Buchhaltung: wann kommt wie viel Geld

Vier Blöcke — und bewusst keine Gesamtsumme

Untereinander stehen vier Blöcke. Jeder hat seine eigene Summe, seine eigene Zahl an Posten und seine eigene Liste, die sich aufklappen lässt. Addiert wird nichts davon, auch nicht in einer kleinen Zeile am Rand.

Das ist eine Entscheidung, keine Lücke. Gefordert darfst du einfordern und notfalls anmahnen. Beauftragt kommt noch — gefordert hast du es aber nicht, und anmahnen kannst du es auch nicht. Angeboten ist eine Hoffnung. Wer die drei zusammenzählt, hält eine Zahl in der Hand, die es nicht gibt.

Die Angebote stehen netto, alles andere brutto — ein Angebot weist noch keine Umsatzsteuer aus, und die Zahlen nebeneinanderzustellen wäre ein Vergleich von Ungleichem. Es steht auch so an der Überschrift. Alternativpositionen zählen nicht mit, und Auftragsbestätigungen fordern kein Geld: Sie stehen ausschließlich im zweiten Block.

Überfälliges steht rot ganz oben

Ist mindestens eine Rechnung über ihr Zahlungsziel hinaus, steht über allen Blöcken eine rote Zeile mit der Summe und der Anzahl. Sie ist die Zahl, die zum Handeln zwingt — deshalb steht sie allein und zuerst.

In der Liste „Gefordert und offen“ folgt die Reihenfolge derselben Dringlichkeit: Das am längsten Überfällige steht oben, danach kommt, was bald fällig wird. Neben jeder Zeile steht entweder „x Tage überfällig“ oder „fällig“ mit dem Datum.

Am Fälligkeitstag selbst ist noch nichts überfällig. Und ohne hinterlegtes Fälligkeitsdatum gilt eine Rechnung nie als überfällig — CraftFlow rät kein Zahlungsziel herbei.

Jede Zeile führt irgendwohin

Klappst du einen Block auf, ist jede Zeile anklickbar. Erste Wahl ist die Projektseite, gleich im passenden Reiter: Rechnungen aus „Gefordert“ und „Eingegangen“ öffnen sich im Reiter Rechnungen, Aufträge im Reiter Auftrag, Angebote im Reiter Angebot. Gehört ein älteres Dokument zu keinem Projekt, führt die Zeile zum Angebot, aus dem es entstanden ist, sonst in die Kundenakte.

Fehlt beides, bleibt die Zeile bewusst Text. Ein Link, der ins Leere geht, ist schlimmer als gar keiner.

Der Zahlungseingang — im Projekt oder in der Kundenakte

Damit die Blöcke stimmen, muss jemand sagen, dass das Geld da ist. Das passiert nicht auf dieser Seite, sondern dort, wo die Rechnung steht. Am einfachsten auf der Projektseite im Reiter Rechnungen: Rechnung anklicken, unter „Eingang am“ das Datum wählen — voreingestellt ist heute — und auf ✓ Zahlung eintragen klicken. „Zahlung zurücknehmen“ macht es rückgängig.

In der Kundenakte (Seitenleiste → 👤 Kunden → Kunde anklicken → Reiter Projekte & Dokumente) geht es weiter mit einem Klick: An jeder Rechnung sitzt ein kleiner Knopf, der „offen“, „überfällig“ oder „bezahlt“ mit dem Datum zeigt. Ein Klick trägt den heutigen Tag als Zahlungseingang ein, ein zweiter nimmt ihn wieder zurück — für den Irrtum und für die Rücklastschrift.

Den Knopf gibt es nur dort, wo er etwas bedeutet: an einer festgeschriebenen, nicht stornierten Rechnung. An einer Auftragsbestätigung wäre „bezahlt“ eine Angabe, die niemand deuten kann, und ein Entwurf ist offiziell noch keine Rechnung.

Teilzahlungen erfasst du im Kasten Mahnen der Rechnung mit Teilzahlung erfassen; gemahnt wird dann nur der Rest. Als bezahlt markierst du die Rechnung, wenn alles da ist. Geplante Teilbeträge laufen weiter über Abschlagsrechnungen, jede mit eigener Nummer.

Bezahlt markieren, ohne die Rechnung zu ändern

Ein festgeschriebenes Dokument lässt sich nicht mehr ändern — CraftFlow weist jede Änderung am Inhalt ab. Genau zwei Ausnahmen gibt es — den Statuswechsel auf „storniert“ und den Zahlungseingang.

Der Zahlungseingang ist kein Rechnungsinhalt. Die Rechnung sagt, was gefordert wird; wann bezahlt wurde, ist ein Vorgang danach. Er ändert weder Betrag noch Steuer noch Empfänger — das gedruckte Dokument bleibt Zeichen für Zeichen dasselbe.

Die Prüfung bleibt scharf: Wer den Zahlungseingang setzt und dabei nebenbei den Betrag mitschickt, wird abgewiesen. Erlaubt ist das eine Feld, sonst nichts.

Die Auswertung hat einen eigenen Reiter

Im Reiter Auswertung neben dem Reiter Übersicht steht die Auswertung, die bis zum 23.09.2026 in den Einstellungen lag. Sie beantwortet dieselbe Frage von der anderen Seite: was der Betrieb einbringt. Anzahl der Angebote, Gesamtvolumen, durchschnittlicher Angebotswert, größtes Einzelangebot, der monatliche Verlauf, die Aufteilung nach Dokumenttyp, die Top-Kunden und die letzten zehn Angebote.

Die Einträge sind anklickbar: Ein Angebot aus den letzten zehn öffnet sich auf seiner Projektseite. Ein Top-Kunde führt in die Kundenliste mit vorausgefüllter Suche — die Top-Kunden werden aus den Angeboten gezählt und tragen nur einen Namen, keine Kennung. Deshalb wird gesucht und nichts behauptet.

Die Auswertung gibt es ab dem Pro-Plan. Die vier Blöcke im Reiter Übersicht sind in jedem Plan offen.

Von der roten Zeile bis zum Zahlungseingang

1. 1

   In der Seitenleiste auf 💶 Buchhaltung klicken (am Handy: Mehr → Buchhaltung).

2. 2

   Die rote Zeile ganz oben lesen: Summe und Anzahl der Rechnungen, die über ihr Zahlungsziel hinaus sind.

3. 3

   Den Block „Gefordert und offen“ aufklappen. Oben steht das am längsten Überfällige, mit der Zahl der Tage daneben.

4. 4

   Auf die Zeile klicken — sie öffnet die Rechnung auf der Projektseite im Reiter Rechnungen. Gehört eine ältere Rechnung zu keinem Projekt, führt die Zeile zum Angebot, aus dem sie entstanden ist, sonst in die Kundenakte.

5. 5

   Ist das Geld inzwischen da: auf der Projektseite unter „Eingang am“ das Datum des Zahlungseingangs wählen und auf „✓ Zahlung eintragen“ klicken. Danach steht dort „Bezahlt am“ mit dem Datum. Bei einer älteren Rechnung ohne Projekt klickst du in der Kundenakte auf „offen“ oder „überfällig“ — das trägt den heutigen Tag ein.

6. 6

   Zurück in die Buchhaltung: Die Rechnung ist aus „Gefordert und offen“ verschwunden und steht jetzt unter „Eingegangen“ im laufenden Monat.

Worauf du achten solltest

• Eine Stornorechnung ist keine offene Forderung. Sie ist die Aufhebung einer Rechnung, kein eigener Anspruch — sonst stünde ihr Minusbetrag als Forderung in der Liste.
• Eine stornierte Rechnung ist ebenfalls keine offene Forderung mehr. War sie vorher bezahlt, bleibt der Zahlungseingang trotzdem im Monatsblock stehen: Das Geld ist geflossen, die Rückzahlung erscheint über die Stornorechnung.
• Zwei Auftragsbestätigungen zu einem Projekt zählen zusammen, nicht doppelt. Sonst zöge der Abzug zweimal und der Rest wäre zu klein.
• Mehr abgerechnet als bestätigt gibt nie einen negativen Rest, sondern null. Ein Minusbetrag wäre an dieser Stelle nicht zu deuten.
• Eine Auftragsbestätigung ohne Projektklammer steht für sich allein. Das ist die vorsichtige Richtung — lieber als offener Auftrag gezeigt als stillschweigend verschwunden.
• Entwürfe zählen nirgends mit. Ein Dokument, das noch nicht festgeschrieben ist, gibt es offiziell nicht.
• Lassen sich die Angebotssummen gerade nicht laden, sagt die Seite das an Ort und Stelle. Der Rest der Seite stimmt trotzdem — eine leere Null wäre hier die gefährlichere Antwort.