⬇ ZUGFeRD-PDF und ⬇ XRechnung (XML).
Das gilt für jede Rechnungsart: Rechnung, Abschlagsrechnung, Schlussrechnung und Stornorechnung. Eine Auftragsbestätigung bekommt keine E-Rechnung — sie ist keine Rechnung.
Was im PDF steht, steht auch in der E-Rechnung. Beides kommt aus derselben festgeschriebenen Rechnung, nichts wird ein zweites Mal eingetippt.
| Format | Was es ist | Für wen |
|---|---|---|
| ZUGFeRD-PDF | Das normale Rechnungs-PDF mit eingebauter E-Rechnung (Profil EN 16931) | Firmenkunden |
| XRechnung (XML) | Eine reine Datendatei, ohne sichtbare Seiten | Behörden, mit Leitweg-ID |
Die XRechnung braucht mehr Angaben als das ZUGFeRD-PDF.
Vor dem Festschreiben: die Angaben zum Kunden
Solange die Rechnung ein Entwurf ist, stehen im Kasten E-Rechnung drei Felder: USt-IdNr. des Kunden, Leitweg-ID (nur Behörden) und E-Mail des Kunden (für die XRechnung). Kommt der Kunde aus der Kundenakte, übernimmt CraftFlow USt-IdNr., Leitweg-ID und E-Mail beim Anlegen der Rechnung selbst.
Diese Angaben werden mit der Rechnung eingefroren. Nach dem Festschreiben lassen sie sich nicht mehr ändern — also vorher prüfen.
Die Leitweg-ID bekommst du von der Behörde. Du trägst sie beim Kunden in der Kundenakte ein (Kundenart Behörde) oder direkt an der Rechnung.
CraftFlow sagt vorher, was fehlt
Fehlt der E-Rechnung etwas, steht es im Kasten unter „Für jede E-Rechnung fehlt noch:“ bzw. „Für die XRechnung fehlt zusätzlich:“. Typisch sind Telefon oder E-Mail deines Betriebs (unter Einstellungen → Firmendaten), die IBAN (unter Einstellungen → Steuer & Bank), die Leitweg-ID oder die E-Mail des Kunden.
Solange etwas fehlt, erzeugt CraftFlow keine E-Rechnung. Es entsteht nie eine halbe.
§ 13b und Kleinunternehmer
Im Entwurf gibt es den Haken § 13b: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Mit Haken weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, und das PDF druckt den Pflichtsatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Trägt eine Position noch Umsatzsteuer, fragt CraftFlow, ob alle Positionen auf 0 % gestellt werden sollen — mit Umsatzsteuer lässt sich die Rechnung dann nicht festschreiben.
§ 13b gibt es nur an Unternehmer: Der Kunde darf nicht als Privatperson eingetragen sein, und seine USt-IdNr. muss dastehen. Abschläge und Schlussrechnung müssen gleich behandelt sein.
Ob § 13b bei dir greift, entscheidest du mit deinem Steuerberater. CraftFlow rät das nicht.
Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG (eingestellt unter Einstellungen → Steuer & Bank), gibt es den Haken nicht. Die E-Rechnung weist dann ohne Umsatzsteuer aus, wie dein PDF.
Wer muss E-Rechnungen ausstellen?
Ausstellen müssen ab 2027 Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz, ab 2028 alle anderen außer Kleinunternehmern — und nur an andere Unternehmer. Auch ein Privatkunde, der seine Wohnung vermietet, kann einer sein. An Privatkunden nie. Kleinunternehmer dürfen dauerhaft ohne E-Rechnung.
Was in deinem Fall gilt, klärst du mit deinem Steuerberater — das hier ist keine Steuerberatung.
Empfangen kannst du E-Rechnungen in CraftFlow schon (ab Starter): In den Belegen liest CraftFlow XRechnung und ZUGFeRD sofort und ohne KI.
Einmal erzeugt, immer dieselbe Datei
Beim ersten Herunterladen legt CraftFlow die E-Rechnung unveränderlich ab. Jeder weitere Download liefert genau diese Datei, solange dein Konto besteht. Heb deine Rechnungen trotzdem selbst auf — die Aufbewahrungspflicht bleibt bei dir. Steht nach dem Herunterladen „Die Ablage für E-Rechnungen wird gerade eingerichtet“, heb die Datei bitte selbst auf.
Geprüft wurde CraftFlows E-Rechnung mit den amtlichen Prüfregeln (KoSIT, EN 16931). Eine amtliche Zertifizierung für E-Rechnungen gibt es für keine Software.
Eine Rechnung an eine Gemeinde als XRechnung
- 1
In der Kundenakte beim Kunden die Kundenart „Behörde“ wählen und die Leitweg-ID eintragen, die dir die Gemeinde genannt hat.
- 2
Im Projekt die Rechnung anlegen und im Reiter Rechnungen öffnen. Im Kasten „E-Rechnung“ prüfen, ob Leitweg-ID und E-Mail des Kunden übernommen sind.
- 3
Steht unter „Für die XRechnung fehlt zusätzlich:“ noch etwas, das ergänzen — zum Beispiel die IBAN deines Betriebs unter Einstellungen → Steuer & Bank.
- 4
Festschreiben und Nummer vergeben.
- 5
Im Kasten „E-Rechnung“ auf „⬇ XRechnung (XML)“ klicken und die Datei per E-Mail an die Behörde schicken.
Für Firmenkunden reicht meist das ZUGFeRD-PDF — es sieht aus wie deine gewohnte Rechnung und trägt die Daten in sich. Behörden wollen die XRechnung mit Leitweg-ID.
Worauf du achten solltest
- Die Angaben im Kasten (USt-IdNr., Leitweg-ID, E-Mail, § 13b) werden beim Festschreiben eingefroren. Danach ändert sich nichts mehr — nur über eine Stornorechnung und eine korrigierte Rechnung.
- Mit eigenem Briefpapier erfüllt das ZUGFeRD-PDF womöglich nicht das Archivformat, das Behörden verlangen (PDF/A). Für Behörden nimmst du dann die XRechnung.
- E-Rechnungen gehen nur an Kunden mit deutscher Anschrift. Einen Versand über das Behörden-Netz Peppol gibt es nicht — du schickst die Datei per E-Mail.
Das gehört dazu
Passt dazu
Diese Seite erklärt eine Funktion. Den ganzen Weg vom kalkulierten Angebot über Abschläge bis zur Schlussrechnung zeigt Rechnungsprogramm für Schreiner.
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