Konto & Daten: Passwort, Export, Löschen

Passwort ändern

Bisher ging das nur über „Passwort vergessen“. Jetzt gibst du dein aktuelles Passwort ein und das neue zweimal. Es gelten dieselben Regeln wie bei der Registrierung; eine Liste unter dem Feld hakt jede Regel ab, sobald sie erfüllt ist. Das neue Passwort muss sich vom alten unterscheiden.

Andere Geräte bleiben angemeldet — außer du setzt den Haken Zusätzlich auf allen anderen Geräten abmelden. Das lohnt sich, wenn jemand dein altes Passwort kennen könnte. Das Gerät, an dem du gerade sitzt, bleibt angemeldet.

Verlangt der Anmeldedienst zur Sicherheit eine zusätzliche Bestätigung, schickt CraftFlow dir einen Code an deine E-Mail-Adresse. Den gibst du ein, und das neue Passwort ist gespeichert. Das Passwort ändern kann jeder im Betrieb, Inhaber wie Mitarbeiter — jeder nur sein eigenes.

Dieselben Regeln gelten bei der Registrierung und bei „Passwort vergessen“. Wer sein aktuelles Passwort nicht mehr weiß, nimmt „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite.

Tipps & Neuigkeiten per E-Mail

Ein Schalter entscheidet, ob du gelegentlich Mails mit Tipps zu CraftFlow und neuen Funktionen bekommst. Ausschalten geht auch ohne Anmelden: In jeder dieser Mails steht ein Abmeldelink, und der wirkt auch in einer alten Mail noch.

Mails zu deinem Konto, zu Rechnungen und zur Sicherheit kommen immer. Sie gehören zum Vertrag und lassen sich nicht abbestellen.

Alle Daten exportieren

Ein Klick auf Alle Daten exportieren lädt eine einzige Datei herunter, im Format JSON und mit dem Datum im Namen. Darin steht alles, was in deinem Konto liegt — Projekte und Angebote mit allen Versionen, Kunden, Rechnungen und andere Dokumente als Daten, Einstellungen, Kostenstellen, Materialpreise, Lieferanten, Bauweise-Regeln und Nachkalkulation.

Hochgeladene Dateien — Fotos, Pläne, Logo, Briefpapier, Lieferantenrechnungen — stehen mit einem Download-Link in der Datei. Die Links gelten 7 Tage. Nicht enthalten sind nur das verschlüsselte Passwort deines Mailpostfachs und die Einladungscodes für dein Team.

JSON ist ein Format für Programme, nicht zum Lesen am Bildschirm. Es ist die vollständige Sicherung deiner Daten und lässt sich an eine andere Software weitergeben. Die Rechnungen als PDF lädst du zusätzlich herunter — auf der Projektseite im Reiter Rechnungen („📄 PDF ansehen“) oder in der Kundenakte (Knopf „PDF“ an jedem Dokument).

Konto löschen — endgültig und vollständig

Konto löschen löscht deinen Betrieb in CraftFlow vollständig: Kunden, Projekte, Angebote, Rechnungen, Stornos und Auftragsbestätigungen, Preise, Einstellungen, hochgeladene Dateien, die Zugänge deiner Mitarbeiter zu diesem Betrieb und deinen eigenen Zugang. Das lässt sich nicht rückgängig machen. CraftFlow bewahrt danach nichts für dich auf, auch keine Rechnungen. Einzige Ausnahme: Eingangsbelege, die du im Belegeingang bestätigt (oder an deinen Steuerberater übergeben) hast, bleiben gesperrt — für dich nicht mehr sichtbar — bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gespeichert und werden dann gelöscht.

Deshalb steht der Hinweis zweimal da, bevor gelöscht wird: Exportiere deine Daten vorher und lade die PDFs deiner Rechnungen herunter. Die gesetzliche Pflicht, Rechnungen aufzubewahren (§ 147 AO, § 14b UStG), liegt bei deinem Betrieb — nicht bei CraftFlow. Wie lange die Frist für deine Belege läuft, klärst du im Zweifel mit deinem Steuerberater.

Zwei Dinge prüft CraftFlow vor dem Löschen: Löschen kann nur der Inhaber, und es darf kein Abo mehr laufen — sonst würde weiter abgebucht. Kündige es vorher unter Mein Plan → Abonnement verwalten; ein gekündigtes Abo, das nur noch bis zum Ende der bezahlten Laufzeit läuft, genügt. Zur Bestätigung tippst du das Wort LÖSCHEN ein.

Was du bei der Anmeldung bestätigst

Bei der Registrierung stehen drei Haken, ohne die kein Konto entsteht: AGB und Datenschutzerklärung, der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und die Erklärung, dass du als Unternehmer im Sinne des § 14 BGB handelst. CraftFlow ist ein Werkzeug für Betriebe und richtet sich nicht an Verbraucher. Was du bestätigt hast, hält CraftFlow mit Textfassung und Zeitpunkt fest.

Ändert sich einer dieser Texte, fragt die App einmal nach — beim nächsten Öffnen erscheint ein Fenster mit den geänderten Texten zum Nachlesen und den Haken zum Bestätigen. Nicht bei jedem Login und nicht auf jedem Gerät neu, sondern einmal je neuer Fassung. Ohne Bestätigung geht es nicht weiter; „Abmelden“ steht aber immer im Fenster.

Mit dem großen Update im Oktober 2026 sind AGB, Datenschutzerklärung und AVV neu gefasst (Stand Oktober 2026), weil neue Funktionen wie Zeiterfassung, Belege und Mahnwesen dazukommen. Deshalb erscheint beim nächsten Öffnen einmal das Fenster Kurz bestätigen, dann geht es weiter: Texte über die Links lesen, Haken setzen, Bestätigen und weiterarbeiten.

Den Vertrag schließt der Inhaber. Mitarbeiter, die über das Team dazukommen, bestätigen deshalb nur die Datenschutzerklärung — AGB, AVV und die Unternehmer-Erklärung sind Sache des Betriebs.

Vor dem Kündigen: Daten sichern, dann löschen

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   Mein Konto → Konto & Daten öffnen.

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   Auf „Alle Daten exportieren“ klicken. Die Datei landet in deinem Download-Ordner — sicher ablegen, sie enthält alle Kundendaten.

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   Innerhalb von 7 Tagen die hochgeladenen Dateien über die Links in der Datei herunterladen, wenn du sie behalten willst.

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   Die PDFs aller Rechnungen, Stornos und Auftragsbestätigungen herunterladen (Kundenakte, Knopf „PDF“ an jedem Dokument) und zu deinen Belegen legen.

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   Unter Mein Plan → Abonnement verwalten das Abo kündigen.

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   Zurück in Konto & Daten: „Konto löschen …“ klicken, die Hinweise lesen, LÖSCHEN eintippen und bestätigen. Danach bist du abgemeldet, und das Konto gibt es nicht mehr.

Worauf du achten solltest

• Nach dem Löschen gibt es keinen Weg zurück — auch nicht über den Support. Was du nicht exportiert und heruntergeladen hast, ist weg.
• Der Export enthält Rechnungen als Daten, nicht als fertige PDFs. Für die Aufbewahrung beim Steuerberater zählen die PDFs der Rechnungen.
• Die Download-Links im Export laufen nach 7 Tagen ab. Danach einfach einen neuen Export ziehen.
• Mitarbeiter sehen Export und Löschen nicht. Die Daten gehören dem Betrieb; ein Mitarbeiter kann unter Team austreten und danach sein eigenes Konto löschen.
• Solange ein Abo läuft, lehnt CraftFlow das Löschen ab und sagt, wo du kündigst.