Zeiterfassung: stempeln am Handy, Urlaub und Krankmeldung

Meine Arbeitszeit: was dein Mitarbeiter sieht

Unten stehen die Reiter Heute, Einsätze, Projekte, Urlaub und Konto. Auf „Heute“ steht ein großer Knopf, den man auch mit Arbeitshandschuhen trifft: erst Kommen, dann Pause oder Gehen, nach der Pause Weiter. Darunter stehen die Stunden und die Pause des Tages.

Preise sieht dein Mitarbeiter nie, auch keine Angebote. Im Reiter Projekte stehen nur Projekte, an denen er arbeitet, mit den Notizen und Dateien, die du für ihn freigibst — Telefon und volle E-Mail des Kunden sieht er nicht. Wie das genau geregelt ist, auch für Lieferschein und Abnahme vor Ort, steht unter Gesellen-App. Den Standort erfasst CraftFlow nicht.

Ohne Netz wird trotzdem gestempelt. Das Handy merkt sich den Stempel und schickt ihn, sobald wieder Netz da ist.

Im Reiter Konto stehen Soll, Ist und Plus/Minus des Monats, Tag für Tag. Dort lädt dein Mitarbeiter seine Stunden auch als PDF herunter.

Stempeln auf Projekte

Beim Kommen fragt das Handy zuerst die Kostenstelle, dann das Projekt oder „Betrieb allgemein“ — Arbeit für den Betrieb, kein Projekt. Steht für heute ein Einsatz im Einsatzplan, ist er oben schon vorgeschlagen.

Arbeitet er tagsüber an etwas anderem, tippt er auf Wechseln. Nach der Pause läuft Weiter auf dem bisherigen Projekt weiter.

Büro-Kostenstellen — Besprechung, Planung, Konstruktion, Arbeitsvorbereitung — gehen auch auf offene Angebote, alle anderen nur auf angenommene Aufträge. Wer nur einen Zeiterfassungs-Platz hat, bucht auf Anfragen und Angebote nur, wenn du ihn dort eingeteilt hast. Abgerechnete und verlorene Projekte stehen beim Stempeln nie zur Wahl.

Was auf ein Projekt gestempelt ist, siehst du in der Nachkalkulation des Projekts als laufenden Stand. Zeit, die keinem Auftrag gehört, steht im Reiter Gemeinkosten — nur als Summe, nie je Person.

Stempeluhr oben und selbst stempeln

Wer die ganze App hat — du als Inhaber und Mitarbeiter mit vollem Zugang —, stempelt direkt in der Kopfzeile neben der Suche. Dort steht Kommen, bei der Arbeit die heutige Zeit (etwa „Arbeit 3:12 h“), in der Pause Pause. Ein Klick öffnet ein kleines Feld mit Kommen, Pause, Weiter, Projekt wechseln und Gehen; Kommen und Projekt wechseln fragen wie am Handy nach Kostenstelle und Projekt.

Die Stempeluhr erscheint nur, wenn die Person in der Zeiterfassung angelegt ist. Ohne Netz bucht sie nicht — dann am Handy in „Meine Arbeitszeit“ stempeln.

Nachtragen, Urlaub und Einsätze bleiben in „Meine Arbeitszeit“. Als Inhaber kommst du dorthin über den letzten Menüpunkt Meine Arbeitszeit unter Zeiterfassung (oder den Knopf ⏱ Meine Arbeitszeit (selbst stempeln) oben auf der Seite) — dieselbe Maske wie bei deinen Leuten. Zurück geht es mit ← Zur App.

Nachtragen

Vergessen zu stempeln? Unter Nachtragen gibt dein Mitarbeiter Tag, Von und Bis ein, dazu Projekt und Kostenstelle, auf Wunsch als Pause. Nachgetragene Zeiten sind erlaubt und für dich als „nachgetragen“ markiert. Auf schon abgerechnete Projekte trägt dein Mitarbeiter nur bis 14 Tage zurück nach; ältere Tage trägst du ein. Beim Stempeln stehen sie nicht mehr zur Wahl.

Du siehst Nachträge in der Zeiterfassung unter Freigaben, mit Projekt: Passt bestätigt den Nachtrag, Korrigieren öffnet Beginn, Ende und ein Feld für den Grund — der ist Pflicht, die Korrektur steht mit Grund im Protokoll. Sind mehrere Nachträge offen, bestätigt Alle … passen sie auf einmal.

Für Mitarbeiter ohne eigenen Zugang trägst du selbst nach: Im Reiter Heute steht bei jeder Person der Knopf Zeit nachtragen. Der Eintrag ist als „von dir nachgetragen“ markiert; ist der Monat schon abgeschlossen, geht es nur mit Grund. Was du als Inhaber für dich selbst nachträgst, ist gleich bestätigt.

Beim Nachtragen und Ändern gibt CraftFlow einen Hinweis, wenn die Pausen nach § 4 Arbeitszeitgesetz zu kurz sein könnten: weniger als eine halbe Stunde bei mehr als 6 Stunden Arbeit, weniger als eine Dreiviertelstunde bei mehr als 9 Stunden, oder mehr als 6 Stunden am Stück ohne Pause. Gespeichert wird trotzdem. Gab es eine Pause, trägst du sie als eigenen Eintrag nach. Ob die Pausen im Betrieb stimmen, verantwortest du selbst.

Arbeitet dein Betrieb weiter mit Stundenzetteln, schaltest du unter Personal bei den Regeln Nur Nachtragen ein. Dann gibt es keinen Stempelknopf — die Zeiten werden nachgetragen.

Zeiten ansehen und ändern

Hat jemand vergessen auszustempeln oder die Pause steht falsch, klickst du im Reiter Heute bei der Person auf Zeiten ansehen und ändern und wählst den Tag. Jede Buchung steht da mit Uhrzeit, Projekt und Herkunft — gestempelt, ohne Netz gestempelt, vom Mitarbeiter nachgetragen oder von dir eingetragen.

Ändern öffnet Beginn, Ende, Arbeit oder Pause und auf Wunsch ein anderes Projekt oder eine andere Kostenstelle. Ein Grund ist Pflicht. Er steht im Änderungsprotokoll, und im PDF ist die Zeit als korrigiert gekennzeichnet.

Urlaub und Krankmeldung

Im Reiter Urlaub sieht dein Mitarbeiter, wie viele Urlaubstage noch frei sind, und beantragt neuen Urlaub: ab heute, auch mit halbem ersten oder letzten Tag, dazu auf Wunsch eine kurze Nachricht an dich. Beantragter Urlaub ist schon abgezogen.

Du entscheidest unter Freigaben mit Genehmigen oder Ablehnen. Sind im selben Zeitraum schon andere weg, steht das beim Antrag. Hat dein Mitarbeiter einen eigenen Zugang, bekommt er deine Entscheidung per Mail.

Mit Ich bin krank meldet er sich ab heute bis zu einem Datum krank. Mehr fragt die App nicht: kein Grund, kein Hochladen. Die Krankschreibung vom Arzt gibt er dir trotzdem wie bisher.

Die Krankmeldung siehst du in der Zeiterfassung. Eine Nachricht bekommst du dazu nicht — deshalb bittet CraftFlow deinen Mitarbeiter nach dem Melden, dir trotzdem kurz Bescheid zu sagen.

Ruft dein Geselle morgens an, dass er krank ist, trägst du es selbst ein: Reiter Heute → bei der Person Abwesenheit eintragen. Dort gehen alle Arten — Urlaub, Krank, Kind krank, Berufsschule, Sonderurlaub, Unbezahlt frei, Überstunden frei —, auch halbe Tage und auch für Leute ohne eigenen Zugang.

Wird jemand im genehmigten Urlaub krank, trägst du „Krank“ für diese Tage ein. CraftFlow zählt sie dann nicht als Urlaub und gibt sie aufs Urlaubskonto zurück. Nach dem Gesetz gilt das nur für Tage mit Krankschreibung vom Arzt (§ 9 BUrlG) — trag „Krank“ also erst ein, wenn du sie hast. CraftFlow prüft das nicht und speichert die Krankschreibung nicht; sie bleibt in deiner Personalakte.

„Kind krank“ lässt sich an Urlaubstagen nicht eintragen. Es stellt von der Arbeit frei, und im Urlaub gibt es nichts freizustellen — der Tag bleibt Urlaub.

Im Reiter Kalender stehen die Abwesenheiten eines Monats für alle Personen nebeneinander, mit Kürzeln wie U für Urlaub und K für krank. Beantragter Urlaub ist gelb. Alles zu Anträgen, Kalender und Resturlaub: Urlaub und Krankmeldung.

Heute: wer ist da

Im Reiter Heute steht jede Person mit ihrem Stand — bei der Arbeit, in Pause, gegangen, nicht da, im Urlaub oder krank — und den Stunden des Tages. Hat jemand an einem Arbeitstag um 8 Uhr noch nicht gestempelt, steht dort „Heute noch nicht gestempelt.“

Bei Pausen und Ruhezeiten gibt CraftFlow Hinweise: dir im Reiter Heute, deinem Mitarbeiter auf seiner Seite. Es warnt nur, gesperrt wird nichts. Ob Pausen, Ruhezeiten und Aufbewahrung im Betrieb stimmen, verantwortest du selbst.

Als Pause zählen gestempelte Pausen und Lücken zwischen zwei Arbeitsabschnitten, jeweils ab 15 Minuten.

Am Monatsende

Im Reiter Monat steht je Person Soll, Ist und Plus/Minus, dazu die offenen Nachträge. Das Soll kommt aus dem Vertrag: Wochenstunden verteilt auf die Arbeitstage. An landesweiten Feiertagen deines Bundeslands ist das Soll null. Urlaub und Krankheit werden als Stunden gutgeschrieben.

Monat abschließen gibt es erst nach dem Monatsende, also nicht für den laufenden Monat. Es sperrt den Monat: Danach geht jede Änderung nur noch mit Grund, und sie steht im Protokoll.

Je Person gibt es ein PDF: den Arbeitszeitnachweis mit Beginn, Ende, Soll und Ist für jeden Tag. Nachgetragene, vom Inhaber eingetragene, ohne Netz gestempelte und korrigierte Zeiten sind darin gekennzeichnet.

CSV für den Steuerberater ist eine Datei je Monat mit den Monatssummen je Person: Name, Personalnummer, Ist, Soll, Gutschrift für Urlaub und Krankheit, Plus/Minus, dann in Tagen Urlaub, Krank, Kind krank, Überstunden frei, Sonderurlaub und Unbezahlt frei — halbe Tage als 0,5 —, die Zahl der Nachträge deiner Mitarbeiter und die Zahl der Zeiten, die du eingetragen hast. Uhrzeiten stehen darin nicht — die stehen im PDF.

Lädst du die CSV für den laufenden Monat, zählen die Tage-Spalten den Urlaub und die übrigen Abwesenheiten schon für den ganzen Monat, auch was erst noch kommt — die Spalten heißen dann zum Beispiel „Urlaubstage (inkl. geplant)“. Soll und Ist stehen nur bis heute. Für die Lohnabrechnung nimmst du deshalb immer den abgeschlossenen Vormonat. Die Reihenfolge für den Monatswechsel, zusammen mit den Belegen: Monatsende.

Resturlaub

Die automatische Hinweis-Mail ab 1. Oktober ist derzeit angehalten — bis dahin gibst du den Hinweis auf verfallenden Resturlaub selbst. Für Personen ohne Zugang druckst du ihn unter Heute aus und bestätigst, wann du ihn übergeben hast. CraftFlow speichert das mit Datum.

Bei den Regeln unter Personal stellst du ein, bis zu welchem Monat übertragener Resturlaub noch gilt.

Personen anlegen und Plätze

Im Reiter Personal legst du jede Person mit Name, Eintritt, Wochenstunden, Arbeitstagen und Urlaubstagen an. Gibst du eine E-Mail-Adresse an, bekommt sie eine Einladung und legt nur noch ein Passwort fest — wie das abläuft, steht unter Gesellen-App. Die Adresse ist freiwillig. Beim Austritt trägst du den letzten Arbeitstag ein; die Zeiten bleiben lesbar. Mitarbeiter mit Vollplatz stehen nach dem Annehmen der Team-Einladung von selbst drin (inklusive) — du prüfst nur noch ihre Vertragsdaten, siehe Personal anlegen.

Ändert sich ein Vertrag — etwa von 40 auf 30 Wochenstunden —, klickst du bei der Person auf Vertrag ändern und wählst, ab welchem Tag er gilt. Soll und Plus/Minus der Tage davor rechnen weiter mit dem alten Vertrag.

Wer nur stempeln soll, bekommt einen Zeiterfassungs-Platz. Gezählt wird die Person, nicht das Handy — auch wer ohne eigenen Zugang erfasst wird, belegt einen Platz. Plätze gibt es ab Pro: im Pro-Plan 3 und im Enterprise-Plan 5 sind schon dabei, jeder weitere kostet 5 € netto im Monat, bei Jahresabo 50 € im Jahr, und ist unter Mein Konto → Mein Plan buchbar.

Sind alle Plätze belegt, zeigt das Formular Person anlegen dem Inhaber den Knopf 1 Platz dazubuchen … und anlegen: Nach einer Rückfrage mit dem Betrag gilt der Platz sofort, und die Person wird gleich angelegt.

Mehr Plätze gelten sofort; bis zum Ende deines Abo-Zeitraums (Monat oder Jahr) zahlst du nur den Rest anteilig. Weniger Plätze gelten zum Ende des bezahlten Zeitraums. In der Testphase erfasst du bis zu 5 Personen kostenlos. Danach braucht jede einen Platz — die inklusive Plätze deines Plans zählen mit; reichen sie nicht, ruhen die zuletzt angelegten und können nicht mehr stempeln.

Worauf du achten solltest

• Wer länger als 24 Stunden eingestempelt ist, kann nicht mehr ausstempeln. Das Ende von damals wird als Nachtrag eingetragen.
• Dein Mitarbeiter beantragt Urlaub nur für heute oder später. Vergangene Tage trägst du für ihn ein, unter Heute → Abwesenheit eintragen.
• Zwei Abwesenheiten derselben Person am selben Tag lehnt CraftFlow ab und sagt, was schon eingetragen ist — zwei halbe Tage gehen. Ausnahme: „Krank“ an einem Urlaubstag.
• Sind mehr Personen angelegt als Plätze da, ruhen die zuletzt angelegten: Sie sehen ihre bisherigen Zeiten, können aber nicht stempeln.
• Gibt es in deinem Betrieb einen Betriebsrat, muss er der Zeiterfassung zustimmen.