Flo kennt deinen Betrieb: Fragen, Vorschläge, Gedächtnis

Ein Chat für beides

Fragen zur App und Fragen zu deinem Betrieb stellst du im selben Fenster. Flo entscheidet selbst, ob er dafür in deinen Daten nachschauen muss. Für „Wo stelle ich die Schrift im PDF ein?“ braucht er sie nicht, für „Welche Angebote sind noch offen?“ schon.

Er kennt Projekte und Angebote, offene Angebote, Termine, Bestellungen und Liefertermine, Auslastung und Einsatzplan, Lager, Produktion, Kunden und deine Kalkulationsgrundlagen. Was dein Plan nicht enthält oder was bei dir ausgeschaltet ist, kennt auch Flo nicht. Kapazität, Einsatzplan und Bestellungen gibt es erst ab dem Pro-Plan – im Starter-Plan kennt Flo sie also auch nicht.

Offene Rechnungen, «Zu zahlen» und den Kompass sieht nur der Inhaber. Ein Büro-Mitarbeiter kann nach offenen Rechnungen fragen, wenn der Inhaber ihm die Bereiche „Buchhaltung“ und „Flo: Geldfragen“ freigibt. Kosten und Gewinn bleiben immer beim Inhaber.

Woher die Zahlen kommen

Die Zahlen holt Flo aus CraftFlow, die KI formuliert nur den Satz. Steht in seiner Antwort eine Zahl, die CraftFlow nicht geliefert hat, hält CraftFlow die Antwort an und zeigt dir stattdessen die Werte direkt aus CraftFlow.

Unter jeder Antwort steht, woher sie kommt, zum Beispiel „Quelle: Kapazität · Stand 12:41“. Der Pfeil daneben öffnet die Seite in der App, damit du selbst nachsehen kannst.

Vorschläge mit Klick

Soll sich etwas ändern, macht Flo einen Vorschlag: Unter der Antwort steht dann eine Karte mit „vorher → nachher“ und den Knöpfen «Übernehmen» (bzw. «Öffnen») und «Verwerfen». Erst dein Klick ändert etwas – mit denselben Rechten und Prüfungen wie in der App.

Vorschlagen kann er: ein Projekt einplanen oder seine Einplanung verschieben, einen Einsatz auf einen anderen Tag oder eine andere Person legen, einen Liefertermin ändern, eine Bestellung als Entwurf aus der Kalkulation anlegen, eine Nachbestellung fürs Lager als Entwurf anlegen, ein neues Angebot mit vorbefülltem Text starten, das Mahnwesen mit einer Rechnung öffnen (nur der Inhaber) oder eine Seite öffnen. Einplanen, Einsätze und Bestellungen gibt es ab dem Pro-Plan und nur für alle, die planen bzw. bestellen dürfen. Sagst du „Öffne den Einsatzplan“, öffnet er die Seite gleich selbst – an deinen Daten ändert das nichts.

Hat sich inzwischen etwas geändert, zum Beispiel weil ein Kollege den Einsatzplan umgestellt hat, sagt die Karte „Inzwischen hat sich etwas geändert – ich habe neu gerechnet.“ und zeigt eine neue. Eine Karte wirkt nur einmal.

An Kunden oder Lieferanten verschickt Flo nie etwas, weder Mail noch WhatsApp. Bestellungen entstehen nur als Entwurf. Ändert ein «Übernehmen» einen Einsatz für heute oder morgen, bekommen die betroffenen Mitarbeiter mit eigenem Zugang dieselbe Mail wie bei einer Änderung im Einsatzplan.

Flos Gedächtnis

Sagst du Flo etwas, das im Betrieb dauerhaft gilt – Abläufe, Lieferzeiten oder Bestellschluss eines Lieferanten, Regeln, Vorlieben, eigene Begriffe –, merkt er es sich selbst und nutzt es bei späteren Fragen. Unter der Antwort steht dann „In Flos Gedächtnis gemerkt: …“. Die Notizen gelten nur in deinem Betrieb.

Alle Notizen stehen im Flo-Fenster unter «Meine Fragen» → «Flos Gedächtnis», neue sind mit „NEU“ markiert. Inhaber und Büro sehen dieselbe Liste, legen selbst Notizen an und können jede ändern oder löschen; bei jeder Notiz steht „Von Flo gemerkt“ oder wer sie angelegt hat, und wer sie zuletzt geändert hat. Einen Papierkorb gibt es nicht: Gelöscht ist gelöscht.

Aussagen über einzelne Personen und Bewertungen soll sich Flo nicht merken – weder „der Max ist langsam“ noch „Kaiser zahlt nie pünktlich“ noch „Holz Müller ist unzuverlässig“. Ein Filter fängt solche Sätze ab, und Flo sagt dir das in einem Satz. Jede Formulierung erkennt er aber nicht – rutscht doch einmal so etwas durch, lösch die Notiz. „Holz Müller: bis Donnerstag 12 Uhr bestellen“ merkt er sich dagegen gern.

Was Flo nicht tut

An deinen Daten ändert er nichts von selbst – außer Notizen in seinem Gedächtnis. Zahlen holt er aus CraftFlow, statt sie selbst zu rechnen.

Er bewertet niemanden: keine Rangliste „wer arbeitet am schnellsten“, kein „welcher Kunde zahlt schlecht“, keine Stunden je Mitarbeiter. Für die Planung sieht er nur, wer wann eingeteilt, frei oder abwesend ist.

Krankheit kennt er nicht. Er sieht nur „abwesend“, nie Urlaub oder krank und nie einen Grund. Auf „Ist Jonas noch krank?“ antwortet er nur, bis wann Jonas abwesend ist.

Er zeigt niemandem mehr, als die App ihm zeigt – beim Geld sogar weniger. Und der Inhaber kann nicht nachlesen, was ein Mitarbeiter Flo gefragt hat.

Datenschutz in Kurzform

Flo liest bei jeder Frage nur die nötigen Angaben, nur aus deinem Betrieb. Die Notizen in seinem Gedächtnis gelten nur für deinen Betrieb – er lernt nicht über Betriebe hinweg.

Die Antworten schreibt eine KI des Anbieters Anthropic (USA, abgesichert mit Standardvertragsklauseln); die Daten werden standardmäßig nicht zum Training der KI verwendet. Namen von Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten, die in CraftFlow eingetragen sind, ersetzt CraftFlow vorher durch Platzhalter und setzt sie erst in deiner Antwort wieder ein. Ansprechpartner, Telefonnummern, Adressen und Bankdaten liest Flo für die KI gar nicht erst aus.

Die Grenzen: Spitznamen oder Namen, die nirgends in CraftFlow stehen, erkennt CraftFlow nicht sicher – schreib sie am besten gar nicht erst hinein. Namen auf Fotos und in Scans erkennt CraftFlow nicht. Diktierst du in CraftFlow per Spracheingabe, hört der Dienst Mistral (EU) ungefiltert mit; erst der erkannte Text läuft durch den Schutz.

Deine Fragen und Flos Antworten speichert CraftFlow 30 Tage in der EU (Irland); sehen kannst nur du sie, unter «Meine Fragen» löschst du sie mit «Alles löschen» jederzeit selbst. Dort stehen nur deine Fragen, Flos Antworten nicht. Die Notizen in Flos Gedächtnis bleiben, bis ihr sie löscht oder das Konto gelöscht wird. Beides steht im Datenexport – vom Fragenverlauf nur deine eigenen Fragen.

Nach dem nächsten Anmelden zeigt CraftFlow jedem Nutzer einmal einen kurzen Hinweis zu Flo zum Anhaken. Bis dahin beantwortet er nur Fragen zur App. Alles Weitere steht in der Datenschutzerklärung.

Wer darf was

Flo ist von Anfang an eingeschaltet. Unter Einstellungen → Team kann der Inhaber die Fragen zum Betrieb für den ganzen Betrieb ausschalten und je Teammitglied festlegen, ob es Flo dafür nutzen darf (Haken „Flo (KI-Assistent)“, Vorgabe: ja) und ob es Geldfragen stellen darf (Haken „Flo: Geldfragen“, Vorgabe: nein). Dazu tippst du in der Teamliste auf das Teammitglied.

Ist etwas ausgeschaltet, beantwortet Flo weiter Fragen zur App und sagt, warum er zum Betrieb gerade nichts sagt.

Was in welchem Plan geht

Die Fragen zum Betrieb zählen für den ganzen Betrieb zusammen, nicht je Person. Fragen zur App zählen nie. In der Testphase gilt dasselbe wie im Enterprise-Plan. Sind die Fragen des Monats aufgebraucht, beantwortet Flo weiter Fragen zur App.

Passt die Garderobe noch in die nächste Woche?

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   Unten rechts auf Flo klicken (am Handy auf sein kleines Bild oben neben der Suche).

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   Fragen: „Schaffen wir nächste Woche noch die Garderobe für Becker?“

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   Flo nennt die Auslastung der Woche, die freien Stunden und die kalkulierten Stunden der Garderobe – und darunter die Quelle.

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   Passt es nicht, schlägt er eine andere Woche vor. Die Karte zeigt vorher und nachher.

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   Auf «Übernehmen» klicken. Erst jetzt ändert sich die Einplanung, genau wie in der Kapazität.

Worauf du achten solltest

• Flo weiß nur, was in CraftFlow steht. Ist ein Einsatz nicht eingetragen, kennt er ihn nicht.
• Flo nimmt die Zahlen aus CraftFlow, kann eine Frage aber falsch verstehen – etwa die falsche Woche nehmen. Die Quelle unter der Antwort zeigt, was er angeschaut hat.
• Eine Vorschlagskarte wirkt nur einmal. Wer sie später noch einmal braucht, fragt Flo neu.
• Beim Geld ist Flo strenger als die App: Ohne den Haken „Flo: Geldfragen“ beantwortet er Büro-Mitarbeitern keine Fragen zu offenen Rechnungen.

Häufige Fragen