Eigenes Postfach (SMTP) einrichten

Wozu das eigene Postfach

Angebote, Mahnungen, Lieferscheine, Abnahmen und Bestellungen schickst du direkt aus CraftFlow. Mit eigenem Postfach steht beim Empfänger deine Adresse als Absender — so, als hättest du die Mail selbst geschrieben. Antworten landen bei dir.

Ohne eigenes Postfach schickt CraftFlow die Mail im Namen deines Betriebs. Beim Kunden steht dann „Dein Firmenname (über CraftFlow)“, Antworten gehen trotzdem an dich. Über CraftFlow gehen Mails nur an die hinterlegte Adresse und nur in begrenzter Zahl in 24 Stunden. Über dein eigenes Postfach gibt es diese Grenzen nicht.

Und der Ordner „Gesendet“? CraftFlow legt selbst keine Kopie in deinem Postfach ab. Ob die Mail trotzdem unter „Gesendet“ steht, entscheidet dein Anbieter. Bei Microsoft 365 ist das laut Microsoft so, bei Google (Gmail, Google Workspace) haben wir es selbst ausprobiert: Die Mail stand danach unter „Gesendet“. Für die anderen Anbieter haben wir keine verlässliche Angabe. Am einfachsten prüfst du es mit der Testmail (siehe unten): Steht sie danach in deinem Gesendet-Ordner, gilt das auch für alle anderen Mails.

Die Felder in CraftFlow

Du findest sie unter Einstellungen → E-Mail & Postfach: oben die Antwortadresse, darunter der Abschnitt SMTP-Konfiguration. Einrichten und testen kann nur der Inhaber des Betriebs.

Die Feldnamen stehen so in CraftFlow. Lässt du das Passwortfeld beim Speichern leer, bleibt das gespeicherte Passwort unverändert. Die Signatur unter deinen Mails hat einen eigenen Punkt: Einstellungen → Signatur.

465 oder 587 — was der Port bedeutet

Du musst das nicht verstehen: Nimm den Port aus der Tabelle bei deinem Anbieter. Vorbelegt ist 587.

Für Neugierige: Bei allen Anbietern auf dieser Seite ist beides verschlüsselt, nur der Weg ist ein anderer. Trägst du 465 ein, baut CraftFlow die Verbindung von Anfang an verschlüsselt auf (SSL/TLS). Bei 587 beginnt die Verbindung normal und wird dann per STARTTLS verschlüsselt.

Ein eigenes Feld für die Verschlüsselung gibt es deshalb nicht. Nennt dein Anbieter beide Ports, ist beides richtig. Klappt der eine nicht, probier den anderen.

Wenn der Test scheitert

Dann steht unter dem Knopf „Fehler:“ und dahinter die Meldung des Mailservers, oft auf Englisch. Die häufigsten Ursachen:

Passwort wird abgelehnt. Meist steht das normale Passwort drin, obwohl der Anbieter ein App-Passwort verlangt — das ist bei Google, iCloud und bei eingeschalteter Zwei-Faktor-Anmeldung auch bei GMX, WEB.DE und mailbox.org so. Bei der Telekom gehört das eigene „Passwort für E-Mail-Programme“ hinein, nicht das Passwort für den Telekom-Login.

App-Passwort vergessen? Nachschauen geht nicht — Google, GMX und WEB.DE zeigen es nur ein einziges Mal an. Erstell beim Anbieter ein neues, trag es in CraftFlow ein, speichere und teste. Das alte löschst du beim Anbieter.

Zwei-Faktor-Anmeldung. Das heißt: Beim Anmelden brauchst du außer dem Passwort noch etwas Zweites, meist einen Code aufs Handy. Ein App-Passwort gibt es bei Google und Apple nur, wenn die Zwei-Faktor-Anmeldung (bei Google „Bestätigung in zwei Schritten“) eingeschaltet ist. Schalte sie zuerst ein.

Port und Verschlüsselung passen nicht. Tausch 465 gegen 587 oder umgekehrt. Ausnahme Microsoft 365: Dort geht nur 587.

Der Anbieter lässt fremde Programme nicht zu. Bei GMX und WEB.DE muss der Zugriff über POP3/IMAP erlaubt sein, sonst klappt auch der Versand nicht; nach längerer Pause schalten beide ihn von selbst wieder ab. Bei Microsoft 365 muss „Authentifiziertes SMTP“ für dein Postfach an sein. Die Telekom sperrt den Versand, wenn sie die Internetverbindung nicht kennt — CraftFlow verschickt von seinen Servern aus, nicht von deinem Anschluss.

Absender passt nicht zum Benutzer. Die Absender-E-Mail muss zu dem Postfach gehören, mit dem du dich anmeldest. Sonst lehnt der Server ab — GMX und WEB.DE zum Beispiel mit „Unauthorized sender address“, mailbox.org mit „Sender address rejected“, IONOS bei einer fremden Domain.

Server, Port oder Benutzer geändert? Dann will CraftFlow das Passwort noch einmal haben. Trag es neu ein, speichere und teste noch einmal. Bis zum erfolgreichen Test wird nichts über dein Postfach verschickt.

Die Daten je Anbieter

Klick auf deinen Anbieter. Alle Werte stammen von den Hilfeseiten der Anbieter, Stand Oktober 2026. Ändert ein Anbieter etwas, gilt seine Hilfeseite.

Dein Anbieter fehlt? Das ist oft so, wenn deine Mails beim selben Webhoster liegen wie deine Homepage. Dann findest du die Daten in deinem Kundenbereich unter E-Mail beim jeweiligen Postfach, oft zusammen mit einer Anleitung für Outlook oder Thunderbird. Diese Werte gelten für CraftFlow genauso: Der „Postausgangsserver“ ist der SMTP-Host.

Dein Passwort bei CraftFlow

CraftFlow speichert das Passwort verschlüsselt. Der Schlüssel dazu liegt nicht in der Datenbank. Nach dem Speichern zeigt CraftFlow das Passwort nie wieder an — das Feld bleibt leer. In der Datei, die du unter Konto & Daten herunterlädst, steht es nicht.

Am sichersten ist ein App-Passwort, wo dein Anbieter eins anbietet: Du kannst es beim Anbieter jederzeit löschen, ohne dein eigentliches Passwort zu ändern. Dann geht nur der Versand aus CraftFlow nicht mehr.

Einrichten in sechs Schritten

1. 1

   Beim Mailanbieter das Passwort für Mailprogramme besorgen — je nach Anbieter ein App-Passwort oder das Passwort des Postfachs (siehe oben bei deinem Anbieter). Wird es nur einmal angezeigt, lass das Fenster offen.

2. 2

   In CraftFlow Einstellungen → E-Mail & Postfach öffnen. Oben die Antwortadresse (Reply-To) eintragen.

3. 3

   Unter SMTP-Konfiguration Postausgangsserver (SMTP-Host), Port, Benutzername, App-Passwort, Absender-E-Mail und Absendername eintragen.

4. 4

   Speichern klicken — der Knopf steht ganz unten auf der Seite. Immer zuerst speichern, dann testen.

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   Verbindung testen klicken — der Knopf steht direkt unter dem Feld Absendername. CraftFlow schickt eine Testmail an die Adresse, mit der du bei CraftFlow angemeldet bist. Klappt es, steht ein ✓ mit Datum und Uhrzeit neben dem Knopf.

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   Im Postfach der Adresse, mit der du dich bei CraftFlow anmeldest, nach der Testmail „CraftFlow — SMTP-Test erfolgreich“ sehen. Dann im Gesendet-Ordner deines Firmenpostfachs prüfen, ob sie dort auch steht. Ab jetzt geht der Versand über dein Postfach.

Worauf du achten solltest

• Nach jeder Änderung an Postausgangsserver, Port oder Benutzername will CraftFlow das Passwort neu haben und einen neuen Test.
• Änderst du nur die Absender-E-Mail, verlangt CraftFlow keinen neuen Test. Teste trotzdem: Passt die neue Adresse nicht zu deinem Postfach, lehnt der Server die Mails sonst erst beim echten Versand ab.
• Bei Google: Änderst du das Passwort deines Google-Kontos, macht Google alle App-Passwörter ungültig. Dann brauchst du für CraftFlow ein neues.
• Hast du beim Anbieter das Passwort geändert oder das App-Passwort gelöscht, geht der Versand aus CraftFlow nicht mehr. Neues Passwort eintragen, speichern, testen.
• Über dein Postfach gelten die Regeln deines Anbieters: seine Versandgrenzen, sein Spamfilter, seine Sicherheitseinstellungen.

Häufige Fragen