Urlaub und Krankmeldung: beantragen, genehmigen, im Blick behalten

Urlaub beantragen

Im Reiter Urlaub sieht dein Geselle oben, wie viele Tage noch frei sind. Darunter stehen drei Zahlen: genommen (schon vorbei), noch geplant (genehmigt, ab heute) und beantragt (wartet auf deine Entscheidung). Alle drei sind von den freien Tagen schon abgezogen. Lehnst du einen Antrag ab, kommen die Tage zurück.

Er wählt Urlaub von und bis, setzt bei Bedarf Erster Tag nur halb oder Letzter Tag nur halb und schreibt auf Wunsch eine Nachricht an den Inhaber des Betriebs (freiwillig). Dann Urlaub beantragen. Sobald du entschieden hast, bekommt er eine Mail.

Solange der Antrag offen ist, kann er ihn mit Zurücknehmen wieder zurückziehen.

Genehmigen oder ablehnen

In der Zeiterfassung unter Freigaben stehen oben die Urlaubsanträge: Name, Zeitraum und die Nachricht. Sind im selben Zeitraum schon andere weg, steht dort „Gleichzeitig weg“ mit der Zahl der Personen.

Du klickst Genehmigen oder Ablehnen — das kann auch jeder, der in deinem Betrieb die Zeiten verwaltet. Dein Geselle bekommt dann eine Mail. Kommt sie nicht an, sagt CraftFlow dir, dass du ihm kurz Bescheid gibst.

Stehst du selbst als Person in der Zeiterfassung, trägst du deinen eigenen Urlaub als Inhaber in „Meine Arbeitszeit“ oder unter Heute → Abwesenheit eintragen ein — er gilt gleich als genehmigt. Andere, die Zeiten verwalten, beantragen ihren Urlaub; darüber entscheidest du.

Krankmeldung

Im Reiter Heute von „Meine Arbeitszeit“ tippt dein Geselle auf Ich bin krank, wählt bei „Ab heute, voraussichtlich bis:“ das Datum und tippt auf Krank melden. Mehr fragt die App nicht: kein Grund, kein Attest. Die Krankschreibung vom Arzt braucht er trotzdem wie bisher.

Eine Krankmeldung musst du nicht genehmigen. Du siehst sie in der Zeiterfassung, eine Nachricht bekommst du aber nicht — deshalb bittet CraftFlow deinen Gesellen, dir trotzdem kurz Bescheid zu sagen.

Abwesenheit selbst eintragen

Ruft dein Geselle morgens an, dass er krank ist, oder hat jemand keinen eigenen Zugang, trägst du es selbst ein: Zeiterfassung → Reiter Heute → bei der Person Abwesenheit eintragen. Du wählst die Art, Von und Bis, bei Bedarf Erster Tag nur halb oder Letzter Tag nur halb, und klickst Eintragen.

Hier gehen alle Arten: Urlaub, Krank, Kind krank, Berufsschule, Sonderurlaub, Unbezahlt frei und Überstunden frei — auch für vergangene Tage. Bei Krank und Kind krank steht nur der Zeitraum, kein Grund und keine Diagnose. Bei den anderen Arten geht eine kurze Notiz, etwa „Umzug“.

Was du oder jemand, der bei dir die Zeiten verwaltet, für einen Mitarbeiter einträgt, gilt gleich als genehmigt. Seinen eigenen Urlaub kann so jemand nur beantragen — der steht dann unter Freigaben, und darüber entscheidest du.

Krank im Urlaub

Wird jemand im genehmigten Urlaub krank, trägst du für diese Tage „Krank“ ein. CraftFlow zählt sie dann nicht als Urlaubstage und gibt sie aufs Urlaubskonto zurück. Kalender, PDF und CSV zeigen die Tage als krank.

Nach dem Gesetz kommen nur Tage zurück, für die eine Krankschreibung vom Arzt vorliegt (§ 9 BUrlG). Trag „Krank“ deshalb erst ein, wenn du sie hast. CraftFlow prüft das nicht und speichert die Krankschreibung auch nicht — sie bleibt in deiner Personalakte.

„Kind krank“ lässt sich an Urlaubstagen nicht eintragen. Es stellt von der Arbeit frei, und im Urlaub gibt es nichts freizustellen — der Tag bleibt Urlaub. CraftFlow sagt dir das beim Eintragen.

Der Kalender

Im Reiter Kalender wählst du einen Monat. Am Computer stehen alle Personen untereinander und die Tage nebeneinander, Feiertage sind farbig. Am Handy siehst du die Abwesenheiten als Liste.

Unter dem Kalender stehen die Einträge des Monats als Liste, halbe Tage mit „(halber Tag)“. Ein falscher Eintrag geht mit Zurücknehmen und Ja wieder raus — er wird storniert, nicht gelöscht.

Gelb hinterlegt = beantragt, noch nicht genehmigt. Am Handy beantragen deine Leute Urlaub und melden sich krank; alle Arten trägst du unter Heute → Abwesenheit eintragen ein.

Resturlaub zum Jahresende

Die automatische Hinweis-Mail ab 1. Oktober ist derzeit angehalten — bis dahin gibst du den Hinweis auf verfallenden Resturlaub selbst. Für Personen ohne Zugang steht bei dir in der Zeiterfassung im Reiter Heute der Knopf Hinweis für … drucken. Hast du ihn übergeben, trägst du Übergeben am ein und klickst Übergabe bestätigen — dann speichert CraftFlow das Datum als Nachweis.

Unter Personal bei den Regeln stellst du ein, bis zu welchem Monat übertragener Resturlaub noch gilt. Wie das zusammenhängt, steht unter Personal anlegen.

Zwei Wochen Sommerurlaub

1. 1

   Dein Geselle öffnet „Meine Arbeitszeit“ am Handy, tippt unten auf Urlaub und wählt Beginn und Ende.

2. 2

   Er schreibt „wie besprochen“ in die Nachricht und tippt auf Urlaub beantragen.

3. 3

   Du öffnest Zeiterfassung → Freigaben. Beim Antrag steht, ob im selben Zeitraum noch jemand weg ist.

4. 4

   Genehmigen — er bekommt eine Mail, und der Urlaub steht im Kalender.

Worauf du achten solltest

• Dein Geselle beantragt Urlaub nur für heute oder später. Vergangene Tage trägst du für ihn ein, unter Heute → Abwesenheit eintragen.
• Zwei Abwesenheiten derselben Person am selben Tag lehnt CraftFlow ab und sagt, was schon eingetragen ist — zwei halbe Tage gehen. Ausnahme: „Krank“ an einem Urlaubstag, siehe oben unter Krank im Urlaub.
• Die Kapazität zeigt bei einer Abwesenheit nur „abwesend“, nie den Namen oder den Grund. Im Teamplan am Handy sehen deine Leute bei Kollegen ebenfalls nur „abwesend“.
• Liegt ein Zeitraum in einem Monat, den du schon abgeschlossen hast, fragt CraftFlow nach einem Grund. Er steht dann im Protokoll.