Deine Nummern für Angebot, Auftrag und Rechnung

Fünf Kreise, vier Einstellungen je Kreis

Je Dokumentart ein eigener Zähler, und daran vier Angaben: Präfix (das Kürzel vorn), Stellen (wie viele Ziffern die laufende Nummer hat), Startwert (ab welcher Zahl gezählt wird) und der Haken Jahr in der Nummer.

Daneben steht immer die nächste Nummer, so wie sie herauskäme. Niemand soll im Kopf zusammensetzen müssen, was aus vier Feldern wird.

Dazu kommt ein sechster Kreis, Projekt (interne Projektnummer), mit der Vorgabe P-2026-0001: Er nummeriert jedes neue Projekt, nicht ein Dokument. Mit dem Haken Projekt-Nr. in Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein und im Kundenbereich zeigen entscheidest du, ob dein Kunde die Nummer sieht — siehe Projektnummer.

So kommt jedes neue Konto an. Jede Zahl darf der Inhaber ändern. Ohne den Haken „Jahr in der Nummer“ fällt der Jahresteil weg — aus RE-2026-0185 wird RE-0185, und der Zähler springt im Januar nicht zurück.

Was in die Felder passt

Der Präfix darf Großbuchstaben, Ziffern und Bindestriche enthalten. Leerzeichen und Umlaute sind draußen — sie machen Ärger in Dateinamen und beim Import in die Buchhaltung des Steuerberaters.

Ein leerer Präfix ist erlaubt. Es gibt Betriebe, die ihre Rechnungen schlicht „2026-0001“ nennen; ihnen soll die Software das Kürzel nicht aufdrängen.

Die letzte Zeile ist der Grund, warum „Startwert 10000 bei vier Stellen“ abgelehnt wird: Daraus entstünde RE-2026-10000 — länger als vereinbart, und die Sortierung stimmt nicht mehr. Erhöhe dann erst die Stellenzahl.

Was das Gesetz verlangt — und was nicht

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer. Einmalig ist das entscheidende Wort: Dieselbe Nummer darf nicht zweimal vorkommen.

Lückenlosigkeit ist nicht vorgeschrieben. Der Bundesfinanzhof hat das in zwei Beschlüssen offengelassen bzw. als Einzelfallfrage behandelt (X B 79/16 und X B 111/22). Eine Lücke in der Reihe ist deshalb kein Mangel, über den man sich den Kopf zerbrechen müsste. Bei Angeboten hält CraftFlow die Reihe trotzdem lückenlos (siehe unten).

Und: Mehrere Nummernkreise sind ausdrücklich zulässig. Das Gesetz verlangt keinen einzigen Zähler für alles. Genau deshalb darf jede Dokumentart ihren eigenen haben.

Die Nummer entsteht erst beim Festschreiben

Was in der Maske steht, ist eine Vorschau. Sie zieht keinen Zähler weiter. Vergeben wird eine Nummer erst dann, wenn ein Dokument festgeschrieben wird — Auftragsbestätigung und Rechnung beim Festschreiben.

Die Angebotsnummer vergibt CraftFlow beim ersten PDF bzw. beim ersten Versand; Entwürfe haben noch keine Nummer, und ein Angebot mit Nummer kann man nicht löschen, nur auf «Verloren» setzen (Knopf «Als verloren markieren») – so bleibt der Kreis lückenlos. Danach steht die Nummer fest und lässt sich nicht mehr von Hand ändern.

Scheitert das Festschreiben einer Rechnung, nachdem die Nummer gezogen wurde, entsteht dort doch ein Loch. Das ist hinnehmbar — Lückenlosigkeit ist eben nicht gefordert, Einmaligkeit bleibt gewahrt.

Seit dem 23.09.2026 läuft auch das Angebot über die Nummernkreise

Vorher gab es zwei Systeme nebeneinander. Das Angebot zog seine Nummer aus einem einfachen Zähler im Betriebsprofil und kam als „AN-13“ heraus, während Auftragsbestätigung, Rechnung, Abschlag und Storno längst über Nummernkreise liefen. In der Maske stand sogar ein Kreis „Angebot“, der nie griff — die Vorschau log.

Jetzt gibt es ein System. Das Angebot bekommt seine Nummer aus demselben Kreis wie alles andere, also standardmäßig „AN-2026-0001“, und Präfix, Stellen, Startwert und Jahresbezug stellst du dafür genauso ein.

Wer lieber ohne Jahr weiterzählt, nimmt den Haken „Jahr in der Nummer“ heraus und setzt den Startwert auf die Zahl, bei der sein Betrieb steht. Aus „AN-13“ wird damit zum Beispiel „AN-0014“, und es geht durchlaufend weiter.

Jahreswechsel bei den Angebotsnummern

Viele Betriebe fangen ihre Nummern nicht am 1. Januar neu an. Steht beim Angebot der Haken „Jahr in der Nummer“, fragt CraftFlow deshalb im neuen Jahr den Inhaber: wieder bei 1 beginnen (zum Beispiel AN-2027-0001) oder weiterzählen ab der nächsten Nummer des Vorjahres. Die Wahl gilt fürs ganze Jahr.

Sobald das erste Angebot des neuen Jahres seine Nummer bekommt (beim ersten PDF bzw. Versand), steht die Zählweise fest — auch wenn ein Mitarbeiter es war. Hat bis dahin niemand gewählt, beginnen die Nummern wieder bei 1.

Ohne Jahr in der Nummer gibt es keine Frage: Die Nummern zählen einfach weiter. Würden sie wieder bei 1 beginnen, gäbe es doppelte Nummern.

Nur der Inhaber ändert die Nummernkreise

Die Nummernkreise gelten für den ganzen Betrieb. Deshalb ändert sie nur der Inhaber — wie Bankverbindung und Mailversand. Mitarbeiter sehen die Kreise und die nächste Nummer zum Nachschauen, aber ohne „Speichern“.

CraftFlow lehnt ab, statt still hochzuzählen

Ein Startwert unter der nächsten freien Nummer wird abgelehnt, sobald du ihn änderst. Schon vergebene Nummern gibt es nur einmal — die Meldung sagt, bis zu welcher Nummer schon vergeben ist und wo es weitergeht.

Beim Speichern einer Einstellung prüft CraftFlow außerdem zweierlei: ob ein anderer Kreis denselben Präfix trägt, und ob mit dem gesetzten Startwert Nummern entstünden, die es schon gibt. Geprüft wird dabei nicht nur die nächste Nummer, sondern ein Fenster der folgenden — wer den Startwert von 200 auf 1 zurückdreht, würde es sonst erst beim zweihundertsten Dokument merken.

Beim Festschreiben prüft CraftFlow noch einmal, ob die gebildete Nummer im Betrieb schon vergeben ist. Ist sie es, wird abgelehnt — mit Grund, nicht durch stilles Weiterzählen auf die nächste freie Zahl. Die letzte Instanz ist eine Eindeutigkeitssperre in der Datenbank.

Abgelehnt wird immer mit dem ganzen Satz, warum. Ein „Fehler beim Speichern“ wäre an dieser Stelle wertlos.

Vom CraftFlow-Standard auf die eigene Rechnungsnummer umstellen

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   Einstellungen → Allgemein öffnen und nach unten zum Abschnitt „Nummernkreise“ gehen.

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   Bei „Rechnung“ den Präfix eintragen, den dein Betrieb benutzt — zum Beispiel R statt RE. Rechts daneben ändert sich sofort die Vorschau.

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   Stellen und Startwert setzen. Läuft deine Nummernreihe schon bei 184, trag 185 als Startwert ein — dann zählt CraftFlow dort weiter.

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   Entscheiden, ob das Jahr in der Nummer stehen soll. Mit Haken springt die Rechnungsnummer im Januar auf den Startwert zurück, ohne Haken läuft sie durch. Beim Angebot fragt CraftFlow dich im neuen Jahr, ob es wieder bei 1 beginnt oder weiterzählt.

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   Auf „Speichern“ klicken. Kommt eine Ablehnung, steht der Grund im Klartext daneben — meist ein Präfix, den ein anderer Kreis schon hat, oder ein Startwert, der eine bereits vergebene Nummer erzeugen würde.

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   Das Gleiche für Angebot, Auftragsbestätigung, Abschlags- und Stornorechnung durchgehen. Jeder Kreis wird für sich gespeichert.

Worauf du achten solltest

• Zwei Kreise mit demselben Präfix und demselben Jahresbezug werden abgelehnt. Sie erzeugen früher oder später dieselbe Nummer zweimal — und genau das verbietet § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. Unterscheiden sie sich im Jahresbezug, ist derselbe Präfix erlaubt: RE-2026-0001 und RE-0001 sind zwei verschiedene Nummern.
• Ein zurückgedrehter Startwert wird ebenfalls abgelehnt, wenn dadurch schon vergebene Nummern entstünden. In der Meldung stehen die betroffenen Nummern.
• Ein Startwert, der mehr Stellen braucht als eingestellt, geht nicht durch. Erst die Stellenzahl erhöhen, dann den Startwert.
• Die angezeigte nächste Nummer ist eine Vorschau. Sie zieht nichts weiter — und sie kann höher ausfallen, wenn im Kreis bereits eine höhere Nummer vergeben ist.
• Umlaute und Leerzeichen im Präfix werden nicht stillschweigend entfernt, sondern gemeldet: „Im Präfix sind nur Großbuchstaben, Ziffern und Bindestriche erlaubt.“ Kleinbuchstaben wandelt das Feld beim Tippen selbst in Großbuchstaben um.